Учет расходов на офисную технику, в частности, картриджи и их заправку
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Учет расходов на офисную технику, в частности, картриджи и их заправку». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Утилизировать оргтехнику вправе только специализированные компании, для которых такая деятельность основная и осуществляется на основании лицензии. У них есть лицензия по переработке и собственно утилизации. Офисное нерабочее оборудование относится к вредным и опасным отходам .
Определяемся: ремонт или списание офисной техники
Определите, по какой причине нужно списать объект:
Если офисная техника физически износилась или сломалась, нужно обратиться в специализированную компанию по ремонту или утилизации оргтехники. Только она сможет дать заключение о том, подлежит ли МФУ, принтер, компьютер восстановлению или ремонту : сначала проведут техническую экспертизу оборудования, а потом выдадут акт.
В нем будут указаны:
- наименование, модель и инвентарный номер объекта;
- внешние признаки поломки или причины вызова специалистов;
- результаты технической экспертизы (возможность ремонта, его целесообразность или невозможность восстановления).
Акт подписывают члены комиссии, которые проводили техническую экспертизу.
Списание оргтехники с баланса
После того, как у организации на руках есть акт технической экспертизы и акт об утилизации — можно переходить к списанию офисного оборудования в бухучете.
Первоначально надо списать стоимость ОС и суммы накопленной амортизации или обесценения.
Обесценение — новое понятие, которое появилось с началом использования ФСБУ 6/2020. Оно означает, что балансовая стоимость актива выше, чем сумма от его использования или продажи. Компании, ведущие упрощенный учет могут не проверять ОС на обесценение, они могут продолжат считать балансовую стоимость как разницу между первоначальной стоимостью и амортизацией.
Для учета обесценения рекомендовано открывать отдельный субсчет на счете 02.
При выбытии основного средства накопленную амортизацию и обесценение списываем на снижение первоначальной стоимости:
Дт 01 «Выбытие» — Кт 01.1 — списана первоначальная стоимость;
Дт 02 («Амортизация» или «Обесценение») — Кт 01 «Выбытие» — списана накопленная амортизация (обесценение).
Расходы на демонтаж, утилизацию, проводимые сторонней компанией отмечаем в учет проводкой:
И в заключение списывается балансовая стоимость утилизированной оргтехники:
Результат от списания ОС (разница между стоимостью по балансу и расходами на его выбытие с одной стороны, с учетом поступлением денег от выбытия ( см. ниже ) отражается в отчете о финансовых результатах свернуто ( т. е. в виде конечного результата от операций по ОС ).
Бывает, что при утилизации офисной техники компания получает какие-либо рабочие запчасти. В этом случае перед списанием балансовой стоимости ОС надо принять их к учету:
Дт 10 (41, 08) — Кт 01 «Выбытие».
Организация должна руководствоваться ФСБУ 5/2019 «Запасы», ПБУ 16/02 «Информация по прекращаемой деятельности» при оценке тех частей списываемой техники, которые она собирается продать.
В бухгалтерском учете такие запчасти можно оценить двумя способами:
- по размеру балансовой стоимости утилизируемого ОС и расходов на извлечение и подготовку к продаже ТМЦ;
- предполагаемой стоимости реализации ТМЦ за минусом расходов на извлечения и предпродажной подготовке.
Выбирается наименьший показатель.
Отдельно следует сказать, что в соответствии со ст. 19 Федерального закона № 89-ФЗ лица, осуществляющие деятельность в области обращения с отходами, обязаны вести в установленном порядке учет образовавшихся, утилизированных, обезвреженных, переданных другим лицам отходов. Порядок учета установлен приказом Минприроды РФ от 01.09.2011 № 721 «Об утверждении порядка учета в области обращения с отходами» (далее Приказ №721).
Согласно ст.3 Приказа №721 данные учета являются информацией в области обращения с отходами и используются при:
- проведении инвентаризации отходов;
- подготовке ПНООЛР, отчетности об образовании, использовании, обезвреживании и размещении отходов (за исключением статистической отчетности);
- ведении федеральных статистических наблюдений;
- расчетах платы за негативное воздействие на окружающую среду (в части размещения отходов).
Учреждения должны производить фактические измерения количества использованных, обезвреженных, переданных другим лицам отходов, либо вести учет на основании технической и технологической документации, бухгалтерских данных, актов приема-передачи, договоров.
