Служебная записка: зачем и как её составлять

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Служебная записка: зачем и как её составлять». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

В нормативах оформления документации (ГОСТ Р 7.0.97-2016) резолюция считается реквизитом, подтверждающим легитимность руководителя (должностного или уполномоченного лица, совещательного органа и прочее).

Итак, залогом успешного взаимодействия руководителей, секретарей и всех сотрудников компании является понимание следующего:

● резолюция – это прямое указание руководителя о характере решения вопроса, который содержится в документе, представленном ему на рассмотрение;

● резолюция должна быть подписана и датирована ее автором;

● резолюция проставляется, как правило, на самом документе;

● резолюция является не только обязательным к исполнению поручением, «рабочим инструментом» руководителя, но и способом выразить и донести до исполнителей оценку фактов, отношение к ним, дать сотрудникам компании неформальную обратную связь;

● резолюцией определяется дальнейший путь движения документа, время его получения тем подразделением и исполнителем, которые могут решить вопрос или подготовить проекты необходимых/ответных документов.

Опытные секретари знают, что на рассмотрение первому руководителю должны представляться важнейшие для деятельности компании документы по вопросам, которые относятся к его сфере ответственности и полномочиям. Это письма от наиболее значимых партнеров и клиентов (адресованные компании или на имя руководителя), переписка по услугам и сделкам, которые курируются им лично, письма от руководителей субъектов Российской Федерации, органов государственного управления (министерств, ведомств) и их территориальных подразделений, руководителей муниципальных органов, контролирующих и регулирующих организаций и т.п. Все эти документы требуют незамедлительного рассмотрения, четких и конкретных решений, так как от этого зависит репутация компании, что должен всегда помнить секретарь-помощник. Секретарь составляет перечень видов документов, которые в обязательном порядке рассматривает руководитель компании, с указанием конкретных вопросов и корреспондентов. Со временем этот перечень также может быть включен в инструкцию по делопроизводству, в состав раздела, который устанавливает правила предварительного рассмотрения документов, поступивших в компанию.

На рассмотрение руководителю компании могут направляться также внутренние докладные и служебные записки, которые составлены по самым разным вопросам, даже по тем, которые могли быть решены на нижестоящих уровнях управления, но по каким-то причинам этого не было сделано. Такие служебные записки, как правило, должны содержать конкретный проект одного решения или варианты предлагаемых решений (с указанием, что сделать, и сроками). Небольшая часть служебных записок содержит просьбу «дать указание…». Это связано с тем, что руководители нижестоящих подразделений компании не смогли принять согласованного решения (договориться) и выстроить эффективное взаимодействие, а один из них прибегает к возможности повлиять на ситуацию за счет резолюции/волевого решения первого руководителя, использовав административный ресурс. Незначительное количество составляют внутренние служебные записки информационного характера, как правило на начальной стадии переговоров и контактов с контрагентами (например, сопроводительные записки к предложениям о покупке бизнеса и т.п.).

Таким образом, практика бизнеса и установленная система принятия решений определяют направление основных документопотоков и организацию контроля исполнения в любой компании.

Интересны сведения, полученные нами в результате анализа техники личной работы руководителей в крупной российской компании.

В целом первый руководитель и его заместители понимают важность правильного оформления поручений своим подчиненным. Резолюции на документах они формулируют по стандартной речевой модели: «Кому – что сделать – когда».

Но ее полная форма, с указанием срока исполнения, используется лишь в 18–20 % поручений (например, в среднем за один месяц из 70 проставленных первым руководителем резолюций лишь 13 содержали конкретный срок исполнения, который необходимо было установить). Резолюции всегда подписываются руководителями, но очень редко датируются. Поскольку срок исполнения поступившего документа исчисляется с даты его получения адресатом, т.е. с даты, которая указана в регистрационном штампе или штампе с отметкой о получении, этот вопрос должен контролироваться секретарем, который создает резерв времени, сэкономленного на операциях передачи документа (и в бумажной форме, и в электронном виде). Только в момент анализа отчетов об исполнении поручений и оценки уровня исполнительской дисциплины своих сотрудников, а также при исполнении запросов контролирующих органов руководитель осознает, что ему также необходимо руководствоваться общепринятой нормой: поступивший документ должен быть рассмотрен (а значит, должна быть проставлена резолюция) в день его получения.

