Новые правила учета выставленных и полученных счетов-фактур
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Новые правила учета выставленных и полученных счетов-фактур». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Посредники, которые освобождены от уплаты НДС и не являются налоговыми агентами по этому налогу, должны представлять в налоговую инспекцию журналы учета счетов-фактур в электронном виде. Это нужно сделать не позднее 20-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом. Такой порядок предусмотрен пунктом 5.2 статьи 174 Налогового кодекса РФ.
| Вид отчетности | Отчетный период | Срок сдачи |
|---|---|---|
| Сведения о застрахованных лицах (СЗВ-М) | Декабрь 2022 года | 16.01.2023 (15 января — воскресенье) |
| Сведения о страховом стаже застрахованных лиц (СЗВ-СТАЖ) и Сведения по страхователю, передаваемые для ведения индивидуального (персонифицированного) учёта (ОДВ-1) | 2022 год | 01.03.2023 |
| Расчет 4-ФСС (на бумаге) | 2022 год | 20.01.2023 |
| Расчет 4-ФСС (в электронном виде) | 2022 год | 25.01.2023 |
| Подтверждение основного вида деятельности | 2022 год | 17.04.2023 |
Кому и в какие сроки нужно сдавать журнал в ИФНС
Подавать журнал учета выданных и полученных счетов-фактур для проверки в налоговую инспекцию приходится фирмам-посредникам, осуществляющим деятельность в интересах третьих лиц, с которыми они сотрудничают на основе агентского, комиссионного, транспортно-экспедиционного договоров, а также при выполнении функций застройщика (п. 5.2 ст. 174 НК РФ).
Экспедиторы сдают журнал, если считают оплату по договору доходом и учитывают его при определении налоговой базы по налогу на прибыль или НДФЛ, если речь идет о предпринимателе. А при применении спецрежимов, доход учитывался в составе единого налога на УСН или ЕСХН.
На заметку! Если покупатель не является плательщиком НДС, то стороны могут оформить соглашение, в рамках которого счета-фактуры при сделках выдаваться не будут. Такие действия можно считать правомерными на основе разъяснений Минфина России (письмо от 31.10.16 № 03-11-11/63683).
Срок подачи журнала в налоговую — до 20-го числа следующего месяца по завершении отчетного квартала. К примеру, за 3 квартал 2022 года форму нужно было сдать до 20 октября 2022 года. Журнал подается в налоговую только электронным путем — через специального оператора или на сайте ФНС, заверенный электронной подписью (п. 5.2 ст. 174 НК РФ).
После окончания журнала
После завершения очередного квартала, журнал необходимо распечатать. Все его листы пронумеровываются, скрепляются толстой, суровой нитью (но только не степлером), проштамповываются (при условии, конечно, что компания использует штемпельные изделия для визирования бумаг) и заверяются подписью ответственного сотрудника.
Затем журнал должен подписать руководитель предприятия. Электронную версию журнала перед передачей в налоговую службу необходимо подписать с помощью официальной электронной цифровой подписи.
Хранить журналы учета счетов-фактур следует период, установленный законодательством или срок, прописанный во внутренних нормативно-правовых актах фирмы (но не менее четырех лет). После утраты актуальности и истечения срока хранения, бланк можно удалить из компьютера или уничтожить (бумажную версию) с соблюдением установленной законом процедуры.
Заполнение журнала учета полученных и выданных счетов-фактур
Регистр содержит два раздела: первый предназначен для внесения данных о выданных счетах-фактурах, второй — о счетах-фактурах, поступивших в организацию.
Заполним регистр на конкретном примере:
Пример
ООО «Стройторг» (заказчик, ОСНО) подписало договор на организацию погрузочно-разгрузочных работ с ООО «Транзит» (исполнитель на упрощенке) и заказало организовать перегрузку принадлежащего ему товара за вознаграждение в размере 19 500 руб. (без НДС). Исполнитель в лице ООО «Транзит» осуществил перегрузку товара через ООО «Грузчик», подписав с ним договор на погрузочно-разгрузочные работы. Сумма договора составила 275 500 руб., в том числе НДС 45 916,67 руб.
