Порядок формирования кадрового резерва в организации

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Порядок формирования кадрового резерва в организации». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Стратегическая политика организации нацелена в первую очередь на увеличение прибыли. Профессиональная команда с единым корпоративным духом выполнит поставленные бизнес-задачи. При наличии кадрового резерва времени на достижение целей понадобится меньше.

Основные задачи, решаемые в ходе процедуры

Снижаются риски потери накопленной информации, которой владеет руководящий сотрудник. Резервист постепенно обучается тонкостям управления, исполняет обязанности сначала под наблюдением опытного наставника, затем самостоятельно.

Попадание в состав кадрового резерва повышает мотивацию работника. Он видит путь продвижения в профессиональном плане как по горизонтальной ступени, так и по вертикальной. Если система резерва продуманна, то сотрудники мотивируются на дальнейший рост по служебной лестнице. Компания при грамотной организации системы планирует и управляет процессом перемещений.

При низкой текучести кадров, отдаче в работе, профессиональном самосовершенствовании работников организация финансово устойчива. Редко возникают ситуации, когда уход из фирмы опытных менеджеров негативно влияет на бизнес: падают продажи и ухудшается имидж организации.

Для чего нужны резервисты?

Кадровый резерв на предприятии работает прежде всего на снижение текучести кадров. Кроме того, экономит ресурсы компании, которые она потратила бы на подбор, адаптацию и обучение новых сотрудников. Появляющиеся вакансии заполняются уже подготовленными специалистами, замотивированными на развитие, а это влияет и на общий уровень квалификации персонала. Среди целей формирования кадрового резерва организации стоит отметить преемственность в управлении, повышение лояльности работников.

Кадровый резерв помогает укреплять корпоративную культуру, что повышает личную ответственность каждого сотрудника за свой участок работы и за общий результат.

«В крупной производственной корпорации, где я работала несколько лет, кадровый резерв был частью Управления талантами, основной задачей которого было обеспечить наличие требуемого количества талантов с должным уровнем подготовки для достижения бизнес-целей предприятия. Непосредственно кадровый резерв формировался для того, чтобы оперативно и эффективно замещать руководящие должности. Выделялись три группы: мобильный резерв (сотрудники, готовые в том числе на переезд в другой город), локальный общий резерв и локальный узконаправленный резерв (для уникальных должностей)», — рассказывает Ольга Куцко, сертифицированный член Института CIPD выпускница Nottingham Trent University 2014, опыт работы в сфере HR более 9 лет.

Зачем и как создавать кадровый резерв компании

Наличие выстроенной системы кадрового резерва на предприятии является одним из главных факторов повышения эффективности бизнеса, также немаловажен резерв в государственной структуре.

Кадровый резерв решает сразу несколько важных задач:

• снижение текучести кадров;
• сокращение среднего срока на закрытие вакантных должностей;
• избежание кризисной ситуации в случае ухода ключевого сотрудника;
• снижение средних затрат на закрытие вакансии;
• повышение лояльности, мотивации и вовлеченности персонала;
• постоянное функционирование эффективной команды;
• повышение конкурентоспособности организации на рынке.

В процессе формирования кадрового резерва будущих руководителей решаются следующие важные задачи:

• Подбор кадров для замены руководителей и создание плана для этих процедур
• Обозначение необходимых требований к будущим начальникам
• Выявление потенциально подходящих работников для кадрового резерва предприятия
• Создание индивидуального плана профессионального роста и развития для каждого работника в кадровом резерве организации
• Непосредственное обучение и повышение уровня отобранных специалистов
• Анализ прогресса каждого работника в кадровом резерве предприятия
• Перевод работника на новую должность и помощь в адаптационный период.
• Определение фактической стоимости всех вышеперечисленных мероприятий.

