Замена временно отсутствующего сотрудника
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Замена временно отсутствующего сотрудника». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Обязанности для каждого отдельного сотрудника разрабатывают на предприятии индивидуально. Но допускается вариант создания тождественных вакансий. Благодаря чему люди и могут заменять друг друга. При этом предполагается создание новых обязанностей, либо расширение списка тех, что уже имеются.
Какие люди могут исполнять обязанности?
Руководству разрешают использовать труд сторонних сотрудников с заключением с ними срочных трудовых соглашений. Это актуально, если первоначальный штат не очень большой.
Ещё есть так называемое внутреннее совместительство. Предполагается, что задействуют одного из внутренних сотрудников предприятия. Просто режим труда будет отличаться от стандартных схем, которые применялись ранее. Но исполнять обязанности по данной схеме можно только в свободное время от основной должности.
Причины введения замещения
Согласно ТК РФ, у всех штатных сотрудников есть право на равноценную оплату и труд, отдых, другие дополнительные гарантии. Следующие причины считаются законными основаниями для отсутствия на работе:
- Медицинские показания, либо необходимость оформить какие-либо специальные разрешения.
- Исполнение государственных обязанностей. Пример – когда принимают участие в военных сборах.
- Повышение квалификации, если руководство ранее выпустило соответствующий приказ.
- Обучение согласно графику, установленному в учреждении.
- Болезни, включая беременность и роды.
- Направление в командировку.
- Ежегодный либо административный отпуск.
На кого нельзя возложить обязанности временно отсутствующего сотрудника
Зависимо от специфики работы законом запрещено поручать дополнительную работу некоторым сотрудникам:
- Женщинам нельзя поручать труд, связанный с ручным подъемом и перемещением тяжестей. Ограничения также действуют, если предстоящая работа превышает нормы предельно допустимых нагрузок для женщин (ч. 2 ст. 253 ТК).
- Совместителям запрещена дополнительная деятельность, если их предстоящая и основная рабочие функции связаны с вредными или опасными условиями труда. Тогда работника просят принести справку о характере и условиях труда по основному месту трудоустройства (ч. 5 ст. 282, ст. 283 ТК).
- Также запрещено совместительство несовершеннолетних граждан.
Врио – это совместительство или нет
Все зависит от того, как будут выполнять трудовые функции отсутствующего работника. Если применяют полное освобождение замещающего работника от его собственных обязанностей, то это временный перевод на другую должность (ст. 72.1 ТК). А если сотрудник наряду со своими трудовыми задачами выполняет и «чужие», то здесь возможны совмещение и совместительство.
Для совместительства требуется заключения отдельного трудового соглашения, в котором указывают факт занятости по совместительству, его срок и оплату. А для совмещения, расширения и перевода оформляют дополнительные соглашения к уже действующим трудовым контрактам, содержащие описание новых функций, срока и оплату.
Таким образом, врио может быть совместительством, если оформлено соответствующим образом. В остальных случаях – эти категории не совпадают.
Если одновременно отсутствует не один, а двое работников
Нередко временная работница, заменяющая молодую маму, сама уходит в декрет. На ее место также приходится брать временную замену. Как в этом случае сформулировать основание заключения второго срочного трудового договора? Нужно перечислить всех заменяемых работниц. Как это оформить, покажем на примере.
Пример 2. Продавец цветов Р.П. Розова находится в отпуске по уходу за ребенком до трех лет. На ее должность по срочному трудовому договору принята Г.И. Василькова. Через некоторое время она также уходит в отпуск по беременности и родам. Работодатель вынужден временно взять нового продавца, Ф.Б. Ромашкину. На чье место ее оформить и как правильно сформулировать основание заключения срочного трудового договора?
Решение. Основание для срочного трудового договора с продавцом цветов Ф.Б. Ромашкиной будет иметь сложную структуру, так как в нем должны быть указаны все временно отсутствующие работницы.
Карусель последовательных замещений
Лето — время отпусков. Согласно графику отпусков постоянные работники один за другим уходят в отпуск, возвращаются из отпуска. Если их функциональные обязанности совпадают, казалось бы, удобно взять одного временного заместителя, который по очереди заменит всех отпускников. Как в этом случае сформулировать основание заключения срочного трудового договора?
В соответствии с абз. 2 ч. 1 ст. 59 Трудового кодекса срочный трудовой договор заключается на время исполнения обязанностей одного отсутствующего работника, за которым сохраняется место работы. Другими словами, вновь принятый работник должен выполнять должностные обязанности этого конкретного сотрудника на время его отсутствия. Если с ним был заключен срочный договор на время исполнения обязанностей отсутствующего работника, то он прекращается с выходом замещаемого (ч. 3 ст. 79 ТК РФ).
