Правила прошивки документов нитками ГОСТ
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Правила прошивки документов нитками ГОСТ». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Правильное оформление прошитых документов имеет важное значение для правильной нумерации, удобства обращения к документации и сохранения оригиналов и копий материалов. В данной инструкции будет рассмотрено, как правильно прошить документы в формате 3 и 4 дырки с использованием пошаговых схем.
Правила сшивания документов ГОСТ
- Если вам необходимо скрепить делопроизводственные бумаги на нескольких листах, то прежде всего необходимо ознакомиться с нормативами. Конечно, первое, что приходит на ум, это клей или степлер. Многостраничные документы клеить нельзя. Но как же их сшивать? Ведь неправильная прошивка может обернуться, как минимум, отказом в регистрации органа, требующего предоставить пакет документов.
- Как же быть, если свода правил и образцов нет, а сшивать бумаги как получается, а не так, как положено, нельзя. Несмотря на то, что четкие инструкции относительно сшивания документации отсутствуют, необходимо ориентироваться на конкретные требования той инстанции, которая запрашивает информацию в виде прошитого пакета документов.
- Полезным будет и ознакомление с общими рекомендациями по проведению прошивки документов, которые состоят из более чем одного листа. Они собраны в брошюре или методических рекомендациях за 2009 год. Есть еще брошюра за 2004 год. Она больше подходит для регистрации документации ООО.
Как правильно нумеровать страницы документа при подшивке?
- Проставляем на листах арабские цифры
- Используем для этого простой карандаш
- Ставим цифры по возрастанию
- Нумеруем листы, а не страницы (документы при этом могут иметь свою нумерацию)
- Номер страницы ставим в правом верхнем углу, не касаясь текста документа.
- Приложения нумеруем в общем порядке
- Нумерацию писем проводим следующим образом: ставим номер на конверте, и только после этого нумеруем содержащиеся в письме листы
- Несколько томов документов нумеруются по отдельности
- Выделенные в отдельный том приложения нумеруются также отдельно
- Если документы составлены на листе большого формата, то проставляем нумерацию в правом верхнем углу, сгибаем и подшиваем под один край
- Для указанных в документе отдельных фрагментов (например, чеков) составляем опись , а данный документ нумеруем в общем порядке.
Как правильно прошить и пронумеровать журнал — образец
Важно защитить собранные в папке документы от изъятия или утери. Поэтому используют наклейку «Прошито и пронумеровано». На обратную поверхность листа наносят клей. Затем бумагу фиксируют таким образом, чтобы центр прямоугольника приходился прямо на узел. Часть нитей скроется под наклейкой. Концы при этом должны свободно свисать.
При работе с деловыми документами нередко приходится подшивать листы в единые журналы. Если папка организована таким образом и заверена печатью, это защищает входящие в нее бланки от замены или утери. Систематизация документов осуществляется по правилам делопроизводства. Они предписывают порядок нумерации листов и их подшивки в журнал. Для фиксации шва должна быть приклеена специальная бирка. В конце статьи можно загрузить «Прошито и пронумеровано» образцы word.
Как правильно сшивать документы нитками, чтобы все было по ГОСТу
После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе — заверителе дела. В ней цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, отмечаются особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и др.) и физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и др.).
Сколько лет идет спор о судьбе книг, газет, бумажных документов? Меньше не становится, ни первых, ни вторых, ни третьих. Может, лишь, темпы роста сокращаются. Иногда возникает необходимость скрепить документы на нескольких листах. Степлером это делать нельзя, склеивать — тоже. А как быть? Нужно сшивать документы. Да, именно сшивать! То есть с ниткам, иголкой нужно взять у и скрепить все документы.
05 Авг 2018 420
- Похожие записи
По заведенному правилу любой документ, состоящий более чем из одного листа, подлежит подшивке. Считается, что нужно это по двум причинам: чтобы документы не потерялись и чтобы их частично не изъяли или не подменили.
Вместе с тем в некоторых случаях, например регистрация ЧП или юридических лиц в государственных органах, подача заявки на участие в тендере, сдача, предусмотренных законодательно, материалов в архив, – порядок подшивки документов предусмотрен определенными инструкциями, предусмотренными федеральными органами.