Движение первичной документации:
- От ООО «Грузчик» получены: счет-фактура авансовый, акт выполненных работ и счет-фактура на ООО «Транзит», сумма — 275 500 руб. в том числе НДС 45 916,67 руб.
- ООО «Транзит» перевыставляет счет-фактуру и акт выполненных работ в адрес своего заказчика, ООО «Стройторг», — 275 500 руб., в т. ч. НДС 45 916,67 руб.; оформляет акт на посредническое вознаграждение, сумма — 19500 руб. (без НДС), заполняет отчет о проделанной работе, прилагая к нему копии первички, полученные от ООО «Грузчик».
Предназначение журнала полученных и выставленных счетов-фактур
Представленный документ относится к установленному действующим законодательством способу контроля за компаниями, обязанными подавать в ИФНС декларацию об НДС. Служба проверяет показатели НДС (в 2020 г. ставка составляет 20%), который указывается посредниками при реализации товаров и материальных ценностей (ТМЦ), и суммы вычитаемых операций. Одновременно контролируются вычеты по товарно-материальным ценностям.
Поквартальное ведение журнала отображает реальную картину предприятия, работающего со счетами-фактурами. Счет-фактура — это первичный учетный документ. 4 периода документации заполняются в бумажной и цифровой формах. Записи в документе ведутся в четком хронологическом порядке, по датам, и соответствуют правилам заполнения, которые подробно описываются приложением 3-к Постановления № 1137.
C 1 января 2020 года журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур должны вести только посредники, которые действуют в интересах третьих лиц (заказчиков) от своего имени. Как правило, это комиссионеры или агенты (п. 1 ст. 990, п. 1 ст. 1005 ГК РФ).
К посредникам также приравниваются:
- экспедиторы, которые организуют исполнение услуг с привлечением третьих лиц, но сами в перевозках не участвуют (п. 1 ст. 801, ст. 805 ГК РФ);
- застройщики, которые организуют строительство с привлечением подрядчиков, но сами в выполнении подрядных работ не участвуют.
Обязанность вести журналы учета не зависит ни от системы налогообложения, которую применяет посредник, ни от того, является ли он плательщиком НДС или налоговым агентом по НДС.
Такой порядок следует из положений пунктов 3 и 3.1 статьи 169, пунктов 5 и 5.1 статьи 174 Налогового кодекса РФ, пункта 22 постановления Пленума ВАС РФ от 30 мая 2014 г. № 33.
В первую очередь обращает на себя внимание то, что теперь правила четко определяют круг лиц, обязанных вести журнал учета. Как и сейчас, журнал ведется на бумаге или в электронном виде и только в случае выставления и (или) получения счетов-фактур при осуществлении предпринимательской деятельности в интересах другого лица на основе договоров комиссии (субкомиссии), агентских (субагентских) договоров, предусматривающих реализацию и (или) приобретение товаров (работ, услуг), имущественных прав (далее – ТРУИП) от имени комиссионера (субкомиссионера), агента (субагента), на основе договоров транспортной экспедиции, при выполнении функций застройщика (п. 1 правил).
Журнал (в перечисленных выше ситуациях) нужно заполнять как налогоплательщикам, в том числе исполняющим обязанности налоговых агентов, так и освобожденным от обязанностей плательщика НДС по исчислению и уплате налога, а также лицам, не являющимся плательщиками НДС.
Для экспедиторов в правила введен «свой» пункт (1.1), уточняющий, при каких обстоятельствах им вменено в обязанности вести журнал:
- при осуществлении предпринимательской деятельности на основе договоров транспортной экспедиции;
- в случае приобретения ТРУ от своего имени, стоимость которых не включается в расходы в соответствии с условиями заключенных договоров (то есть при определении налоговой базы в порядке, установленном гл. 23, 25, 26.1 и 26.2 НК РФ);
- если в составе доходов учитываются доходы в виде вознаграждения при исполнении указанных договоров.