Учет ведется в специальных формах, являющихся приложениями к Приказу №721. Так, приложением 4 утверждена форма Данных учета в области обращения с отходами.
В бухгалтерском учете учреждение может установить способ списания расходного материала либо в момент его выдачи в эксплуатацию, либо в момент его фактического выбытия при реализации или утилизации.
Первый способ упрощает учет и подходит для небольших учреждений. В крупной организации, где много техники, много материально-ответственных лиц и как правило в эксплуатации имеется резерв сменных картриджей, которые отправляют на дозаправку предпочтительно выбрать второй способ. Это немного усложняет учет, но вместе с тем позволит бухгалтеру по данным учета определить какое количество отходов необходимо включить в отчет за период на основании данных о списании, и в дальнейшем облегчит расчет ПНООЛР. Кроме того, данный способ позволит проконтролировать полноту поступления денежных средств при реализации картриджей на восстановление.
В учете отразите списание картриджей бухгалтерскими проводками, указанными в таблице 3.
| Дебет | Кредит | Хозяйственная операция |
|---|---|---|
| 0 401 20 272 | 0 105 36 440 | Списаны материальные запасы пришедшие в негодность |
| 2 401 10 172 | 0 105 36 440 | Реализованы материальные запасы |
Оформите списание материальных запасов унифицированным документом «Актом о списании материальных запасов» (ф.0504230), реализацию Накладной на отпуск материалов (материальных ценностей) на сторону (ф.0504205).
По материалам изданий группы «Госфинансы» медиа-холдинга «Актион-МЦФЭР».
В соответствии с п.п.5, 7 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н, расходы организации по оплате работ сторонней организации по заправке картриджа являются расходами по обычным видам деятельности.
Расходы по обычным видам деятельности принимаются к бухгалтерскому учету в сумме, исчисленной в денежном выражении, равной величине оплаты в денежной и иной форме или величине кредиторской задолженности, определяемой исходя из цены и условий, установленных договором между организацией и поставщиком (п.6 ПБУ 10/99).
Признаются данные расходы в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, в котором они имели место (п. п. 16, 17, 18 ПБУ 10/99).
Согласно Инструкции по применению Плана счетов расходы по оплате работ по заправке картриджа, в случае если они являются управленческими, не связанными непосредственно с производственным процессом, могут отражаться в бухгалтерском учете по дебету счета 26 «Общехозяйственные расходы».
Сумма налога на добавленную стоимость по принятым работам отражается по дебету счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям».
Сумма НДС, предъявленная поставщиком работ (услуг), принимается организацией к вычету. Вычет НДС производится после принятия работ (услуг) к учету при наличии выставленного поставщиком счета-фактуры (пп. 2 п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).
Принятая к вычету сумма НДС отражается в бухгалтерском учете по дебету счета 68 «Расчеты по налогам и сборам» в корреспонденции с кредитом счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям».
При расчете налога на прибыль расходы на заправку картриджа учитываются в составе материальных расходов на основании пп. 2 п. 1 ст. 254 НК РФ (см. Письма Минфина России от 8 февраля 2007 г. N 03-11-04/2/26, УФНС России по г. Москве от 1 декабря 2004 г.).
Пример.
Работнику производственной организации выданы из кассы денежные средства под отчет в сумме 15 000 руб. для заправки картриджа для ксерокса в специализированной организации.
Картриджи списываются актом расхода в том подразделении, которое является их получателем.
Документ включает в себя необходимые сведения о списываемых ценностях: наименование, количество, учетную цену и сумму по каждому наименованию, номер (шифр) и (или) наименование заказа (изделия, продукции), для изготовления которого они израсходованы, либо номер (шифр) и (или) наименование затрат, количество и сумму по нормам расхода, количество и сумму расхода сверх норм и их причины; в необходимых случаях указываются количество изготовленной продукции либо объемы выполненных работ (п. 98 Методических указаний по учету материально-производственных запасов, утв. Приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. N 119н).
Порядок составления акта расхода материалов, а также перечень подразделений, для которых он предусмотрен, устанавливаются организацией самостоятельно.
Вместо оформления акта можно дополнить требование-накладную по форме N М-11 еще одним реквизитом, который расшифрует назначение использования «картриджей» и позволит списывать материалы в расход с помощью одного модифицированного документа.
При этом форму требования-накладной следует утвердить в учетной политике в качестве документа, подтверждающего расходование материалов.
