Уничтожение бухгалтерской документации без нарушений
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Уничтожение бухгалтерской документации без нарушений». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Установленные законодательством сроки хранения различных документов служат основным критерием в экспертизе ценности. В зависимости от предписанного порядка, документы уничтожаются или передаются на временное или постоянное хранение в архив.
Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)
Наша жизнь тесно связана с огромным количеством бумаг. Даже в обычной квартире можно обнаружить залежи разного рода макулатуры (к примеру, счета на оплату или копии личных документов). В компаниях и учреждениях бумажные завалы образуются в несравнимо больших объемах (распорядительные, административно-хозяйственные, бухгалтерские, кадровые и другие документы).
Обычному гражданину избавиться от ненужных бумаг можно без особых проблем — провести генеральную уборку и выбросить весь ненужный бумажный хлам. Никаких особых процедур при этом соблюдать не потребуется — даже если случайно будет уничтожено что-то ценное, наказания не последует. Правда, в такой ситуации придется потратить время и средства на восстановление утраченного документа.
Совсем иные требования предъявляются к уничтожению документов, образовавшихся в процессе деятельности различных компаний.
Избавиться от приказов, распоряжений, кадровых и первичных бухгалтерских документов, а также от множества иных документов без соблюдения особой процедуры не получится.
Кроме того, уничтожить документы можно только по истечении законодательно установленных сроков их хранения.
ВАЖНО! Обязанность по сохранению архивных документов (в том числе по личному составу) в течение сроков их хранения возложена на государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждан, занимающихся коммерческой деятельностью, в соответствии с п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ.
В случае несоблюдения этого закона предусмотрены различные виды ответственности (ст. 27 закона № 125-ФЗ).
Упорядоченная информация по срокам хранения документов, связанных с налоговым, бухгалтерским учетом, а также с исчислением страховых взносов приведена в КонсультантПлюс. Оформите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение.
Если документ утрачен
Если бухгалтерские и налоговые документы по каким‑то форс-мажорным причинам будут утрачены, например, в случае пожара или подтопления помещения, в котором они хранились, то организация обязана их восстановить. Минфин России в письме от 07.06.2013 разъяснил, что документы необходимо восстанавливать в случае их утраты даже после проведения выездной проверки за тот период, к которому относились эти документы. Такая обязанность организации обусловлена другой — обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета (). При этом, как Минфин РФ отметил в письме, непредставление в установленный срок организацией в инспекцию документов и (или) иных сведений, необходимых для осуществления налогового контроля, влечет ответственность, предусмотренную .
Однако у судов есть другая позиция, согласно которой, если истребуемые документы отсутствуют у организации, то она не может быть привлечена к ответственности по статье 126 Налогового кодекса, поскольку отсутствует такой необходимый элемент состава правонарушения, как вина. То есть инспекции следует доказать фактическое наличие истребуемых документов у организации для привлечения к ответственности по этой статье Налогового кодекса. А сделать это при их утрате вследствие пожара или залива помещения затруднительно. В этом случае ответственность за отсутствие бухгалтерских документов, счетов‑фактур предусмотрена статьей 120 Налогового кодекса. Например, такая позиция отражена в постановлении ФАС Московского округа от 12.08.2013 по делу № А40‑82680/12‑20‑446.
Кроме того, за нарушение порядка и сроков хранения учетных документов предусмотрен административный штраф на должностных лиц в размере от двух тысяч до трех тысяч рублей ().
К уничтожению бухгалтерской документации следует подходить взвешенно, оценивая реальный срок ее хранения, требуемый законодательством, и актуальность.
Опасность несвоевременного уничтожения бухгалтерских документов
Статья 120 «Налогового кодекса Российской Федерации» гласит, что отсутствие требуемых первичных документов, счетов-фактур, а также регистров бухучета является грубым налоговым правонарушением.
Государством не регламентированы максимальные сроки того, сколько должен храниться тот или документ. Оговариваются только минимальные сроки хранения. Окончательное же решение об уничтожении документов с истекшим сроком годности принимает руководство компании. Если бухгалтерский документ с истекшим сроком хранения еще может служить для подтверждения каких-либо финансовых операций, его удобно сохранить в Клиентском Портале. Таким образом документация гарантированно сохранится и будет в любой момент доступна для работы.
Аусторсинг при уничтожение бухгалтерского архива — часть комплексной программы ОСГ по работе с документацией структурных подразделений всех сфер бизнеса.
Важно помнить: бухгалтерская документация — это и документы в бумажном формате, и электронная база данных документов. Хранение такой документации в электронном формате регламентировано статьей 29 Федерального закона 402 «О бухгалтерском учете». «…средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз».