Кстати, о вознаграждении при исполнении посреднических договоров (транспортной экспедиции, а также при выполнении функций застройщика, комиссии (субкомиссии), агенстких (субагентских), предусматривающих реализацию и (или) приобретение ТРУИП от имени комиссионера (субкомиссионера), агента (субагента)), а точнее сказать, о счетах-фактурах на такие доходы: уточнено, что в журнале они не регистрируются (п. 1.2 Правил ведения журнала учета).
Коды видов операций по НДС
Значения кодов определены в Письме ФНС России от 20.09.2016 N СД-4-3/17657@ — перечень приведен в конце статьи. В журнале учета счетов-фактур применяются коды, используемые в книге продаж и в книге покупок, нужно лишь учитывать, что при продаже агент указывает код 01 при отгрузке, а на аванс — 02. То же правило работает и для принципала, когда регистрируются перевыставленные агентом счета-фактуры. Из всех кодов, перечисленных в упомянутом Письме ФНС, для использования в реестре учета счетов-фактур используются коды 01, 02, 13, 15,118–20, 27–30. Для сводных счетов-фактур используйте коды 27 и 28.
Кроме того, существует еще код для обозначения сделок посредника. Например, при реализации товара, принадлежащего комитенту, счет-фактуру, выставленный посредником на имя покупателя, отразите дважды:
- в книге продаж комитента (принципала);
- в части 2 журнала посредника.
Сроки сдачи и хранения журнала учета
Статьей 174 НК РФ предусмотрено, что все посреднические организации и физлица, освобожденные от уплаты НДС, которые не являются налоговыми агентами, обязаны сдавать реестр счетов-фактур в орган ФНС по месту осуществления деятельности не позднее 20-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом. Вот как выглядят эти сроки:
- За IV квартал 2020 года — до 20 января 2020 (20.01.2019 — воскресенье, срок переносится на 21.01.2019);
- За I квартал 2020 года — до 20 апреля (суббота, перенос на 22.04.2019);
- За II квартал 2020 года — до 20 июля (суббота, перенос на 22.07.2019);
- За III квартал 2020 года — до 20 октября (воскресенье, перенос на 21.10.2019);
В отношении сроков сдачи реестра счетов-фактур действует общее правило, закрепленное в статье 6.1 НК РФ о переносе крайнего срока на первый рабочий день при его выпадении на выходной или нерабочий праздничный день.
Когда и как регистрировать
В части 1 журнала нужно будет регистрировать счета-фактуры (в том числе исправленные, корректировочные), выставленные за истекший квартал. А в части 2 журнала можно будет зарегистрировать также и счета-фактуры, составленные в истекшем квартале, но полученные с опозданием — до крайнего срока сдачи декларации по НДС или срока направления журнала учета в электронной форме по ТКС (п. 5.2 ст. 174 НК РФ, п. 3 Правил ведения журнала учета).
Актуально
Форма журнала изменилась несущественно. В части 1 журнала переименована шапка таблицы к графам 10 — 12, которая теперь именуется «сведения из счетов-фактур, полученных от продавцов». Подписать журнал сможет не только сам предприниматель, но и уполномоченное им лицо. Скреплять печатью бумажный журнал и дополнительные листы к нему не придется.
Не нужно будет регистрировать в части 1 журнала счета-фактуры (в том числе исправленные, корректировочные), выставленные лицами, не ведущими журнал – продавцом, комитентом, принципалом (подп. «а» п. 7 Правил ведения журнала учета). А застройщикам или заказчикам, выполняющим функции застройщика, и экспедиторам-посредникам придется отражать в части 1 журнала счета-фактуры, перевыставленные покупателю (клиенту, инвестору) при приобретении для него своего имени товаров (работ, услуг, имущественных прав), в том числе на условиях полной или частичной предоплаты.
Указания по заполнению графы 2 «дата выставления» части 1 журнала утратили силу полностью.
В графах 10 — 12 части 1 журнала учета посреднику, экспедитору, застройщику или заказчику, выполняющему функции застройщика, нужно указывать сведения о продавце из полученного от него обычного или корректировочного счета-фактуры.