Приоритет документам в электронном виде
Налогоплательщик может направить документы в налоговый орган по телекоммуникационной сети через оператора электронного документооборота (ЭДО) или через личный кабинет налогоплательщика, заверив усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) в силу п. 2 ст. 93 НК РФ.
Если стороны договора достигли взаимного согласия по применению электронного документооборота, они обмениваются документами в системах ЭДО или через обычную электронную почту, подписывая документы своими УКЭП.
И контрагенты, и контролирующие органы довольно долго желали получать все договоры, письма, первичные документы бухгалтерского учета на бумаге с подписями и печатями. Это казалось заведомо надежным подтверждением взаимоотношений. Но сейчас ситуация изменилась. Документы, подписанные/заверенные электронной подписью, удовлетворяют и дотошных клиентов, и строгих работников контролирующих органов. Преимущества, в особенности при большом объеме представляемых сведений, очевидны для всех. Добавила бонусов электронным оригиналам, копиям и пандемия: либо документооборот переводится в электронный вид, либо бизнес замирает.
Необходимые материалы для сшивания документов нитками
Для того чтобы прошивка документов прошла правильно и не заняла слишком много времени, необходимо заранее подготовить всё, что может пригодиться в процессе. Для прошивки документов разного размера и вида ручным способом потребуется подготовить следующие материалы и инструменты:
- иголки нужного размера. Лучше выбирать толстые, острые и самые прочные варианты (не нужна при использовании дырокола);
- клей ПВА или любой другой подходящий для склейки бумаг;
- антистеплер, который поможет вытащить из документов все скобы перед сшивкой;
- обложка для книги (при необходимости);
- заверительный лист или прямоугольник 3х5 обычной белой плотной бумаги;
- ножницы;
- зажимы для бумаг, которые помогут зафиксировать стопку во время сшивки;
- нить, шпагат или лента любого цвета;
- дырокол, шило, или дрель которая пригодятся для проделывания отверстий в большой стопке бумаг.
Обычная игла при прошивке может не выдержать нагрузки и сломаться, поэтому лучше выбирать прошивную с толстым ушком. Не всегда отверстия делаются шилом дыроколом или иглой. Некоторые делопроизводители используют для этого шуруповёрт или дрель. А в больших организациях для прошивки нередко используются специальные станки.
Вопрос: Какое правовое обоснование содержит следующее требование: «Страницы журнала должны быть прошнурованы, пронумерованы и скреплены печатью» (отрасль машиностроение)? (информационный портал Роструда «Онлайнинспекция.РФ», сентябрь 2015 г.)
Какое правовое обоснование содержит следующее требование: «Страницы журнала должны быть прошнурованы, пронумерованы и скреплены печатью» (отрасль машиностроение)?
Законодательство не содержит указанных Вами обязательных требований к журналам регистрации инструктажа. При этом, по нашему мнению, журнал должен быть прошит, пронумерован и скреплен печатью.
Согласно п. 7.1 «ГОСТ 12.0.004-90. Межгосударственный стандарт. Система стандартов безопасности труда. Организация обучения безопасности труда. Общие положения» (утв. и введен в действие Постановлением Госстандарта СССР от 05.11.1990 N 2797) вводный инструктаж по безопасности труда проводят со всеми вновь принимаемыми на работу независимо от их образования, стажа работы по данной профессии или должности, с временными работниками, командированными, учащимися и студентами, прибывшими на производственное обучение или практику, а также с учащимися в учебных заведениях перед началом лабораторных и практических работ в учебных лабораториях, мастерских, участках, полигонах.
О проведении вводного инструктажа делают запись в журнале регистрации вводного инструктажа (Приложение 4 «Форма журнала регистрации вводного инструктажа») с обязательной подписью инструктируемого и инструктирующего, а также в документе о приеме на работу (форма Т-1).
Как прошить оригиналы документов нитками?
Сшивать ценные бумаги необходимо в соответствии с ГОСТ Р61141-98 «Делопроизводство и архивное дело». Нюансы оформления закреплены в Приказе Росархива от 23 января 2009 года №76.