Учет расходных материалов для оргтехники — пример
Допустим, в бюджетном образовательном учреждении производится закупка расходных материалов для оргтехники один раз в квартал. Закупка осуществляется на средства субсидий на выполнение муниципального задания. Далее материалы передаются на нужды секретаря на основании ведомости по форме 0504210. Списываются купленные материалы по средней фактической стоимости:
| ДЕБЕТ | КРЕДИТ | ОПЕРАЦИЯ |
| 4 105 36 340 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов — иного движимого имущества учреждения» | 4 302 34 730 «Увеличение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов»
4 208 34 660 «Уменьшение кредиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению материальных запасов» |
Принятие к учету расходных материалов для оргтехники (один раз в квартал, по мере поступления) по стоимости покупки |
| 4 109 80 272 «Общехозяйственные расходы на производство готовой продукции, работ, услуг в части расходования материальных запасов» | 4 105 36 440 «Уменьшение стоимости прочих материальных запасов — иного движимого имущества учреждения» | Отражение выбытия хозяйственных товаров, переданных на нужды учреждения (форма 0504210) |
Как правильно списать расходные материалы?
Напоминаем, что отпуск материальных запасов происходит с учетом их фактической стоимости, а при невозможности ее определения — по средней фактической стоимости. Такой порядок диктует пункт 108 Инструкции № 157н.) Пользоваться можно только тем способом определения цены, который прописан в учетной политике компании. Он действует в течение года.
Если отработавшие устройства списываются по фактической цене — в бухгалтерском учете гарантированно будет меньше ошибок в расчетах. А списание по усредненной цене позволяет сохранить список номенклатуры в рамках разумного.
Неиспользованные в работе картриджи и прочие сменные части вполне можно реализовать через скупку. Такой способ практикуется многими организациями.
Одна из компаний, занимающихся выкупом невостребованных расходников — «Принтальянс» работает не только на территории Москвы, но и в других регионах страны.
Процедура оформления утилизации оргтехники в компании
- Выбрать компанию для утилизации техники, сертифицированную в Пробирной палате.
- Составить предварительный список техники, подлежащей утилизации.
- Согласовать с фирмой стоимость ее услуг в зависимости от количества единиц техники и предоставляемого сервиса.
- Заключить договор на утилизацию списанных основных технических средств.
- Демонтаж поименованной техники.
- Вывоз демонтированной аппаратуры.
- Подписание акта о выполнении работ и окончательный расчет.
Не забудьте проверить правильность оформления и полноту пакета документов об утилизации: об услуге их оформления можно договориться с утилизирующей фирмой дополнительно.
Снятие с учета — строго регламентированный процесс, который прописан законодательно.
В первую очередь стоит отметить, что для этого собирается специальная комиссия. В ее составе — обязательно материально ответственные лица, обычно из разных структурных подразделений организации. В их обязанности будет входить поиск и освидетельствование любых обнаруженных неисправностей, повреждений или дефектов.
В качестве объекта, который изучается, может выступать мебель, инструменты, оборудование, ТМЦ, запасы, хозяйственный инвентарь, основные средства, техника, товар и все, что находится на балансе предприятия.
Необходимо не просто зафиксировать в бланке наличие нарушений, следует полностью заполнить акт и указать причину происхождения брака. Нельзя без веских на то оснований производить списание. Кроме того, сам повод обязан быть подтвержден определенной доказательной базой. Существуют инструкции, где четко прописан алгоритм, следует просто действовать по ним. Например, если списываются материалы, могут использовать дополнительные вспомогательные документы.
Что подходит в качестве основания:
- отчеты МОЛ о том, что ценности были использованы;
- отчетность о произведенных объемах продукции (наименованиях, другие данные);
- письменная документация, которая подтверждает расходы материалов в количестве, превышающем установленные нормативы (кроме того, должны быть обоснования этого факта);
- калькуляция, в которой становится понятно, сколько материальных затрат уходит на одну единицу продукции;
- иные учетные или финансовые бумаги.
Особенности учета картриджей, выданных в эксплуатацию в учреждениях
Карточка учета работы картриджа оформляется на каждый картридж.
