Новые правила оформления удаленной работы

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Новые правила оформления удаленной работы». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Нормы об увольнении работников на дистанции также претерпели значительные изменения, причем не в пользу работодателей. Эти поправки требуют внесения изменений в трудовые договоры и ЛНА о дистанционной работе. До 2021 года, напомним, уволить дистанционных сотрудников можно было по любым основаниям, предусмотренным трудовым договором. Некоторые работодатели успешно этим пользовались, прописывая до 20 и более «своих» оснований. А кто-то воспользовался ситуацией и сначала из-за пандемии перевел сотрудников на удаленную работу, а потом расторг трудовые договоры по основаниям, которые было бы невозможно применить к рядовым сотрудникам, трудящимся в офисе и подлежащим увольнению только по основаниям, прямо установленным ТК РФ, например из-за общего падения объема заказов.

Обмен документами и использование электронных подписей

Одним из основных сдерживающих факторов применения дистанционного труда до 2021 года было требование об использовании усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП). Полностью отказаться от ее использования в новом законе не удалось, однако ее применение сильно ограничили, что, безусловно, облегчит взаимодействие с дистанционными работниками.

По новым правилам (ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ) использовать усиленную электронную подпись нужно только при заключении (внесении изменений и расторжении) в электронном виде:

• трудового договора и допсоглашений к нему,
• договора о материальной ответственности,
• ученического договора на получение образования без отрыва или с отрывом от работы.

Причем работодатель обязан подписывать перечисленные документы усиленной квалифицированной электронной подписью, а работник может использовать как усиленную квалифицированную, так и усиленную неквалифицированную подписи (УНЭП). Это без сомнения значительно упростит (и удешевит) взаимоотношения с «удаленщиками», ведь квалифицированную подпись выдает только удостоверяющий центр, а неквалифицированную может выдать и работодатель.

Для обмена другими документами в электронном виде использовать УКЭП или УНЭП нет необходимости². Главное, чтобы факт получения электронного документа (работником и работодателем) был зафиксирован. Причем если стороны обмениваются документами по «электронке», то они должны подтверждать получение документа от другой стороны в срок, установленный ЛНА, трудовым или коллективным договором (см. Таблицу).

Большим достижением нововведений можно назвать разрешение ознакамливать работника с документами, касающимися его трудовой деятельности, в любой форме, в том числе электронной (по почте, мессенджеру, через корпоративный портал, программу системы электронного документооборота и пр.). Сюда же относятся подача дистанционным работником любых заявлений, объяснений и прочих обращений. Для этого, как мы уже сказали, не потребуется УКЭП, а достаточно простой электронной подписи. Правда, способ ознакомления должен быть прописан в ЛНА (см. Таблицу).

Расторжение трудового договора

Изменения в 2022 году по дистанционной работе

С 2022 года произошли следующие изменения трудового законодательства в части дистанционной работы:

• Работодатели вправе осуществлять электронный кадровый документооборот. В Трудовой кодекс добавлены ст. 22.1, 22.2, 22.3, в которых указано, как проводить прием на работу работников по ЭДО, производить обмен электронной документацией, применять электронные подписи.

Переход на кадровый электронный документооборот — это право, а не обязанность работодателя и сотрудника. Работодатель не обязан его применять, а сотрудник вправе отказаться от него (даже если работодатель применяет). Однако исключение — когда на работу принимается работник, у которого на 31.12.2021 г. нет трудового стажа, он в автоматическом режиме переводится на кадровый ЭДО, если работодатель его применяет.

• работодатели обязаны направлять в центр занятости населения информацию о сотрудниках, которая предусмотрена в п. 2-3 ст. 25 Закона от 19.04.1991 г. № 1032-1. В том числе к таким сведениям относится информация о вводе режима неполного рабочего времени, о приостановке производства, а также об организации дистанционной работы. Для сдачи отчета нужно использовать форму, регламентированную Приказом Минтруда от 26.01.2022 г. № 24. По удаленке сведения указываются в п. 16 отчетной формы.
• Работодатели обязаны производить расследование и вести учет обстоятельств, которые стали причинами микротравм (например, ссадины, кровоподтеки, ушибы, поверхностные раны) работников во время исполнения должностных обязанностей. Данный момент относится и к дистанционным работникам (ст. 312.7, абз. 17 ч. 2 ст. 214 ТК).