Процедура прошивки считается обязательной для таких категорий документов:
- кадровых;
- проверочных;
- архивных;
- бухгалтерских.
Может подшиваться и другая документация, которая важна для владельца, компании и ее контрагентов.
Классическая схема прошивки требует инструментов для работы. Понадобятся обложки (стандартные, нестандартные или архивные), дырокол, канцелярский клей, острые ножницы, заверительный лист, нитки, шило или иглы, веревки или шпагат. Нитки должны быть прочными, толстыми и износостойкими.
Самые распространенные способы подшивки:
- В две дырки – наиболее популярная схема. Расстояние между отверстиями – не менее 5 сантиметров. Узелок в этом случае должен находиться на лицевой стороне.
- В три дырки. При этой схеме отверстия нужно разместить на одинаковом расстоянии друг от друга и до краев листа. Создать с помощью нитей «восьмерку», соединив оба конца нити посередине на внутренней стороне листа.
- В четыре дырки – схема напоминает предыдущий вариант, только «восьмерка» теперь двойная. Хвост остается на уровне второго прокола на тыльной стороне.
- В пять дырок – самый надежный способ, использующий для крайне важных документов. Представляет собой две «восьмерки», расположенные одна над другой.
Как должна выглядеть подшивка документов, представляемых в ИФНС
Финансовое ведомство выпустило рекомендации о том, как нужно оформлять бумажный пакет копий документов, которые налоговики требуют им представить в ходе какой-либо проверк
Итак, когда вы делаете подшивку истребуемых документов, учитывайте следующее:
- объем каждой сшитой пачки не должен превышать 150 листов;
- каждый лист в пачке надо пронумеровать арабскими цифрами начиная с единицы;
- пачка прошивается через два или четыре прокола прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа, связываются и скрепляются бумажной наклейкой, закрывающей место скрепления прошивки;
- на наклейке нужно указать количество листов цифрами и прописью, заверить эту надпись подписью руководителя или другого уполномоченного лица, написать его фамилию, инициалы, должность, а также дату;
- документы должны быть прошиты так, чтобы проверяющие могли их свободно прочесть и при необходимости скопировать отдельные листы.
Вот иллюстрация того, как может выглядеть последний лист подшивки с наклейкой.
Как технически изготовить сшив
Обычно пачку листов прошивают на 2 или 3 прокола. Сначала делают отверстия иглой, шилом, дыроколом, дрелью или иным инструментом. Потом:
- берут иглу с вдетой толстой нитью и прошивают пачку (возможный порядок движения иглы с нитью показан в Примерах 1 и 2);
- концы нити завязывают узлом на обороте сшива и приклеивают на узел листок (используется клей либо самоклеящаяся бумага);
- на нем уже может быть впечатан текст заверительной надписи, но он может наноситься и рукописно;
- а вот подпись и оттиск печати ставятся так, чтобы частично выходить за пределы этого наклеенного листочка (это дополнительно усложнит его последующую незаметную подмену).
Специфика прошивки и заверения копии документа определяется его видом, целью использования и адресатом. К примеру, оформляется гражданско-правовой договор. Здесь все зависит от требований сторон сделки: если конкретные требования к прошивке экземпляров договора ими не оговорены, то скрепить его листы можно хоть обычным степлером. Но бывает, что один из участников договора предъявляет дополнительные требования к его оформлению. Как правило, в такой ситуации он и готовит оба экземпляра договора под свои запросы, например: прошивает каждый экземпляр прочной нитью и оформляет заверительную надпись на сшиве.
Базовые правила прошивки документов
Существует несколько базовых правил прошивки документации, касающихся нумерации листов в папке. Соблюдая эти правила, можно быть уверенным в том, что папка дела оформлена верно, и вся документация строго упорядочена.