Резолюции первого руководителя почти всегда адресуются заместителям или топ-менеджерам компании (одному или двум, максимально в одной резолюции упоминаются 4 фамилии). Функции и зоны ответственности своих заместителей руководитель хорошо знает и утверждает официально, например, в приказе о разграничении полномочий или положении о должности/должностной инструкции. На уровень руководителей структурных подразделений (кроме финансового и юридического департаментов) поручения в резолюциях практически не распространяются. Иногда документ направляется на исполнение с резолюцией тому заместителю, которому руководитель ранее давал подобное длительно действующее поручение, о котором помнит. Секретарь должен помнить о том, что из таких длительных и постоянных поручений могут быть сформированы новая функция, новая зона ответственности, которые подлежат обязательной регламентации.

При рассмотрении документов руководитель обычно руководствуется зонами ответственности, которые закреплены на верхнем уровне системы делегирования полномочий. Поручения адресуются, как правило, заместителям и тем топ-менеджерам компании, с которыми он встречается почти каждый день, например членам правления или иного коллегиального органа. Анализ показывает, что для руководителя важен именно этот статус ответственного исполнителя, т.е. иерархия должностей все-таки продолжает оставаться определяющим фактором при направлении документа на исполнение.

Резолюция выполняет широкий спектр функций. Визирование, которое совершает уполномоченное лицо или орган, выражает конкретизированное решение по определенному вопросу.

В документообороте основными функциями являются:

1. Возможность заменять собой распорядительные документы (резолюция приравнивается к распорядительным документам по своей юридической силе).
2. Способ еще раз подтвердить осведомленность лица или группы лиц в решении вопроса (например, показать, что совет учредителей принимает непосредственное участие в решении проблем).
3. Gозволяет исполнителям четко выполнять приказы руководства: по подготовленной «схеме» и в установленные сроки.

Резолюция особенно ценна в небольших компаниях, когда распоряжение дирекции психологически легче отразить на бумаге, чем озвучить. Всегда содержат «выжимку» по каждому вопросу, что позволяет точно и в кратчайшие сроки удовлетворить актуальные потребности компании.

Немаловажно, что резолюция позволяет сэкономить время на создание отдельных распорядительных документов, это значительно упрощает работу всем сотрудникам организации.

При этом она автоматически ставит решение на контроль, поэтому нуждается в реквизитах.

Чаще всего в резолюции отмечают такие сведения:

• исполнители решения;
• точные сроки для устранения проблем;
• номера документов, на которые имеется ссылка от руководителя.

Без этих реквизитов она будет считаться недействительной.

Разница между разными видами записок

Служебные и докладные записки очень похожи между собой. Однако нужно учитывать и их различия:

• Получателем СЗ может быть любой сотрудник компании. ДЗ всегда предназначается для вышестоящих сотрудников. Как правило, это руководство.
• СЗ – это внутренний документ. То есть, он используется только внутри фирмы для связи между ее сотрудниками. ДЗ может отправляться в другие компании.
• СЗ не наделяется юридической силой, а ДЗ – наделяется.
• СЗ может представлять собой обычный лист. ДЗ же, если она отправляется в стороннюю фирму, должна быть составлена на фирменном бланке. Документ нужно будет также снабдить регистрационным номером.

Существует также еще один распространенный вид записок – объяснительные. Их отличие от остальных документов заключается в том, что они составляются при нарушениях трудовой дисциплины. Объяснительная включает в себя эти сведения:

• Факт правонарушения.
• Причины этого нарушения.

Документ составляется при следующих обстоятельствах:

• Нарушение трудовой дисциплины.
• Внештатная ситуация на производстве.
• Материальный ущерб со стороны сотрудника.

Еще один вид документов – пояснительная записка. Она служит дополнением к основному документу. Записка детализирует состав этого документа, дополняет его.