При регистрации таможенной декларации графа 11 не заполняется, в графе 14 указывается стоимость ввезенных товаров, отраженная в учете (подп. «о» п. 7 Правил ведения журнала учета). В графе 15 журнала указывается сумма НДС из колонки «Сумма», отраженная по коду вида таможенного платежа 5010 графы 47 основного или добавочных листов таможенной декларации (подп. «п» п. 7 Правил ведения журнала учета).
При регистрации в графах 10 — 12 части 1 журнала заявления о ввозе товаров и уплате косвенных налогов в графе 14 отражается налоговая база, указанная в графе 15 этого заявления. В графе 15 журнала указывается сумма НДС, указанная в графе 20 заявления о ввозе товаров и уплате косвенных налогов (подп. «п» п. 7 Правил ведения журнала учета).
Также в графах 10 – 12 части 1 журнала необходимо отразить сведения из счетов-фактур, выставленных при исполнении обязанностей налогового агента при приобретении товаров (работ, услуг) у иностранного лица, не состоящего на учете в налоговой инспекции. В таком случае графа 11 не заполняется (подп. «к», «л» п. 7 Правил ведения журнала учета).
О том, как зарегистрировать в части 1 журнала комиссионеру (агенту) счет-фактуру, составленный при реализации товаров (работ, услуг, имущественных прав) двух и более комитентов (принципалов), и как зарегистрировать комиссионеру (агенту), экспедитору, застройщику или заказчику, выполняющему функции застройщика, счет-фактуру, перевыставленный при приобретении товаров (работ, услуг, имущественных прав) для двух и более комитентов (принципалов), покупателей (клиентов, инвесторов), подробно сказано в новой редакции подпунктов «о», «п» пункта 7, а также в пункте 7(1) Правил ведения журнала учета.
Актуально
появилось положение, касающееся комиссионеров и агентов, продающих товар комитента или принципала сторонним покупателям. Если такие покупатели не являются плательщиками НДС или освобождены от уплаты этого налога, и по письменному согласию сторон счета-фактуры им не выставляются, посредник не должен вести журнал (вновь созданный пункт 1(3) правил ведения журнала).
В части 2 журнала нужно регистрировать, в числе прочего, счета-фактуры (обычные, исправленные, корректировочные), полученные застройщиком или заказчиком, выполняющим функции застройщика, экспедитором-посредником от продавца при приобретении товаров (работ, услуг, имущественных прав) от своего имени для клиента (покупателя, инвестора), в том числе на условиях полной или частичной предоплаты (подп. «а» пункта 11 Правил ведения журнала учета).
Указания по заполнению графы 2 «дата получения» части 2 журнала учета утратили силу полностью (подп. «б» п. 11 Правил ведения журнала учета).
При регистрации в части 2 журнала таможенной декларации в графе 4 нужно через точку с запятой указать ее регистрационный номер либо регистрационные номера таможенных деклараци (подп. «г» п. 11 Правил ведения журнала учета). При этом графа 9 части 2 журнала не заполняется (подп. «и» п. 11 Правил ведения журнала учета). В графе 14 части 2 журнала указывается стоимость этих товаров, отраженная в учете (подп. «о» п. 11 Правил ведения журнала учета). А в графе 15 указывается сумма НДС из колонки «Сумма», отраженная по коду вида таможенного платежа 5010 графы 47 основного или добавочных листов таможенной декларации (подп. «п» п. 11 Правил ведения журнала учета).
Обратите внимание
С октября 2017 года правила ведения журнала пополнились важными положениями, которые касаются счетов-фактур, составленных в прошлых периодах. Теперь четко сказано, что регистрировать их нужно в части 2 журнала за тот период, которым они датированы.
При регистрации в части 2 журнала учета заявления о ввозе товаров и уплате косвенных налогов в графе 4 придется указать номер и дату этого заявления либо номера и даты таких заявлений – через точку с запятой (подп. «г» п. 11 Правил ведения журнала учета). При этом графа 9 части 2 журнала учета не заполняется (подп. «и» п. 11 Правил ведения журнала учета). В графе 14 части 2 журнала учета отражается налоговая база, указанная в графе 15 заявления о ввозе товаров и уплате косвенных налогов (подп. «о» п. 11 Правил ведения журнала учета). А в графе 15 указывается сумма НДС, отраженная в графе 20 заявления о ввозе товаров и уплате косвенных налогов (подп. «п» п. 11 Правил ведения журнала учета).