В начале выявляются объективно наиболее важные должности, которые серьезно влияют на деятельность компании и ее результаты. Как правило, к ним относят главного руководителя, его заместителей, начальников отделов и других подразделений. Также речь может идти об узких специалистах более низкого ранга, но не менее важных для предприятия.

Количество важных должностей, для которых необходимо составлять кадровый резерв, отличается в зависимости от размера и особенностей предприятия. Например, в крупных транснациональных компаниях число резервистов колеблется от 30 до 200 человек.

Понимание того, что значит группа кадрового резерва на предприятии, важный момент, так как без этой составляющей не сможет существовать практически ни один более или менее значимый бизнес. Сам процесс создания источников квалифицированных кадров меняет собственные характеристики в зависимости от того, в каком направлении движется предприятие. Если в планах фирмы присутствуют разнообразные аспекты, касающиеся освоения новых рынков и запуска очередных проектов, то перечень резервистов включает в себя исключительно внутренних кандидатов. У организаций, с курсом, взятым на сохранение стабильности и удержание существующей клиентской базы, в список потенциальных мастеров входят люди с совсем другими компетенциями.

Что необходимо уточнить с самого начала

Итак, понимание ответа на вопрос, касающийся того, зачем нужен отбор кадров при выдвижении на предприятии, и как работать с кадровым резервом — это ключ к успеху практически любого вида крупного бизнеса. Отделу, желающему поработать с подбором квалифицированного персонала, заранее нужно проработать следующие аспекты данного процесса:

1. Анализ общей стратегии продвижения фирмы. Например, задачи по освоению новой продукции и очередных рынков сбыта, требуют особого подхода в плане назначения должностей. Людей следует подбирать с учетом индивидуальных, нынешних потребностей организации.
2. Выявление возможных причин для текучки. Сглаживание острых углов, разработка программы лояльности, внедрение корпоративной культуры и модулей для поощрения постоянных сотрудников.
3. Решение основных проблем внутри компании, причем еще до задействования резервных мощностей.

Нетрудно догадаться, что каждая представленная операция требует максимально комплексного, стабильного и системного подхода.

Что ещё важно для формирования кадрового резерва

Не собирайте большой кадровый резерв. Если в резерве будет 150 человек, а в год на должность появляется 15 вакансий, то много людей так и не дождутся своего назначения и останутся демотивированными. До формирования резерва рекомендуется сначала собрать статистику и, исходя из освобождающихся должностей, рассчитать какое количество кадровых резервистов на конкретную должность можно набрать.

Опрашивайте сотрудников о назначении резервиста на должность. Перед назначением человека из кадрового резерва, проведите опрос команды и узнайте, готовы ли сотрудники, что этот человек станет, например, руководителем отдела. Ведь если резервист подходит компании по критериям, но не нравится команде — такое назначение может стать демотивирующим фактором для остальных сотрудников.

Принципы создания кадрового резерва

ВАЖНО! Образец приказа об исключении из кадрового резерва от КонсультантПлюс доступен по ссылке

Приступая к организации резерва кадров на предприятии, стоит руководствоваться следующими принципами, обуславливающими эффективность этого процесса:

1. Потребность. Необходимость в создании резерва кадров действительно должна быть актуальной для данной организации.
2. Квалификационное соответствие. Кандидат в «резервисты» на определенную должность должен подходить для этого по основным характеристикам данной квалификации.
3. Оправдание ожиданий. Сотрудник, отбираемый в резерв, должен быть перспективным по главным определяющим показателям:
   возрасту;
4. полученному образованию;
5. актуальной квалификации;
6. стажу;
7. движении по карьерной лестнице;
8. ориентации на совершенствование и рост и др.
9. Прозрачность. Создание резерва должно проходить гласно. Информация о кадровых потребностях и кандидатах должна быть открытой.
10. Конкурентная борьба. Чтобы выбрать лучшего и стимулировать разумную соревновательность, а отсюда и стремление к улучшению, на каждую вакантную должность следует предусмотреть не одного, а 2-3 «резервистов».
11. Инициатива. Все участники процесса должны проявлять активность, особенно ответственные за отбор кандидатов в резерв.