Нельзя принять работника для замены поочередно нескольких отсутствующих постоянных работников. Каждый раз при выходе основного специалиста срочный трудовой договор должен быть расторгнут и заключен новый для замещения другого отсутствующего работника.
Заявление основного сотрудника о досрочном выходе на работу
--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Генеральному директору¦
¦ ООО "Альпиния"¦
¦ Пионову В.Г.¦
¦ от продавца цветов¦
¦ Розовой Р.П.¦
¦ ¦
¦ ЗАЯВЛЕНИЕ ¦
¦ ¦
¦ Довожу до Вашего сведения, что имею намерение досрочно выйти из¦
¦отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет на работу¦
¦в режиме неполного рабочего времени с 1 сентября 2014 г. ¦
¦ Прошу установить мне график работы 4 дня в неделю, с понедельника по¦
¦четверг, с сохранением выплаты пособия по уходу за ребенком до достижения¦
¦им возраста полутора лет. ¦
¦ ¦
¦Продавец цветов Розова Р.П. Розова¦
¦ 21 августа 2014 г.¦
L--------------------------------------------------------------------------
Если досрочный выход осуществляется по инициативе работодателя, он должен подготовить соответствующий документ, например приказ о досрочном отзыве из отпуска, о досрочном прекращении командировки и т.д.
Приказ о досрочном выходе основного сотрудника на работу будет основанием для издания приказа о прекращении срочного трудового договора с временным заместителем.
Замещение работника в отпуске совместителем
Статьей 60.1 ТК РФ, а также Главой 44 ТК РФ устанавливается возможность работы по совместительству – при этом она может осуществляться как у одного работодателя, так и у разных. Совместительство предполагает работу на ином месте, помимо основного, в режиме неполного рабочего времени. Часто совместительства бывает достаточно, чтобы полностью заменить отсутствующего сотрудника или по крайней мере нивелировать негативные последствия его отсутствия. Однако подобное трудоустройство также имеет свои преимущества и недостатки.
К плюсам совместительства для замещения работника на время отпуск можно отнести:
- Простоту в поиске соискателей. На совместительство может согласиться большее число соискателей, чем на срочный договор.
- Экономию. За счет того, что работа по совместительству не может превышать 50% от основного рабочего времени, соответствующим образом уменьшается и зарплата совместителя – так, она может быть ниже МРОТ в пропорциональном соотношении к рабочему времени.
- Отсутствие необходимости оформлять трудовую книжку. При работе по совместительству работодатель не обязан требовать от работника трудовую книжку, а запись в нее может быть внесена лишь по желанию самого совместителя.
Недостатками же подобной замены отсутствующего работника являются следующие факторы:
- Меньший объем работы. За счет невозможности работать по совместительству в режиме полного рабочего дня, может потребоваться привлечение двух совместителей для исполнения работы одного человека.
- Необходимость обеспечения определенных гарантий совместителю. В частности – предоставления ему отпуска в то же время, как и на основном месте работы вне зависимости от графика.
Варианты временной замены
ТК РФ предоставляет работодателю выбор из нескольких возможных способов привлечения сотрудника к временному исполнению дополнительных обязанностей.
- Своими силами. Используя собственные ресурсы фирмы, можно возложить дополнительные трудовые функции на согласного и подходящего для этой цели постоянного сотрудника. При этом следует учитывать важный нюанс:
- если работнику поручили выполнять в дополнение к своей должности точно такие же, но дополнительные обязанности, такая замена будет проведена в рамках расширения зоны обслуживания или увеличения объема работы;
- если сотрудник берет на себя обязанности, связанные с другой должностью, речь пойдет о внутреннем совмещении.
- Перевод на время. Работодатель может на временной основе или даже на постоянной изменить трудовую функцию сотрудника, призванного заменить отсутсвующего (ст. 72 ТК РФ). Поменять можно должность и/или структурное подразделение на то, в котором трудился нуждающийся в замене работник.
- Перемещение. Его можно применить, если в результате условия трудового договора, подписанного сотрудником ранее, не изменяются (в таком случае, не нужно даже его согласие). Таким образом, нельзя переводить в другую местность, на другой оклад и др., но можно, к примеру, перевести работника на другой станок, в другой цех и т.п.
- Помощь со стороны. Если нельзя дополнительно загрузить «своего» сотрудника, можно пригласить для временной замены новые кадры. Совместительство (внутреннее или внешнее) допустимо применить, если заключается новый трудовой договор, но в этом случае речь идет не совсем о ВРИО. Более универсальным способом может выступить заключение срочного трудового договора (ст. 58 ТК РФ).