Основные правила прошивки документов:
- нумерации подлежат не страницы подшивки, а листы;
- если количество листов превышает 250, папку необходимо разбить на том с отдельной нумерацией;
- опись дела не нуждается в нумерации;
- номера необходимо проставлять арабскими цифрами в правом верхнем углу страницы, делая отступ от текста;
- в случае если в нумерации допущена ошибка, неправильный номер необходимо зачеркнуть, поставить правильный номер и сделать заверительную надпись на исправленном участке;
- в некоторых случаях (если после окончания нумерации нужно включить в дело дополнительный лист), допускается литерная нумерация;
- если возникает необходимость включить в папку лист большого формата, его нужно пронумеровать в правом верхнем углу в развернутом состоянии, свернуть до формата А4 и аккуратно сшить с остальными через левый край;
- когда в дело включают письма в конвертах, первым нумеруется конверт, а затем — вложенные листы;
- приложения к делам, оформленные как отдельные тома, нумеруют отдельно.
Как правильно прошить документы нитками в 2, 3, 4, 5 дырок?
Процедура прошивки документов нитками в 2, 3, 4 или 5 дырок должна быть регламентирована нормативно-правовыми актами. Чтобы выполнить прошивку правильно, необходимо ознакомиться с регламентом и требованиями, указанными в документации по оформлению.
Пошаговые инструкции по прошивке документов нитками следует составить с учетом регулирующих норм и правил. В первую очередь нужно определить, какую нумерацию документов применять и как составить опись прошитых листов.
Для прошивки документов в 2, 3, 4 или 5 дырок необходимо использовать специальную инструкцию или регламент, который регулирует эту процедуру. Нитки должны быть надежно прошнурованы через отверстия в листах, обеспечивая прочное сшивание.
Важно соблюдать требования к правильному оформлению документов. Необходимо учесть, что регламент прошивки документов может отличаться в зависимости от их типа или назначения.
Особое внимание следует уделить правильной нумерации документов и составлению описи прошитых листов. Возможно использование специальных актов или норм, которые регулируют эти процессы.
Для правильной прошивки документов нитками в 2, 3, 4 или 5 дырок необходимо внимательно изучить регламент и требования, регулирующие эту процедуру. Следуя инструкциям и правилам, можно гарантировать правильное оформление и сшивку документов.
Какие документы необходимо сшивать?
В делопроизводстве чаще всего сшивают документацию для того чтобы передать ее в архив, либо при предоставлении ее в банк и другие финансовые учреждения. Также прошивка документов требуется при сдаче отчетности во внебюджетные фонды и в ФНС. Документ необходимо не только прошить, но и пронумеровать. Сшиваются бумаги либо нитью или лентой, либо при помощи специальных станков.
Подлежат прошивке следующие виды документации:
- приказы (как общие, так и личные);
- штатное расписание;
- отчеты (например, авансовый отчет);
- счет-фактуры;
- акты выполненных работ;
- кассовая книга;
- ведомости.
- Также прошивать листы документации необходимо при подаче заявки на участие в тендере и в других случаях.
- Видео — как сшивать дела перед сдачей в архив:
Точных инструкций по сшиванию документов не существует, но в каждом учреждении предусмотрены специальные нормы. Это помогает избежать потери важных документов и быстро найти нужную информацию среди множества бумаг.
Подавать сшитые документы следует в следующие организации:
- при отчетности в налоговые органы;
- при передаче дел в суде;
- при сдаче документов в архив;
- при подаче на участие в тендерах;
- при передаче в банк заверенных копий бумаг.
Для сшивания потребуются инструменты:
- степлер и скобы;
- иголка, шило и нитки;
- специальные механические устройства.
Перед сшиванием документов готовят общую опись, которая будет состоять содержать:
- наименование документа;
- дату составления описи;
- небольшую аннотацию;
- опись в форме таблицы с порядковыми номерами, названиями, датами и примечанием;
- количество листов прописью и цифрами;
- подпись делопроизводителя.
Составление документа будет поэтапное:
- Подготовка. Все листы складывают в определенном порядке ровной стопкой. Создают обложку и номеруют все листы.
- Сшивание. Выбрать метод сшивания и прошить листы дважды. Нитки завязывают на крепкий узел.
- Заверение. После создания единого документа его заверяют подписью руководитель и делопроизводитель.