При невыполнении указанной обязанности работодателю выпишут штраф:

• при первичном нарушении — предупреждение (ч. 1 ст. 5.27.1 КоАП);
• при повторном нарушении — штраф, дисквалификация должностного лица или приостановление деятельности компании (ч. 5 ст. 5.27.1 КоАП).

Работодатель в отношении удаленных сотрудников должен выполнять такие требования по охране труда:

• производить расследование и вести учет несчастных случаев на производстве и профзаболеваний;
• исполнять предписания Роструда и контролирующих органов;
• производить страхование от несчастных случаев и профзаболеваний;
• знакомить дистанционных работников с требованиями ОТ при использовании оборудования, рекомендованного или переданного работодателем.

Удаленную работу разделили на постоянную и временную

Новая редакция ТК РФ предусматривает несколько видов удаленной работы:

• постоянная удаленная работа — работник трудится удаленно в течение всего срока действия трудового договора;
• временная удаленная работа — осуществляется только в течение срока, который прописан в договоре, но не более 6 месяцев;
• чередование удаленной и офисной работы (комбинированная удаленная работа). В случае совмещения удаленной работы и работы на стационарном рабочем месте периодичность и длительность таких видов работы определяются условиями трудового договора (ст. 312.1 ТК РФ). Сроки и периоды работы в ТК РФ не ограничены.

Новые правила рабочего времени и времени отдыха удаленного работника

Как и действующие нормы, новая редакция статьи 312.4 ТК РФ предоставляет сотруднику право самому определить режим рабочего времени, если он не определен в коллективном или трудовом договоре либо в локальном нормативном акте, принятом с учетом мнения профсоюзного органа. Однако новые нормы (в отличие от действующих) установили круг вопросов, которые работник и работодатель могут согласовать.

Это:

• режим рабочего времени удаленного работника (если режим рабочего времени не определен, работник определяет его по своему усмотрению);
• продолжительность и (или) периодичность выполнения удаленной работы при временной дистанционной работе;
• условия и порядок вызова работодателем удаленного работника для выполнения им работы на стационарном рабочем месте или выхода на работу такого работника по своей инициативе;
• порядок предоставления удаленному работнику, работающему удаленно на постоянной основе, ежегодного оплачиваемого отпуска и других видов отпусков.

Можно перевести человека на удалёнку не имея его согласия

Когда наступила первая волна заболевания коронавируса, и удаленка стала нормой, оказалось, что в отечественном законе недостаточно гибкости для обеспечения безопасности подобного маневра. Компании просто не понимали, как удаленка оформляется. Они должны были получить согласие каждого работника для перехода на удаленный формат работы. Такое же согласие должно было быть, если сотрудник должен работать сверхурочно, в выходные или праздники.

Есть и другие поводы для получения согласия на манипуляции с работником. Например, перенос или разделение отпуска на несколько частей, а также его преждевременный выход на работу из отпуска. Прежде чем что-то делать, работодатель был вынужден брать согласие своего сотрудника. Это же касалось удаленной работы. Но если в компании очень много рабочих мест, оформление согласия каждого сотрудника это длительный и хлопотный процесс, который отнимает неоправданно много времени и был не всегда эффективным.

Кадровая служба порой не справлялась с поднявшейся загрузкой и процедура затягивалась, что в условиях пандемии было опасно. Работников нужно было как можно быстрее отпустить домой и обеспечить им условия работы удаленно. Закон об удаленной работе с 1 января 2021 года заметно упростил процедуру и сделал её более эффективной.

Основания, по которым работника на дистанционке можно уволить

Закон о дистанционной и удаленной работе позволил избавиться от одного из самых больших страхов сотрудников – риска, что их уволят. Хотя подобная проблема существовала, увольнять сотрудников все ещё можно только в рамках Трудового кодекса. А причин для увольнения там всего несколько.