Данный документ в обязательном порядке должен содержать в себе сведения о предприятии и о членах комиссии по списанию: их должности, фамилии, имена, отчества, а также подробный перечень списываемых материалов, включая их количество и стоимость (поштучную и общую), причину списания. В графе «Установка» указываются дата установки картриджа, место его установки (название принтера, копировально-множительного аппарата или многофункционального устройства), инвентарный номер, местонахождение и ставится подпись лица, принявшего в работу картридж. Карточка учета работы картриджа Картридж Canon FX-3 № 15 Установка Состояние Заправка Примечания дата место установки контроль дата ресурс дата передачи на заправку Акт выполненных работ 02.07.2013 Принтер HP LJ 1320 (инв.
номер 110134000120), кабинет № 3 Иванова 19.08.2013 исчерпан 23.08.2013 от 23.08.2013 № 321 26.08.2013 Принтер HP LJ 1320 (инв. номер 110134000126), кабинет № 4 Петрова 01.10.2013 исчерпан, наблю дался дефект печати 03.10.2013 от 07.10.2013 № 420 (в т.
ч. произведена замена фото- барабана)
Отнесение нефинансового актива к канцелярским принадлежностям не означает автоматического причисления его к категории материальных запасов. Критерием определения причастности к основным средствам или материальным запасам является срок, в течение которого объект используется многократно или постоянно.
В соответствии с пунктом 118 Инструкции № 157н к канцелярским принадлежностям, подлежащим учету в рамках счета 0 10506 000 «Прочие материальные запасы» относятся: бумага, карандаши, ручки, стержни и др. Дополнительные разъяснения по вопросу учета этих объектов в нормативных документах по учету отсутствуют.
В первом приближении канцелярские принадлежности можно определить как изделия, используемые для переписки и оформления документации, но и эта формуливка недостаточно полная. К канцелярским товарам согласно товароведной классификации относятся также чертежные (например, готовальни) и школьные принадлежности (включая пеналы и портфели), средства оргтехники (калькуляторы, пишущие машинки). Поскольку процесс оформления документации включает в себя нанесение не только текста на бумагу, но и печатей (в установленных случаях), а также подготовку материалов к хранению, к канцелярским принадлежностям могут быть отнесены штемпельные товары, папки и иные приспособления для сшивки бумаг.
Учет расходов на картриджи
Программа для ведения учета расходных материалов для принтеров и ксероксов. Содержит информацию: откуда что получено, когда, кому что выдано, что осталось на складе, количество принтеров, их марка, тип и местонахождение. Выбор картриджей для принтеров.
В начале свой программистской карьеры я пришел в организацию, где мне, как самому молодому, поручили обслуживание принтеров. Обслуживание включало в себя, кроме всего прочего, так же заказ тонера, картриджей и лент для принтеров и их замену. После того, как я понял, что в голове всё не удержишь (у нас было одних LX-1050+ — 22 шт., матричных принтеров — 4 типа, струйных — фирмы Epson — 9 модификаций, HP струйных — 3 мод., HP лазерных — 2 мод., Lexmark струйных — 2 мод., Lexmark лазерный — 1 мод. Общее кол-во принтеров приближалось к 50) , я решил написать небольшую программу учета принтеров и картриджей. Тем более, начальство считало, что на расходные материалы тратится слишком много денег, и с меня требовали каждый месяц отчет: кому, что и сколько.
Программа написана на Access 97, легко конвертируется в Access 2000 и XP. Позволяет вести учет принтеров: где, у кого, и сколько; картриджей: у кого купили, кому выдали, сколько на складе. По марке картриджа определить к каким принтерам он подходит, и по марке принтера выбрать картриджи.
Программа писалась для себя, поэтому справки к ней нет. Но разобраться довольно легко. Можно подстроить под себя, добавить требуемые формы и отчеты.
Как я и писал выше, база была написана в начале моей программистской деятельности, так что прошу строго не судить.
На какой счет оприходовать принтер
Суть вопроса Выберите удобный для вас способ контроля за сохранностью малоценного имущества и пропишите его в учетной политике для целей бухучета. Заполняйте такую карточку учета малоценного имущества на каждый объект. А записи в нее делайте на основании приходно-расходных документов (приходных ордеров, накладных на отпуск материалов и др.) в день совершения операции.
Например, при перемещении из одного отдела организации в другой или при выбытии из вашей фирмы. Благодаря такой карточке учета малоценного имущества вы всегда будете знать, когда и кто получил эти объекты, как долго они использовались в деятельности и когда были списаны. Кроме того, если налоговики попросят в ходе проверки документы, подтверждающие движение недорогого имущества, вы сможете предоставить им данную карточку.