Что необходимо уточнить до начала формирования резерва

Прежде чем запустить процесс создания или обновления запаса сотрудников на ключевые должности, нужно четко определить его будущую логику. Для этого необходимо провести предварительный анализ кадровой ситуации на предприятии. Пристальное внимание нужно будет уделить следующим факторам:

• анализу общей бизнес-стратегии: к примеру, освоение новых видов продукции или новых рынков сбыта требуют иной кадровой подготовки, нежели наращивание объемов производства в стабильном ассортименте;
• при сильной «текучке» важно установить ее истинную причину, выявить самые «острые» должности, определить примерные черты не удерживающихся на них работников и наметить «портрет» оптимально подходящих;
• решение основных кадровых проблем до того, как начать устранять «бреши» с помощью резерва.

Нахождение в кадровом резерве не является гражданской службой

До внесения изменений ч. 1 ст. 3 Федерального закона № 79-ФЗ содержала следующее определение:государственная гражданская служба Российской Федерации (далее также – гражданская служба) – вид государственной службы, представляющей собой профессиональную служебную деятельность граждан Российской Федерации (далее – граждане) на должностях государственной гражданской службы Российской Федерации (далее также – должности гражданской службы) по обеспечению исполнения полномочий федеральных государственных органов, государственных органов субъектов Российской Федерации, лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации, и лиц, замещающих государственные должности субъектов Российской Федерации (включая нахождение в кадровом резерве и другие случаи).

Подготовка персонала, способного сразу занять необходимые должности в назначенное время, важный момент стратегического менеджмента. Именно сотрудники собственной фирмы способны (чаще всего) продвинуть компанию на новый, более высокий уровень.

Несмотря на то, что процесс подготовки резервистов может занимать годы, при использовании компанией современных методов анализа рынка и долгосрочного планирования, такое воспитание собственных кадров оправдывает себя в будущем.

Однако бывают ситуации, когда необходима «свежая струя» креативности, новое видение проблемы, неординарное мышление, новации. В таких случаях компания объявляет конкурс на вакантную должность и назначает «человека со стороны».

В России в коммерческих структурах мало практикуется создание кадровых резервов. В бюджетных организациях традиционный консерватизм предусматривает резервистов по умолчанию. В крупных зарубежных компаниях такой способ обеспечения себя кадрами, носит характер жесткой конкурентной борьбы между сотрудниками.

Сотрудники про запас: внешний кадровый резерв

Внутренний кадровый резерв существует во многих компаниях: это привычная практика, позволяющая сформировать базу специалистов, которых в случае необходимости можно перевести на освобождающиеся (чаще управленческие) должности. В список резервистов попадают собственные сотрудники, обладающие профессиональным потенциалом: их отправляют на стажировки, развивают, готовят к возможному повышению. Однако если речь идёт о замещении топ-позиций (первая линейка руководителей), внутреннего кадрового резерва часто оказывается недостаточно.

Незаменимые есть!

Эффективность работы любой организации зависит от деятельности ключевых сотрудников: управленцев высшего звена и уникальных специалистов. Их потеря связана с серьёзными финансовыми рисками: нарушается отлаженное течение бизнес-процессов, снижается управляемость компании. Поиск нового сотрудника, отвечающего всем требованиям позиции, может занять месяцы — за это время даже крупные корпорации могут потерять рынок. Предугадать заранее, когда тот или иной специалист, на котором «завязаны» все процессы, покинет компанию, возможно далеко не всегда. Современная экономическая ситуация, требующая мобильности и немедленного реагирования на изменения бизнес-среды, заставляют владельцев компаний выделять ресурсы на создание внешнего кадрового резерва.

Внешний кадровый резерв: специалисты, обладающие необходимыми навыками и способные заменить ключевых сотрудников компании, в настоящее время работающие в других организациях.