Резолюцией называется отметка должностного лица или уполномоченного лица, которая выставляется на любом документе для описания решения и может использоваться как распорядительный документ.

Оформляется по ГОСТ Р 7.0.97-2016 – в ней указывают адресата, суть и автора решения, используя стандартные формулировки. Текст пишут на самом документе или (если на нем нет свободного места) на дополнительном листе форматов А6 или А7.

С термином «резолюция можно встретиться в разных сферах, в основном, это бизнес и международное право. В РФ с ним часто сталкиваются люди, которые работают в государственных службах и выполняют там бумажную работу. Каждый секретарь должен четко знать, что такое резолюция и как правильно её оформлять.

Правила оформления резолюции регулируются общим положением, указанным в ГОСТ Р 7.0.97-2016. Основные пункты, которые следует обозначить в любой резолюции, это:

1. Фамилия и инициалы лица-исполнителя, которому направлена бумага.
2. Текстовая часть. Здесь конкретно указывается задачи к выполнению, а также сроки.
3. Подпись руководителя и дата.

Если бумага адресована нескольким сотрудникам, первой указывается фамилия ответственного исполнителя. Он должен проконтролировать чёткое выполнение поставленных задач другими лицами-исполнителями. Кроме этого, он должен будет подать отчет после выполнения распоряжений. Если потребуется, ответственное лицо может организовать заседание, где сотрудники смогут получить подробную информацию о порядке выполнения поручений.

В большинстве случаев, текст резолюции состоит из одного предложения. Если речь идет о контекстном характере поручения, в тексте могут находиться такие формулировки как:

• Подать отчет о выполнении;
• Подтвердить получение;
• Информировать об окончании сроков выполнения;
• Подготовить отчёт;
• Обсудить дополнительно.

Если распоряжение носит общий характер, здесь иногда встречаются следующие формулировки:

• К руководству:
• К сведению;
• К исполнению.

Что такое резолюция на документе и как она ставится — образцы

Резолюция – это очень древнее понятие, под которым в настоящее время подразумевается решение, принятое должностным лицом, международным органом и даже всемирными организациями (например, ЮНЕСКО и ООН). В правовом поле Российской Федерации значение понятия немного отличается в зависимости от конкретной области применения.

В конституционном праве данное понятие обозначает акт, принимаемый парламентом.

В процессе документооборота в компаниях резолюцией называют документ, который создается уполномоченным или должностным лицом и отражает его решение. В более простом варианте — это текст, который содержит решение директора организации, проставляемый на каких-либо документах (чаще всего, заявлениях, служебных и докладных записках и т.д.).

Что такое резолюция на документах?

В нормативах оформления документации (ГОСТ Р 7.0.97-2016) резолюция считается реквизитом, подтверждающим легитимность руководителя (должностного или уполномоченного лица, совещательного органа и прочее).

Резолюция – это не просто «абстрактное» разрешение, которое делает руководитель или учредитель. Она всегда должна затрагивать один из актуальных вопросов и обладать большой юридической силой.

Данное понятие буквально переводится как «решение», поэтому она используется когда влиятельные люди не просто обсуждали, а подробно изучали какой-либо вопрос, определяли недостатки и искали пути их ликвидации.

По количеству участников резолюция бывает единоличной и коллективной. Она оформляется в электронном формате или на бумаге, но почти всегда письменно (устные вариации не приветствуются). Документ должен перечислять сторон-участников, лицо, кому он направлен, и четкое описание объекта рассмотрения.

Исходя из вышеперечисленного, характерными свойствами резолюции считаются:

Среди многообразия объектов, которые могут делать резолюцию, выделяются совещательные органы, собрания компаний и учредителей, парламент (но не в каждом государстве), международные организации, съезды.

В уникальных случаях ее может подготовить научное сообщество, в частности – участники научной конференции или симпозиума. Аналог резолюции могут выдвинуть даже организаторы протестных акций и митингов.