ВАЖНО! Работодателю следует трезво оценивать возможности сотрудника выполнять дополнительную работу вне своей основной должности.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В обычных ситуациях срок такого перевода в рамках одной организации обычно не превышает годичный срок. Но в оговоренных законом случаях, например, при переводе на декретное место, этот срок может быть увеличен.
ПРОВЕРЬТЕ! Если в трудовом договоре четко сформулировано структурное подразделение, где должен трудиться сотрудник, то перевести его в другое даже на идентичную должность без его согласия уже нельзя, так как меняются условия договора.
ВАЖНО ПОМНИТЬ! Срок действия такого оговора не может быть неопределенным, придется указать в нем или конкретную дату, или обстоятельства его расторжения (обычно указывают «до выхода основного рабтника»).
Варианты замещения сотрудника на время больничного
Основные моменты, которые касаются процедуры замещения работников на время их отсутствия, регламентируются статьей 72 ТК РФ. В частности, данной статьей устанавливается, что в зависимости от ситуации замена работника может осуществляться как добровольно, так и вменяться в обязанность.
К примеру, если необходимость замещения вызвана какими-либо происшествиями, авариями, прочими ситуациями, связанными с масштабными последствиями или нанесением ущерба, то такое действие может осуществляться в добровольном порядке, а если обычной ситуацией, то предварительно необходимо получить согласие лица, которое будет выполнять действия дополнительного характера.
Необходимость замены может быть вызвана такими факторами:
- при болезни работника, не зависимо от того, сколько она длится;
- при временной нетрудоспособности, которая может быть связана с беременностью и родами;
- при наличии потребности осуществления ухода за болеющим членом семьи.
Среди возможных вариантов замены отсутствующего члена трудового коллектива могут быть следующие:
- замещение (полное выполнение всех имеющихся должностных обязанностей того, кто временно отсутствует);
- совмещение (частичное выполнение функций, которые отдельно оговариваются или прописываются).
Замещение руководителя
Как известно, директор компании является таким же полноценным сотрудником учреждения, которому предоставляются все права, предусмотренные действующими нормами законодательства. В список данных прав входит и регулярный уход в оплачиваемый отпуск. В таком случае перед директором, как правило, встает вопрос о том, кому можно доверить функции по его замещению.
Если в организации уже существует такая должность, как заместитель директора, особых проблем с последующей заменой, как правило, не возникает. Заместитель принимает на себя всю ответственность за управление компанией, и, как правило, наделяется полномочиями по подписанию различных документов. Все эти важные вопросы необходимо оговорить с руководителем заранее. Иногда директор, например, не желает, чтобы кто-то подписывал документы в его отсутствие. В таком случае он может посещать организацию для простановки собственных личных подписей.
В том случае, если в организации не имеется официальной должности заместителя директора, руководитель компании вправе сам выбрать ответственное лицо, на которое будут возложены все основные обязанности. Причем передача необходимых полномочий должна осуществляться в официальном порядке. Главным документом здесь будет являться приказ руководителя, в котором будут указаны все основные нюансы и важные подробности. В документ включаются следующие сведения:
- данные о сотруднике, на которого будут возложены временные обязанности руководителя, а именно – его ФИО, занимаемая должность, наименование структурного подразделения, где он трудится и т.д.;
- информация о точном сроке, на который данные обязанности возлагаются на сотрудника;
- сведения о доплате. Как известно, за принятие на себя дополнительных полномочий каждый сотрудник вправе рассчитывать на получение определенной денежной прибавки. Особенности ее начисления, а также точный размер обязательно должны быть зафиксированы в официальном приказе;
- иные сведения, которые будут иметь прямое отношение к процедуре возложения временных обязанностей на другого сотрудника.
Учимся писать записки: докладные, служебные, объяснительные
Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 5 октября 2012 г.Е.В.
Орлова, директор департамента внутреннего аудита ООО «Комо» Формальность, отнимающая время и силы, — именно так многие относятся к докладным, служебным и объяснительным запискам и зачастую не видят между ними разницы. Принято считать, что докладные и объяснительные записки связаны с применением дисциплинарных взысканий.
Рекомендуем прочесть: Программа бизнес пак характеристика
На самом же деле они используются не только для этого. Мы расскажем, в какой ситуации уместно составление той или иной записки и как это правильно сделать. Прежде всего, все записки — это информационно-справочные документы для оперативного управления.
С их помощью происходит обмен информацией внутри компании (например, между разными отделами либо между филиалами, представительствами и головным подразделением). Информация в записках не содержит распоряжений, но может стать основанием для принятия какого-то управленческого решения, а может быть только принята к сведению.