Во внешний кадровый резерв могут быть включены кандидаты, занимающие аналогичные должности в компаниях-конкурентов, или же профильные специалисты, работающие в организациях других отраслей, но имеющие необходимую квалификацию. Как правило, это сотрудники ведущих игроков на рынке, руководители среднего и высшего звена.

Если речь идёт о формировании внешнего кадрового резерва для менее крупного предприятия, в список войдут профильные специалисты из компаний соответствующего уровня. В случаях с уникальными специалистами, которые не всегда занимают высокие должности, источником для формирования резерва становятся компании самых разных отраслей, имеющие в штате сотрудников нужного профиля. В любом случае, всё зависит от пожеланий и интересов заказчика, который и определяет область поиска.

Огласите весь список, пожалуйста

Казалось бы, наличие внешнего кадрового резерва — это отличный способ контролировать ситуацию и всегда иметь под рукой запасных сотрудников, однако воплотить этот проект в жизнь не так легко. Мониторинг отрасли требует значительных затрат: HR’ы отвлекаются от основной деятельности, не успевают закрывать текущие позиции и работать с внутренним кадровым резервом. Поэтому сегодня внешний кадровый резерв сформирован лишь в небольшом числе крупных компаний, которые могут выделять на эти цели отдельных специалистов.

В связи с возрастающей потребностью организаций в создании баз «запасных» сотрудников некоторые агентства, специализирующиеся на кадровом консалтинге, начали предлагать услугу по созданию внешнего кадрового резерва. На предложение сразу же откликнулись многие крупные холдинги, группы компаний и предприятия, идущие по пути диверсификации бизнеса — разветвлённая структура и наличие большого числа подразделений и филиалов делает подбор резервистов силами HR-департамента практически невозможным.

Олег Цетович

— Иметь внешний кадровый резерв компании стремятся по разным причинам. Одни хотят видеть срез отрасли, знать, специалисты какого уровня есть на рынке, какова их мотивация. Другие заинтересованы в базе реальных кандидатов, которые могли бы в короткие сроки занять освобождающуюся вакансию. Для первых у нас существует базовая программа, т.н. «холодный резерв»: мы предоставляем обзор ситуации на рынке, список потенциальных сотрудников, соответствующих требованиям, но непосредственно с резервистами не связываемся. Расширенная программа включает в себя проведение интервью с интересными для организации специалистами: мы сообщаем им о вероятных вакансиях, выясняем, насколько возможно сотрудничество с нашим клиентом в перспективе. Такие исследования можно проводить как конфиденциально, так и открыто. Некоторые работодатели не скрывают от сотрудников, что ищут им замену: с одной стороны, это нормальная практика в области топ-менеджмента, и все это понимают, с другой — наличие «конкурентов» является своего рода мотивацией для персонала.

Кандидаты первой свежести

Наличие запасного варианта значительно облегчает жизнь владельцам компаний: можно в кратчайшие сроки связаться с проверенными специалистами и закрыть вакансию, избегая временных и финансовых затрат на подбор претендентов. Либо, исходя из тенденций рынка, скорректировать условия для работающих сотрудников.

Пожалуй, единственным недостатком такой системы является быстрая потеря актуальности сведений. Рынок изменяется стремительно, специалисты постоянно передвигаются как в границах холдинга, так и между различными предприятиями отрасли — обновлять данные требуется не реже двух раз в год.

Показатели оценки результатов работы с резервом

Таким образом, ниже используется описание кадровой технологии на одном из четырех уровней, где первый уровень зрелости можно обозначить как пассивный или начальный. Принципиальным отличием данного уровня является организация процесса случайным образом, иногда хаотичность.

На втором уровне зрелости процесс реализуется уже значительно более активно, но при этом носит, скорее, реактивный характер. При этом не смотря на реактивность, процесс носит воспроизводимый характер, его повторяют в том же виде на регулярной основе. Особенностью процессов второго уровня зрелости является их чуткая реакция на оперативные задачи, а также попытки планирования и отслеживания этого процесса.