В организациях резолюция часто проставляется на документах, касающихся работников — заявлениях, служебных, докладных записках, согласиях и т.д., когда требуется получить решение директора по ситуации, изложенной в документе.

Составление и оформление докладных и служебных записок

Вы здесь «Отдел кадров бюджетного учреждения», 2010, N 6 Служебные и докладные записки относятся к внутренним документам организации и являются отнюдь не редкостью, при этом достаточно часто запрашиваются контролирующими органами в случае проведения проверок. Вместе с тем у работников кадровых служб, а также руководителей подразделений, как правило, возникают вопросы о порядке составления и оформления этих документов.

Рассмотрим в настоящей статье имеющиеся по данному вопросу нормы, а также обобщим арбитражную практику. Правовое регулирование оформления служебных И докладных записок Единого нормативного правового акта, определяющего термин, а также регламентирующего порядок составления и оформления служебных и докладных записок, в настоящее время не существует.

Служебная записка. Образец написания

27896 Служебная записка – наиболее распространенная форма общения между сотрудниками внутри предприятий и организаций.

Можно сказать, что это своего рода информационно-справочный документ, который призван облегчить взаимодействие сотрудников из разных подразделений друг с другом.

Этот документ позволяет оперативно решать любые вопросы: хозяйственные, производственные, трудовые, правовые и т.д. Примеры служебных записок: — — — — — — — — Служебную записку может писать абсолютно любой работник предприятия, столкнувшийся с какой-либо проблемой. Адресатом записки также может быть каждый сотрудник организации, в том числе руководитель, начальник подразделения или же рядовой работник, при условии, что решение озвученного в записке вопроса входит именно в его компетенцию.

ФАЙЛЫ Важное значение служебной записки состоит в том, что она показывает, что работник предприятия видит, осознает и доводит до уполномоченных лиц возникшее затруднение, попутно законно перекладывая ответственность с себя на специалистов, которые обязаны заниматься решением той или иной задачи по долгу службы.

Рекомендуем прочесть: Прошу или прощу в заявлениях

Движение деловой корреспонденции с резолюцией руководителя

Итак, на деловом письме, прошедшем регистрацию, ставится резолюция руководителя, определяющая дальнейшее движение документа. Прежде всего, руководителю должны поступать документы, нуждающиеся в незамедлительном рассмотрении.

К первоочередной относится деловая корреспонденция от:

Многие обращения из вышеперечисленных инстанций требуют быстрых решений, которые напрямую определяют производственный успех компании и личную репутацию руководителя.

Кроме того, подавая деловую корреспонденцию руководителю к рассмотрению, опытный секретарь, прежде всего, акцентирует его внимание на наиболее важных для компании документах. Это могут быть письма от значимых клиентов или наиболее важных для компаний партнеров

Для руководителя особенно важно своевременно знакомиться с перепиской, которая длится уже некоторое время. Бывает, что пройдя определенный производственный цикл, деловое письмо возвращается опять к руководителю, поскольку последний адресат нуждается в официальном разрешении или в запрете на выполнение какого-то профессионального действия

Такие письма относятся к деловой корреспонденции, которая представляет собой неформальную обратную связь. Кроме того, для работодателя принципиальной и особенно значимой является переписка, освещающая сделки и услуги, которые курирует он сам. Если секретарь учитывает данные нюансы, то документооборот осуществляется без задержек, а производственный цикл остается непрерывным.

Рекомендации к оформлению

Датой оформления докладной считается день, когда ее отправили внешнему адресату, а если он находится в том же структурном подразделении – то дата составления. Пишется дата арабскими цифрами. Регистрационный номер проставляется рядом с датой.

Название документа пишется по центру строки прописными заглавными буквами.

Чтобы правильно составить заголовок, нужно помнить, что он должен отвечать на вопрос: «О чем записка?», то есть начинаться с предлога о/об.

Если в качестве приложения к докладной идет пакет документов: акты, заявления, схемы и тому подобное – то они указываются до подписи отправителя.

Внутреннюю докладную подписывает сам составитель, а внешнюю – начальник подразделения. Если докладная внутренняя, но предназначена для начальника чуть повыше, ее также подписывает руководитель написавшего сотрудника.