Уничтожение данных в электронном формате производится с применением спецсредств, обеспечивающих удаление данных с информационных носителей без возможности их восстановления.
Бухгалтерские и налоговые документы могут служить источником Персональных данных! В этом случае их хранение и уничтожение регламентировано требованиями законодательства по работе с Персональными данными. Уничтожение кадровых документов – сложный и многоступенчатый процесс, требующий высокой квалификации исполнителей.
Преимущества клиентов ОСГ при уничтожении бухгалтерской документации:
- Сотрудники бухгалтерии освобождаются от непрофильной деятельности по обработке документации;
- Исключен риск нарушения действующего законодательства, ошибочного уничтожения документов;
- Оперативность обработки и уничтожения документов.
Восстановление бумажных документов
Насколько надежны методы уничтожения, можно ли восстановить то, что, казалось бы, уже полностью утрачено? Опыт показывает, что можно, и в ряде случаев — довольно успешно.
Восстановление документов — всегда достаточно длительный, трудоемкий и недешевый процесс, поэтому к нему прибегают только при наличии веских оснований. Такими основаниями могут быть, например, важность соответствующих материалов для судебного разбирательства или расследования, их культурно-историческая ценность, или простой экономический расчет, что восстановление документов обойдется дешевле, чем получение их заново.
Методы восстановления зависят от вида полученных повреждений или использованного способа уничтожения. Большое значение имеют как финансовые, так и технические возможности организации.
Способы уничтожения документов
Если вы приняли решение о физическом уничтожении дел, то вам следует помнить:
- нормативно правовые акты, которые регламентируют порядок уничтожения документов на бумажном носителе;
- нельзя избавляться от документов, связанных с прошедшими или предстоящими судебными разбирательствами;
- при утилизации потерявших актуальность документов, нужно строго следить за конфиденциальностью всей находящейся в них информации;
- любые копии уничтожаемых документов, также подлежат утилизации.
Когда документация находится на бумажных носителях, то ее можно уничтожить несколькими способами:
- использовать шредер в промышленных масштабах;
- применять химические вещества;
- использовать метод сжигания (у крупных компаний, с большим объемом макулатуры, данная процедура проводится на специализированных площадках на лицензируемом оборудовании).
Как не ошибиться с датой акта
Чтобы не нарушить требования закона и случайно не избавиться от документов, срок хранения которых еще не истек, необходимо правильно исчислять эти сроки. При этом нужно учесть следующее:
- Перед уничтожением дел с датой оформления в 2010 году и позднее сроки их хранения нужно сверять с перечнем, утвержденным приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, либо приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558.
- Документы, созданные до 2009 года (включительно), можно уничтожать только в том случае, если истек срок хранения, указанный в Перечне типовых управленческих документов, утвержденном Росархивом 06.10.2000. Это обусловлено тем, что приказ № 558, которым введен в действие перечень-2010, не имеет обратной силы, то есть не распространяется на ранее возникшие отношения — иное прямо не оговорено в нём самом. А отдельные сроки перечня-2000 и перечня-2010 не совпадают по одним и тем же видам документов.
При конкретизации даты уничтожения документов следует помнить, что в акт на уничтожение разрешено включать те документы, срок хранения которых истек к 1 января года составления акта. К примеру, дело 2015 года со сроком хранения 5 лет допустимо включить в акт не ранее 2021 года.
Утверждаем сроки хранения документов
Срок сохранности бухгалтерской документации необходимо закрепить документально. Например, в приложении к учетной политике или в отдельном локальном распоряжении по учреждению. Используйте в работе памятку по срокам хранения бухгалтерской документации.