Налоговому агенту при приобретении товаров (работ, услуг) у иностранного лица, не состоящего на учете в налоговой инспекции на территории РФ, в графе 4 нужно будет указать номер и дату счета-фактуры, составленного налоговым агентом. При этом графа 9 части 2 журнала учета не заполняется (подп. «г», «и» п. 11 Правил ведения журнала учета).
Важно
Ряд поправок посвящен регистрации счетов-фактур, где есть данные о товаре, приобретаемом у нескольких поставщиков или предназначенном для нескольких покупателей. В новой редакции правил ведения журнала отныне есть четкие указания, какую стоимость и сумму НДС указывать в различных ситуациях: если посредник одновременно продает товар комитента и свой собственный, если комиссионер закупает у одного поставщика товар для нескольких комитентов и проч.
О том, как зарегистрировать в части 2 журнала комиссионеру (агенту) счет-фактуру, полученный при реализации товаров (работ, услуг, имущественных прав) от имени двух и более комитентов (принципалов), подробно сказано в новой редакции подпунктов «о», «п» пункта 11, а также в пункте 7(1) Правил ведения журнала учета.
Кроме того, отменены требования (п. п. 8, 12 Правил ведения журнала учета):
-
регистрировать в журнале счета-фактуры, выставленные исключительно по необлагаемым НДС операциям;
-
заполнять строки журнала в случае отсутствия в соответствующем квартале выставленных счетов-фактур (в том числе исправленных, корректировочных) и счетов-фактур, составленных и не подлежащих выставлению.
Хранение журнала учета счетов-фактур
После завершения квартала, журнал распечатывают, листы пронумеровывают, затем скрепляют толстой нитью, но не степлером.
Если ваша организация использует штемпельные изделия для визирования бумаг, то листы следует проштамповать и заверить подписью ответственного сотрудника. Далее журнал подписывает руководитель предприятия.
Перед тем, как сдавать в налоговую электронный журнал, его требуется подписать с помощью электронной цифровой подписи. Если в вашей организации еще нет такой подписи, то вы можете заказать ее на нашем сайте.
Хранить журналы учета счетов-фактур нужно столько, сколько требует закон – 4 года. Или в течение того срока, который прописан во внутренних нормативно-правовых актах вашей компании. Однако нужно учесть, что этот срок не может быть менее четырех лет.
После истечения срока хранения, бланк можно удалить из компьютера, а бумажную версию уничтожить. При этом важно соблюсти процедуры, установленные законом.
Журнал теперь только электронный
С 2015 г. журнал учета счетов-фактур придется полностью перевести в электронный вид. Это связано с тем, что в электронном виде его придется ежеквартально представлять в ИФНС. Конечно, никто не запретит дублировать данные и на бумаге либо просто выводить журнал на бумажный носитель, если это необходимо для работы или в целях самоконтроля посредникам на УСН (ведь только для них, как мы уже сказали, сохранится обязанность вести журнал). Кроме того, в пункте 1 Правил ведения журнала учета сейчас пока что говорится о двух вариантах ведения журнала — бумажном и электронном
Но, тем не менее, хотелось бы отметить, что с 2015 г. сведения, которые заполняют налогоплательщики в журнале учета счетов-фактур, включаются в разделы 10-11 декларации по налогу на добавленную стоимость, которая представляется только в электронной форме через оператора ЭДО. Если налогоплательщик вместо декларации в электронном виде представит ее на «бумаге», то такая декларация не будет считаться представленной (п. 5 ст. 174 НК РФ).
Журнал учета полученных и выставленных счетов фактур 2021
Представлять в ИФНС журнал учета счетов-фактур обязаны только организации-посредники. Исключение — достигнута договоренность между контрагентами о невыставлении счетов-фактур.
В октябре 2016 года Минфин России в письме от 31.10.16 № 03-11-11/63683 дал разъяснение по следующему вопросу. Продавец и агент, применяющий УСН, условились, что не будут выставлять счета-фактуры.