В частности, без согласия самого сотрудника увольнение возможно, если у него низкий уровень квалификации. В таком случае работника могут перевести на должность пониже (которая отвечает его квалификационным навыкам) или уволить. Но чтобы уволить такого работника, он должен пройти аттестацию, подтвердив низкий уровень своей квалификации.

Также без согласия увольняют сотрудников, позволивших себе нарушить трудовые обязанности, но при условии, что человек уже получал дисциплинарные взыскания. Исключением выступают только случаи грубого нарушения обязанностей. В такой ситуации увольняют сразу же и повторное нарушение не требуется. Грубым нарушением считается разглашение коммерческих тайн, прогул без уважительных причин, пьяное состояние на работе, кража вещей в офисе или причинение им намеренного вреда.

Уволить в соответствии с законом могут в рамках процедуры сокращения персонала. Должность, с которой уволили сотрудника, должна быть закрыта окончательно, а не появиться на сайте с вакансиями через какое-то время после увольнения работника. Но для дистанционных работников до 2022 года действовали другие правила, согласно которым увольнение было намного более простым. Многие компании увольняли работников по любому удобному поводу, даже без нарушений. Теперь регулирование стало гораздо тщательнее, и увольнять сотрудников с работы можно только при невыходе на связь больше двух дней и при переезде в другую местность, где он не сможет работать.

Как изменились общие положения о дистанционной работе

Все изменения трудового законодательства о дистанционной работе, которые вступили в силу с 2021 года, отражены в законе от 08.12.2020 № 407-ФЗ.

Само понятие дистанционной работы не изменилось. Речь по-прежнему идет о выполнении трудовых функций вне места нахождения работодателя и за пределами любых объектов, находящихся под его контролем.

Однако в новой редакции статьи 312.1 ТК РФ дистанционная работа разбита на три вида:

1. Постоянная – на весь срок действия трудового договора;
2. Временная – непрерывно, но не дольше 6 месяцев;
3. Периодическая – когда «удаленка» и работа на стационарном месте чередуются.

Таким образом, снят вопрос о законности «смешанного» формата работы, когда сотрудник частично выполняет свои функции в офисе, а частично – за его пределами.

На дистанционную работу можно перевести как вновь принятых сотрудников, так и тех, кто уже работает в «стандартном» формате. В последнем случае условия перевода следует отразить в дополнительном соглашении к трудовому договору.

Взаимодействие с работодателем

В целях исключения разного рода споров и разногласий по поводу того, как именно должен трудиться и отчитываться о выполняемой работе дистанционный сотрудник, поправки вносят в ТК РФ нормы о порядке взаимодействия удаленных работников и их работодателей (будущие ч. 3-5 ст. 312.4 ТК РФ).

Порядок взаимодействия должен устанавливаться локальным нормативным актом работодателя.

Данный порядок должен предусматривать конкретное время выполнения дистанционным работником трудовой функции в пределах рабочего времени. Например, с 8 часов до 5 часов с 10-минутными перерывами каждый час и перерывом на обед с 13 до 14 часов.

Во время выполнения трудовой функции (не во время перерывов) сотрудник должен оставаться на связи. То есть он должен иметь возможность отвечать на звонки, электронные письма и прочие запросы работодателя.

При этом в порядке взаимодействия необходимо оговорить срок, в течение которого дистанционный работник обязан реагировать на запросы работодателя, связанные с выполнением трудовой функции.

Работник не обязан отвечать на запросы работодателя, сделанные в любой форме, вне времени, установленного порядком взаимодействия.

Если порядок взаимодействия не был согласован сторонами трудового договора о дистанционной работе либо работник не был ознакомлен с ним, то его нельзя привлечь к ответственности за несвоевременный ответ или отсутствие ответа на запросы работодателя.

Отдельно поправки оговаривают, что в случае производственной необходимости работодатель может с согласия работника привлечь его к выполнению трудовой функции вне времени, установленного порядком взаимодействия. Но такую работу нужно будет оплачивать как сверхурочную.

Увольнение дистанционных работников

В настоящее время расторжение трудового договора о дистанционной работе по инициативе работодателя производится по основаниям, предусмотренным трудовым договором (ч. 1 ст. 312.5 ТК РФ).