Актуальная таблица сроков хранения бухгалтерских документов в организации на 2020 год:
|
Вид документа |
Период хранения |
Ссылка на нормативно-правовой акт |
|---|---|---|
|
Регистры бухгалтерского учета, журналы учета |
Не менее 5 лет |
Ч. 1 ст. 29 Закона №402-ФЗ |
|
Главная книга |
Не менее 5 лет при условии проведения соответствующей проверки или ревизии. Например, проверка счетной палаты или ревизия финансового отдела |
Ст. 276 ч. 4.1 Приказа №236 |
|
Учетная политика и иные стандарты ведения бухучета |
Не менее 5 лет после истечения года, в котором документы использовались в работе (для составления отчетности, осуществления расчетов, применения стандартов и нормативов) |
Ст. 267 ч. 4.1 Приказа №236 |
|
Финансовая бухотчетность и аудиторские заключения по ней |
Годовая хранится постоянно. Квартальная — не менее 5 лет. При отсутствии годовой — постоянно. Месячная сохраняется 1 год. При отсутствии годовой и квартальной — постоянно |
Ст. 268, 269, 286 ч. 4.1 Приказа №236 |
|
Бланки кассового учета (ордера, журналы учета, кассовая книга, чеки, чековые книжки и пр.) |
Не менее 5 лет при условии проведения ревизии |
Ст. 276, 277 Приказа №236 |
|
Путевые листы и журналы учета путевых листов |
5 лет |
П.18 раздела III Приказа Минтранса №152 от 18.09.2008 |
|
Бухдокументы по расчетам с персоналом по оплате труда (табели, приказы, расчетные ведомости, больничные листы, расчеты отпускных и пр.) |
Не меньше 6 лет. Если в организации не ведутся лицевые счета по сотрудникам, то обеспечьте сохранность на 75 лет |
Ст. 295 ч. 4.2 Приказа №236 |
|
Инвентаризационные описи |
Постоянно. В отношении товарно-материальных ценностей — не меньше 5 лет |
Ст. 321, 322 ч. 4.4 Приказа №236 |
|
Документация по учету объектов основных средств |
Постоянно |
Ст. 321, 323 Приказа №236 |
|
Договоры, соглашения и контракты на поставку товаров, оказание услуг, выполнение работ, в том числе государственные и муниципальные контракты |
5 лет ЭПК (некоторые соглашения хранят постоянно). В отношении государственных и муниципальных контрактов на важные, крупные поставки — постоянно |
Ст. 224, 225 ч. 2.4 Приказа №236 |
Документацию необходимо хранить постоянно либо до момента полной ликвидации экономического субъекта. При реорганизации (присоединении, реструктуризации) документация подлежит передаче на хранение во вновь созданный субъект.
Ответственность и наказания за нарушение сроков хранения документации
В ст. 267 Приказа №236 указано, сколько времени надо хранить документы учетной политики, — 5 лет после замены на новые регистры. Этот срок необходимо соблюдать. За нарушение установленных правил контролеры вправе наказать.
Если нет документальных подтверждений полученных доходов или произведенных расходов (потеряли, утрачены вследствие ЧС и пр.), налоговики выпишут штраф 10 000 рублей по ст. 120 НК РФ. Аналогичные санкции предусмотрены за несоблюдение правил и периодов обеспечения сохранности бланков.
Если данные нарушения привели к занижению налоговой базы — штраф 40 000 рублей или 20% от неуплаченной суммы налоговых обязательств.
Накажут и ответственных должностных лиц (ст. 15.11 КоАП):
- 5000–10 000 рублей — за первый проступок;
- 10 000–20 000 рублей — за второй и последующие.
Еще за такие правонарушения предусмотрена уголовная ответственность на срок до одного года лишения свободы (п. 1 ст. 325 УК РФ).
Как оформить акт при уничтожении бухгалтерских документов в электронной форме
Руководствуясь ст. 5 ФЗ № 125, можно утверждать, что для определения порядка хранения и уничтожения бухгалтерских документов не имеет значения, на каком носителе они составлены. Другими словами, правила уничтожения одинаковы и для бумажных носителей, и для электронных файлов. Таким образом, электронные файлы:
- не могут быть уничтожены организацией самопроизвольно. Для них также должна быть создана комиссия и составлен акт;
- не подлежат уничтожению, если они могут потребоваться в суде;
- могут содержать секретные сведения;
- должны быть уничтожены совместно со всеми возможными копиями.
Как составить акт на уничтожение бухгалтерских документов
Уточним, что проведение рассматриваемой процедуры уничтожения бухгалтерских документов – это право, а не обязанность предприятия. Но когда принимают решение о прекращении их существования, нужно соблюдать правила. Иначе контролирующие органы будут толковать статус документов как «в наличии». Однако при поступлении запроса на них – предъявить нечего.
Оформлением акта о ликвидации бухгалтерской макулатуры занимается экспертная комиссия, которую для этого создают на предприятии. Установленного бланка такого акта не существует, поэтому форму нужно разработать самостоятельно и утвердить распоряжением руководства.