Бывает, что докладная может растянуться на несколько листов. В этом случае каждая страница нумеруется.

Апофеозом докладной будет считаться тот момент, когда адресат напишет на ней свою резолюцию. В этом случае он уже обязан предпринять какие-то действия.

Где используют служебные записки

Служебная записка — документ, который может составить любой сотрудник, если ему требуется обратиться к коллеге или руководителю с рабочим вопросом. Ее оформляют, когда необходимо:

• запросить сведения;
• получить инструкцию;
• сообщить о проблеме;
• согласовать действия;
• предложить план работы;
• направить специалиста в командировку;
• запросить денежные средства на те или иные расходы.

Резолюция на служебную записку или на служебной записке

Данный вид внутренних записок имеет много общего с докладными, а на практике мало чем отличается от служебных записок. Можно выделить такие отличительные характеристики объяснительных:

• они адресованы руководству организации от имени их починенного.
• Как правило, указывают на причину, по которой данным лицом была нарушена трудовая дисциплина или вмененные ему обязанности не были выполнена вовремя или надлежащим образом.
• Часто является поводом для дисциплинарного взыскания.

Составлять служебную записку всегда должен сотрудник, непосредственно заинтересованный в скорейшем устранении производственных неполадок.

Адресуется документ чаще всего начальнику созависимого отдела, от функционирования которого зависит разрешение сложившейся обстановки.

Обычно речь в служебных записках идет об определенной проблеме, которую специалист не может решить самостоятельно. Указав предложения по ее разрешению, он таким образом советуется с вышестоящим начальством.

Особой формы написания служебных записок, установленной законодательством, нет. Любой сотрудник может составить этот документ в свободной форме. Некоторые крупные предприятия самостоятельно разрабатывают свои формы служебных записок.

Есть определенные требования, которые предъявляются к оформлению таких документов. Обязательно следует указать:

• ФИО адресата.
• Полное название документа, номер записки и дату написания.
• Тему записки.
• Описание сложившейся ситуации.
• Должность автора, его ФИО.
• Подпись.

В любой организации возникает ситуация, когда сотрудники оповещают руководство о возникших проблемах, просят пояснить возникшие обстоятельства или предлагают пути решения рабочих вопросов. Для этого и используют образец, как правильно написать служебную записку. Они бывают:

1. Докладные. Пишется, если работник вносит какое-либо предложение или обращается за помощью для устранения нарушений или разногласий с другим сотрудником.
2. Объяснительные. Чаще всего вследствие происшествия, имеющего негативные последствия, пишется объяснительный текст, в котором указываются причины нарушения.
3. Аналитические или информационные. В них содержится анализ рабочей проблемы или концепции, выводы и предложения, основанные на основе полученной информации.

Причиной создания является инициатива сотрудников или устное или письменное указание руководителя.

Составление и оформление докладных и служебных записок

, содержится упоминание о докладной записке лишь в связи с нарушением трудовой дисциплины (код унифицированной формы N 0286041). Ее составляет, как правило, руководитель подразделения с целью информирования руководителя организации о какой-либо ситуации и побуждения к принятию какого-либо решения. Но докладные записки составляются не только в случае нарушения трудовой дисциплины.

Они могут использоваться для уведомления работодателя о ходе или результатах работы, о необходимости предоставления дополнительного финансирования, трудовых ресурсов или материалов и т.

д. То есть докладные записки обеспечивают вертикальную связь между уровнями должностной иерархии и подаются нижестоящими должностными лицами вышестоящим. Такие записки могут действовать внутри организации либо направляться в вышестоящие органы.

Относительно служебной записки можно сказать следующее: в ОКУД упоминание о таком документе

Служебная записка. Образец написания

В частности, они служат обоснованием и документально подтверждают некоторые расходы, произведенные на нужды предприятия, например при закупке оборудования, затратах на рекламу, транспорт и т.д.