Как говорится в пояснительной записке к законопроекту, подобная формулировка закона приводит к тому, что работодатели часто прописывают в трудовых договорах следующие основания для увольнения дистанционных работников:

• отсутствие у работодателя достаточного объема работы;
• нецелесообразность дальнейшего сотрудничества;
• производственная необходимость, определяемая работодателем;
• неэффективная работа дистанционного сотрудника и пр.

Виды удаленной работы

В Трудовом кодексе определены четыре вида удаленки. Они прописываются при заключении трудового договора или в дополнительном соглашении к нему и устанавливают продолжительность такой работы.

Вид	Периодичность
Постоянная	В течение срока действия трудового договора.
Временная непрерывная	Непрерывно в течение срока, прописанного в трудовом договоре или допсоглашении, но не более шести месяцев.
Временная с чередованием периодов	Удаленка чередуется с выполнением трудовой функции на стационарном рабочем месте — например, можно указать, что каждый вторник и четверг сотрудник работает вне офиса.
Временный перевод на дистанционку по инициативе работодателя	Такой тип работы устанавливается на период наличия особых обстоятельств: пожара, наводнения, землетрясения, эпидемии и других.

Прежняя редакция раздела о дистанционной работе предусматривала возможность работодателя включить в договор любые дополнительные основания для прекращения трудового договора.

Теперь же помимо общих оснований, предусмотренных ТК РФ, работодатель может расторгнуть трудовой договор с дистанционным работником только в случае, если:

• дистанционный работник без уважительной причины не взаимодействует с работодателем более 2х рабочих дней подряд (искл. если стороны предусмотрели более длительный срок для взаимодействия);
• изменения работником местности выполнения трудовой функции, если это влечет невозможность исполнения работником обязанностей по трудовому договору на прежних условиях (данное основание распространяется только на постоянных дистанционных работников).

Когда изменение места работы может повлечь увольнение

Согласно предыдущей редакции ТК РФ, расторжение трудового договора о дистанционной работе по инициативе работодателя производилось по основаниям, предусмотренным трудовым договором, чем могли злоупотреблять работодатели. В силу новой статьи 312.8 ТК РФ, помимо общих оснований, предусмотренных ТК РФ, трудовой договор с дистанционным работником может быть прекращен лишь по двум дополнительным основаниям. Одно из них – в случае изменения работником, выполняющим дистанционную работу на постоянной основе, местности выполнения трудовой функции, если это влечет невозможность исполнения работником обязанностей по трудовому договору на прежних условиях (ч. 2 ст. 312.8 ТК РФ).

Как видно, данное основание прекращения трудового договора может быть применимо исключительно к работникам, выполняющим трудовую функцию дистанционно на постоянной основе (в течение срока действия трудового договора). Соответственно, работника, временно переведенного на дистанционную работу, по данной статье уволить нельзя.

Что означает «невозможность исполнения работником обязанностей по трудовому договору на прежних условиях» в ТК РФ, однако, не разъяснено. В консультации эксперта Минтруда России от 16.07.2021, в которой указывается, что изложенное «мнение не является разъяснением или нормативным правовым актом», приведена следующая позиция: «по данному основанию трудовой договор с дистанционным работником прекращается, если он переехал в иную, чем при трудоустройстве, местность и это повлекло невозможность исполнения им обязанностей на прежних условиях трудового договора. Таким образом, после смены работником местности, являющейся местом его работы, соответствующее условие трудового договора без его изменения исполняться не будет (если новое место работы не было заранее предусмотрено трудовым договором)», «отсутствие взаимного согласия, по нашему мнению, влечет невозможность исполнения работником обязанностей по трудовому договору на прежних условиях».