Условно рассматриваемый акт можно поделить на 3 части:
| 1 | «Шапка» | Содержит сведения о компании, ее реквизиты, Ф.И.О. начальника |
| 2 | Основная часть | Состоит из названия акта, под которым располагают основной текст. В нем описывают состав экспертной комиссии и дают информацию о самом мероприятии. При этом обязательно (!) приводят список документов под уничтожение. |
| 3 | Заключительная часть | Ставят дату и подписи (с расшифровкой) лиц, ответственных за составление документа и проведение мероприятия. |
Уничтожение документов, образец акта на самостоятельное уничтожение
В настоящее время в процессе деятельности организаций образовывается большой объем документов. Поэтому правильное и своевременное уничтожение документов является актуальной темой в делопроизводстве каждой организации.
Ознакомившись с данной статьей, вы будете точно знать каков порядок уничтожения документов. Вы сможете составить акт об уничтожении документов самостоятельно. Вопрос заключается в том, сумеете ли вы найти время на проведение этой работы.
Многие предпочитают проводить уничтожение документов с помощью специалистов со стороны и затрачивают на эти цели неоправданно большие денежные средства.
Методы уничтожения документов
Необходимость в уничтожении может возникнуть по разным причинам – в частности, в связи с истечением установленного законодательством срока хранения документов.
Рассмотрим наиболее распространенные способы – сжигание документов, закапывание, шредирование, химическую обработку.
Весьма высокой надежностью обладает такой способ, как сжигание. В нашей стране он начал применяться довольно давно – приблизительно с середины XVIII века. Несомненными преимуществами сжигания документов является относительная простота, гарантия уничтожения при применении промышленных установок, а также возможность уничтожения как малых, так и больших объемов документации.
Существуют, однако, и недостатки: сжигание документов возможно лишь в специально оборудованном помещении и с помощью сложного оборудования, требуется тщательный контроль прогорания документов в стопках. Кроме того, сжигание документов создает определенную экологическую угрозу. Уничтожение документов описываемым способом возможно только после получения разрешения в организации, уполномоченной осуществлять экологический контроль.
Закапывание документов – метод, который к настоящему моменту устарел; между тем, некоторое время назад он был весьма популярен, особенно в зарубежных странах.
Документы вместе с прочим мусором вывозились на свалку, где закапывались.
Ряд судебных решений, обязавших лиц, которые использовали такой способ уничтожения, выкопать и представить документы суду, резко сократил практику закапывания. Опыт показал: закопанные документы, как правило, хорошо сохраняются на протяжении длительного времени, поэтому с точки зрения надежности закапывание заметно проигрывает другим способам, например,сжиганию документов.
Оптимальным способом уничтожения бумаг, который полностью отвечает требованиям действующего законодательства, является шредирование.
Выполняемое в промышленных масштабах профессионалами, использующими специализированное оборудование, оно позволяет надежно уничтожить любые объемы документов, отличаясь при этом экологической чистотой и ценовой доступностью. Преимущества шредирования обусловили то, что этот способ часто предпочитается другим, в частности, сжиганию документов.
Химическая обработка – способ уничтожения документов, являющийся дополнительным по отношению к шредированию и применяющийся в качестве меры особой защиты.
Суть метода заключается в разрушении структуры носителя (бумаги) под влиянием химически агрессивных сред; по степени надежности способ сравним со сжиганием документов, поскольку бумага разрушается полностью. Между тем, в силу дороговизны, длительности и сложности процесса широкого распространения химическая обработка не получила.
Стоимость услуг по уничтожению документов
Стоимость оказываемых услуг у каждой компании разная, но можно провести сравнительный анализ цен по крупным городам России:
| Город | Средняя цена |
| Москва | Стоимость уничтожения документов — от 15 руб./кг |
| Санкт-Петербург | от 8–9 руб./кг |
| Новосибирск | 10 руб./кг |
| Екатеринбург | 8 руб./кг |
| Уфа | 5–6 руб./кг |
| Казань | 6 руб./кг |
Законодательсво о сроках хранения
Все бумаги отражающие работу бухгалтерии и хозяйственного отдела имеют свои нюансы и время нахождения в архиве.
В законе сказано: бухгалтерия, финансовая деятельность, итоги проведения аудитов, учетная политика, локальные акты (распоряжения, инструкции приказы и т.п.), иные документы, относящиеся к бухгалтерской и экономической стороне компании, могут быть уничтожены не раньше 5 лет с момента завершения отчетного года их создания (ФЗ № 402, ст. 29)
Документация по налогам, а вместе с ней документы, несущие информацию о прибыли и тратах компании, подлежат обязательному хранению в архиве, по завершении отчетного периода и их оформления, 4 года (Налоговый кодекс РФ ст.23, пп.8, п.1).
Документы, несущие информацию об управлении компанией, запрещено уничтожать раньше срока прописанного в перечне к Приказу Министерства культуры РФ № 558.