При этом агент покупает товары для физлица-принципала. Получается, что последнему счета-фактуры также не выставляются.
Не нарушит ли агент Закон, если не будет ни вести, ни сдавать в ИФНС журнал учета счетов-фактур относительно данных коммерческих операций?
Минфин РФ пояснил, что это не будет засчитано как нарушение. Когда покупатель не платит НДС, то может вместе с продавцом подписать соглашение о невыставлении счетов-фактур. Получается, раз счета-фактуры не выставляются, агент не обязан вести журнал учета счетов-фактур относительно процедур покупки товаров для данного принципала.
Обязанность вести журнал не зависит от того, платите ли вы НДС. Его ведут те, кто платит налог, освобожден от него или вовсе не является плательщиком.
Сдавайте электронную отчетность через интернет. Экстерн дарит вам 14 дней бесплатно!
Попробовать бесплатно
- Журнал регистрации счетов-фактур посредник должен вести в тех кварталах, когда он выставлял или получал счета-фактуры в рамках посреднической деятельности.
- За последний квартал 2021 года — до 20 января 2022 года.
- За первый квартал 2022 года — до 20 апреля 2022 года.
- За второй квартал 2022 года — до 20 июля 2022 года.
- За третий квартал 2022 года — до 20 октября 2022 года.
Постановление Правительства РФ, описывающее формы документов, применяемых при расчетах НДС, разрешает вести журнал и на бумаге, и в электронном формате. Несмотря на это представить журнал в контролирующий орган необходимо исключительно в электронном варианте (п. 5.2 ст. 174 НК РФ).
Заказчик АО «Гамма-сигма» подписало договор комиссии от 19 января № 15 с ООО «Пси-омега» — посредником, не являющимся плательщиком НДС. Условия договора таковы, что «Пси-омега» продает партию книг в количестве 300 штук, которые принадлежат «Гамме-сигме» на праве собственности. Партия товара стоит 750 000 рублей (в т. ч. НДС — 125 000 рублей).
В качестве вознаграждения за услуги посреднику предусмотрена сумма в размере 25 000 рублей. 10 февраля «Пси-омега» и ЗАО «Производственная фирма «Каппа-лямбда» заключили договор на поставку партии книг (300 штук). 20 февраля товар был отгружен покупателю, и тогда же «Пси-омега» выставил счет-фактуру от 20.02 № 28 в адрес «Каппы-лямбды» и передал его копию «Гамме-сигме».
Кто ведёт и заполняет
Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур применяют при расчетах по НДС. Его ведут за налоговый период на бумаге либо электронно только в случае выставления и/или получения счетов-фактур при:
- ведении предпринимательской деятельности в интересах другого лица на основе договоров комиссии (субкомиссии), агентских (субагентских) договоров, предусматривающих реализацию и/или приобретение товаров (работ, услуг), имущественных прав от имени комиссионера (субкомиссионера), агента (субагента), договоров транспортной экспедиции;
- выполнении функций застройщика.
В последнем случае это:
- плательщики НДС, в т. ч. исполняющие обязанности налоговых агентов;
- лица, освобожденные от обязанностей плательщика, связанных с исчислением и уплатой НДС;
- лица, не являющиеся плательщиками НДС.
Какие счета-фактуры регистрировать в журнале
Для начала разберемся, зачем посредники, застройщики и экспедиторы ведут журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур. Ведь они не платят НДС и не принимают НДС к вычету по этим счетам-фактурам.
Посредники ведут журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур с одной целью – информировать налоговую инспекцию. Посредники передают в инспекции журнал со счетами-фактурами, которые выставляют покупателям и получают от продавцов в рамках посреднической деятельности.
На основании этих журналов инспекции могут контролировать, соответствуют ли суммы НДС, начисленные, например, комитентами при продаже товаров, суммам налога, которые покупатели этих товаров принимают к вычету. И наоборот, соответствуют ли суммы вычетов, заявленные комитентами по приобретенным для них товарам, суммам НДС, которые продавцы этих товаров начислили к уплате в бюджет.