В таких случаях служебные записки после их написания необходимо хранить также долго и тщательно, как любые другие первичные документы (на случай внезапной налоговой проверки). Законодательно закрепленного понятия «Служебная записка» не существует, поэтому и нет строго установленной формы по ее написанию.

Каждый сотрудник может составлять ее в свободном виде или по шаблону, разработанному и утвержденному на предприятии. Писать документ можно как от руки, так и печатать на компьютере, но в обоих случаях он должен содержать «живую» подпись автора.

Иногда руководители организаций требуют, чтобы служебные записки были написаны на фирменных бланках и обязательно заверялись подписями ответственных лиц.

Отметку о принятии на копии налоговой декларации поставят всем

ВАС РФ признал недействующим положение Административного регламента ФНС РФ, которое по смыслу, придаваемому налоговыми органами, препятствовало проставлению отметки о принятии на копии налоговой декларации, оригинал которой был направлен в инспекцию почтовым отправлением.

Высший Арбитражный Суд РФ признал недействующим пункт 141 Административного регламента ФНС РФ как несоответствующего пункту 4 статьи 80 НК РФ и статье 19 Конституции в том смысле, какой этому пункту придается налоговыми органами. А именно, что должностное лицо налогового органа не обязано по просьбе налогоплательщика проставлять отметку о принятии налоговой декларации и дату приема на представленной им копии налоговой декларации, если оригинал был направлен почтовым отправлением с описью вложения. С соответствующим заявлением в ВАС РФ обратился индивидуальный предприниматель. В обоснование заявленного требования предприниматель указал, что налоговая инспекция по месту постановки его на налоговый учет как налогоплательщика отказала в проставлении на копии налоговой декларации отметки о получении налоговой декларации. УФНС по Москве и ФНС РФ, сославшись на пункт 4 статьи 80 Кодекса и пункты 141, 146 Регламента, признали такой отказ правомерным. По их мнению, обязанность проставления данной отметки возникает только в случае представления налогоплательщиком налоговой декларации на бумажном носителе лично или через представителя.

Предприниматель в заявлении указал, что налоговые органы нарушили пункт 4 статьи 80 НК РФ и статью 141 Регламента, которые обеспечивают одинаковый объем прав налогоплательщикам, представляющим налоговые декларации на бумажном носителе разными способами.

Суд удовлетворил заявление по следующим основаниям:

Согласно пункту 4 статьи 80 Кодекса налоговая декларация может быть представлена налогоплательщиком в налоговый орган лично или через представителя, направлена в виде почтового отправления с описью вложения или передана в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи. Налоговый орган не вправе отказать в принятии налоговой декларации, представленной налогоплательщиком по установленной форме, и обязан проставить по его просьбе на копии налоговой декларации отметку о принятии и дату получения налоговой декларации при е представлении на бумажном носителе либо передать налогоплательщику квитанцию о приеме этой декларации в электронном виде — при ее получении по телекоммуникационным каналам связи. Таким образом, Кодекс обязывает налоговый орган проставить на копии налоговой декларации отметку о получении налоговой декларации вне зависимости от способа доставки такой декларации — либо лично или через представителя, либо почтовым отправлением. …

Само по себе отсутствие в пункте 146 Регламента специального указания на возможность проставления налоговым органом упомянутого штампа на копии налоговой декларации, оригинал которой направлен почтовым отправлением, не означает, что налогоплательщик лишен права получить такую отметку. Поэтому отказ налогового органа от проставления указанного штампа противоречит пункту 4 статьи 80 Кодекса и не соответствует заявленной в пункте 1 Регламента цели его принятия, обусловленной созданием налогоплательщику комфортных условий, а также необходимостью фиксации исполнения налогоплательщиком обязанности, предусмотренной подпунктом 4 пункта 1 статьи 23 Кодекса.

В этой связи пункт 141 Административного регламента ФНС РФ, утвержденного Приказом Минфина РФ от 18.01.2008 N 9н, в указанной части признан не соответствующим Налоговому кодексу РФ и недействующим.

Похожие записи:

• Как принять на работу иностранца в 2023 году
• Протокол заседания правления тсж: правила составления
• Ульяновская областная организация