Однако нам с таким неофициальным мнением эксперта Минтруда России сложно согласиться, поскольку оно представляет собой сугубо формальный подход, не учитывающий текущую действительность и, главное, суть самой удаленной работы, которая заключается в исполнении трудовых обязанностей дистанционно, то есть вне территории, находящейся под контролем работодателя. И если работодатель и работник достигли согласия о таком режиме работы, то в случае, когда работник надлежащим образом справляется с трудовыми функциями и они не предполагают обязательное его нахождение в единственно возможном для выполнения его работы месте, почему его переезд в другой город должен являться причиной увольнения такого работника? С учетом того, что возможность выхода в сеть «Интернет» сейчас является повсеместным явлением, указанная выше неофициальная позиция Минтруда России представляется спорной. Поэтому личное мнение автора такое: при условии надлежащего исполнения дистанционным работником своих обязательств и если изменение местности выполнения работы не приведет к несогласованному с работодателем изменению условий оплаты труда работника в результате добавления районного коэффициента, один лишь факт изменения дистанционным работником места работы с одного российского населенного пункта на другой не приводит к наступлению основания для прекращения с ним трудового договора.

Этот вывод косвенно вытекает и из следующего мнения, изложенного Федеральной службой по труду и занятости (Рострудом) в Письме от 17.04.2021 N ПГ/08368-6-1: «принимая во внимание часть первую статьи 312.1 ТК РФ, полагаем, что включение в трудовой договор о дистанционной работе дополнительного условия о взаимодействии сторон трудовых отношений в виде посещения работника в течение рабочего времени для осуществления работодателем контроля рабочего процесса неправомерно и противоречит положениям трудового законодательства». А если работодатель в любом случае не может контролировать место работы дистанционного работника, то почему его изменение само по себе должно быть причиной увольнения? Кроме того, в современных реалиях работодатель далеко не всегда может понимать, что его дистанционный работник на время изменил свое место работы.

В консультации от 18.03.2021 эксперт Роструда также менее категоричен по сравнению с экспертом Минтруда России, поскольку видит основание для увольнения не в самом лишь факте смены места работы, а в его последствиях, которые могут наступить. Например, в случае недостаточной скорости сети «Интернет» на новом месте работы, а именно: «учитывая, что условием для выполнения дистанционной трудовой функции и осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, является использование информационно-телекоммуникационных сетей (в том числе сети Интернет), включая условия по передаче результатов работы и отчетов о выполненной работе, установленные трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору, изменение работником местности выполнения трудовой функции может повлечь невозможность исполнения работником обязанностей по трудовому договору на вышеуказанных (прежних) условиях, например при использовании сети Интернет, которая в другой местности не позволяет передавать отчеты о выполненной работе в установленной периодичности и в сроки по причине недостаточной скорости указанной сети. В связи с чем работодатель вправе расторгнуть трудовой договор по основанию, предусмотренному ч. 2 ст. 312.8 ТК РФ, только с постоянным дистанционным работником».

В Письме от 30.03.2021 N ПГ/05823-6-1 Роструд разъяснил, что указанное основание увольнения не является увольнением по инициативе работодателя и что увольнение оформляется по общим правилам.

Прекращение трудового договора оформляется приказом (распоряжением) работодателя. В приказе делается запись в соответствии с формулировкой ч. 2 ст. 312.8 ТК РФ.

Особенности дистанционной формы работы

Режим труда и отдыха	Работник может сам определять режим работы и отдыха, если иное не указано в трудовом договоре (ст. 312.4 ТК РФ).
Какие отпуска положены дистанционному работнику	Ежегодный оплачиваемый отпуск не менее 28 дней. Отпуск по беременности и родам. Отпуск по уходу за ребенком.
Как происходит оплата больничных	Оплачиваются на общих основаниях, при предъявлении оригиналов листа нетрудоспособности (документы можно отправить почтой).
Компенсации за используемое оборудование	На усмотрение работодателя. В трудовом договоре могут быть прописаны компенсации за используемое работником личное оборудование, оплату доступа в интернет и т.д. Также работодатель может предоставлять сотруднику необходимые программы, компьютер и иные устройства для выполнения работы.
Нужна ли спецоценка труда для дистанционных работников?	Спецоценка условий труда не проводится (ст. 3 п. 3 ФЗ-426 от 28.12.2013г.).

Похожие записи:

• Будет ли амнистия в 2023 году и по каким статьям
• Постановка автомобиля на учет в ГИБДД
• Кто платит за капитальный ремонт, а кто нет