Для чего нужно писать заявление
Стремление к выполнению функций отсутствующего на рабочем месте человека вполне объяснимо – оно дает возможность дополнительного заработка. Кроме того, временно осуществляя обязанности своего коллеги, сотрудник имеет возможность продемонстрировать начальству какие-то новые навыки и умения, заслужить дополнительные бонусы.
Однако просто так приступить к исполнению трудовых задач другого лица нельзя – первым делом необходимо написать соответствующее заявление. Оно послужит свидетельством того, что работник замещает своего коллегу добровольно. Устные договоренности, которые порой встречаются в организациях, неправомерны.
Устные договоренности, которые порой встречаются в организациях, неправомерны.
В случае возникновения разногласий и спорных ситуаций между работодателем и подчиненным именно заявление послужит доказательством того, что замещение происходило в рамках закона.
В случае возникновения разногласий и спорных ситуаций между работодателем и подчиненным именно заявление послужит доказательством того, что замещение происходило в рамках закона.
Как возложить обязанности временно отсутствующего работника по ТК РФ?
Начальство может использовать любой удобный способ замены отпускников.
Важно! Имеется несколько вариантов замещения сотрудника, и каждый обладает своими особенностями. Работодатель может выбрать любой удобный для компании метод.
Способы замещения отсутствующего сотрудника на время ежегодного отпуска:
- Совмещение должностей. В этом случае сотрудник будет совмещать обязанности отпускника вместе со своей обычной работой.
- Совместительство. Человек будет тратить своё свободное время на задачи отдыхающего сотрудника. Допустим, совместитель будет оставаться после работы или приходить в выходные дни.
- Временный перевод. Сотрудник компании будет выполнять только обязанности отпускника. Свою работу в этот период он делать не станет.
- Приём временного работника. Заключается срочный договор на срок отпуска гражданина. Для выполнения обязанностей временно отсутствующего сотрудника привлекается посторонний человек.
Вне зависимости от выбранного способа замещения понадобится официальное оформление изменений в организации. Для этого используются специальные документы, о которых пойдёт ниже речь.
Прием на работу временного работника
Когда работодатель принимает на работу временного сотрудника, у него есть два варианта: заключить с ним договор гражданско-правового характера либо срочный трудовой.
Первый вариант более подходит тогда, когда требуется выполнение строго определенной работы. Но при заключении такого договора существует риск: при проверке специалистами из ФСС такие договоры тщательно проверят и не исключено, что признают их трудовыми и начислят компании штрафы.
Заключение трудового договора более безопасно в этом отношении. В частности, его лучше заключить, если объем работ сложно просчитать и сложно сказать, когда эти работы будут окончены. Также он удобен для сезонных и единовременных работ типа промоакций.
Детали заключения договора с работником, принятым на временную работу, состоят в следующем:
- Срок работы. Его лучше зафиксировать, а точное число прекращения работы обычно не указывают. Если человека принимают для временного замещения другого работника, это можно сформулировать так: » Данный договор заключен на период нахождения менеджера Н. на больничном». Тогда этот договор прекратит свое действие с даты выхода Н. с больничного листа;
- Работник, принятый на временную работу, должен быть поставлен в известность о своем увольнении, причем в письменном виде и не позднее чем за 3 календарных дня до этой даты. Это относится к ситуации, когда конкретная дата прекращения договора прописана. Если же определить конкретную дату изначально невозможно, предупреждение не требуется;
- Если срок договора окончен, но расторжения не требуют обе стороны и временный сотрудник продолжает деятельность, договор становится бессрочным;
- Уточнение информации об испытательном сроке. Если договор заключен не более чем на 2 месяца, испытательный срок вообще не назначается, а если более чем на 2, то испытание не должно превышать 2-х недель.
Берем на работу на время декрета
Мне кажется вы путаете совместительство и совмещение, совместительство — внешнее, совмещение — внутреннееЛошадь Говорящая: Через увольнение тоже неплохо..но она получит временный договор вместо постоянного. И вдруг что… еще изменится-человек будет незащищен и может потерять работу по выходу начальницы.
Ее могут не принять обратно — как она работала раньше. За это время многое может произойти.Это рискованно-на доверии, в общем-то уже прочитала не получается у меня сразу читать и писать Произойти может много чего, и законы могут изменить.
Отметить внесение записей о совместительстве, например. Или запретить внутреннее совмещение. Человек сам решает нужна ли ему такая «защищенность» или нет Аматерассу: Осуществимо, через увольнение только.
Там будет прописано , что работал начальником на время декрета. Но он же в трудовую запись хочет. Я вижу как всю эту мозго…картину: раз он хочет запись в трудовой, что он начальник, раз совместительство исполняется в другое, от основной работы, время, можно на основной работе сделать работнику неполный рабочий день (4часа), и совместительство — 4 часа ( он заменяет начальника).