На третьем уровне зрелости процесс можно уже описать как проактивный, характеризующийся высокой степенью управляемости и стандартизации. Четкая определенность и организованность процесса на основе принятого стандарта осуществляется из понимания целей и задач, на решение которых направлен процесс. Реализация процесса на третьем уровне зрелости определяет уже достаточно высокий уровень развития кадровой технологии. Однако, существует и четвертый уровень зрелости.

Четвертый уровень характеризуется четкой стратегической направленностью. Кроме того, процесс организован таким образом, что постоянно улучшается, оптимизируется, совершенствуется качество отдельных подпроцессов с учетом имеющейся и меняющейся стратегии.

Перечисленные уровни зрелости описаны применительно к каждому из пяти основных этапов (процессов) работы с резервами. Таким образом, уровни зрелости описаны относительно пяти основных элементов работы с кадровым резервом.

Критерии отбора сотрудников в кадровый резерв

Критерии отбора сотрудников в кадровый резерв могут быть следующими.

• Возраст. Рекомендуемый возраст сотрудников, рассматриваемых в качестве кандидатов на руководящую должность среднего звена, — 25–35 лет. В резерв руководителей высшего звена не рекомендуется включать сотрудников старше 45 лет.

• Образование. Рекомендуемый уровень образования на руководящую позицию среднего звена — высшее профессиональное образование. В качестве резервистов на позиции топ-менеджеров организации лучше рассматривать сотрудников, имеющих высшее образование в сфере управления, экономики и финансов.

• Дополнительное образование и переподготовка.

• Опыт работы в компании на базовой должности. Многие компании предпочитают включать в кадровый резерв только кандидатов, получивших профессиональный опыт в данной организации.

• Результаты профессиональной деятельности. Кандидат на включение в кадровый резерв должен успешно выполнять свои обязанности на занимаемой должности, показывать стабильные профессиональные результаты.

• Рекомендации.

• Результаты тестирования.

• Стремление кандидата к самосовершенствованию, развитию своей карьеры — самый важный критерий отбора.

Варианты формирования кадрового резерва

Формированием кадрового резерва занимаются руководители предприятия, а также работники кадровой службы на основе планов работы за определенные периоды.

Существует несколько вариантов формирования кадрового резерва:

1. Составление прогноза предполагаемых изменений в организационно-штатной структуре. На основании прогноза происходит формирование кадрового резерва в соответствии с потребностью в замещении вакантных должностей на определенный период времени. Чаще всего период планирования составляет 1–3 года.

2. Определение ключевых должностей в организации и формирование кадрового резерва для всех руководящих должностей вне зависимости от того, планируется ли замена занимающих эти должности сотрудников.

Документальное оформление работы с кадровым резервом

Вся работа с кадровым резервом, начиная с этапа планирования, должна регулироваться локальным нормативным актом.

Это может быть Положение о кадровом резерве. В нем следует прописать цели и задачи данного направления деятельности, порядок формирования резерва кадров, критерии отбора и организация работы с резервистами.

К данному документу в качестве приложений составляются образцы внутренних документов, например опросный лист для кандидата, форма обратной связи от его руководителя и прочие документы.

Назначение или перевод сотрудника из кадрового резерва следует оформлять обычным способом: с помощью приказов руководителя, внесения изменений в трудовые книжки и личные карточки.

Два способа формирования кадрового резерва: традиционный и современный

Существует группа должностей, которым организация уделяет особое внимание. Это должности высших руководителей, оказывающие исключительное влияние на развитие организации.

Способность выявлять и готовить к работе на высокой должности будущих руководителей является важнейшим фактором успеха в конкурентной борьбе.

Поэтому современные организации создают специальные системы подбора, развития, перемещения будущих руководителей (резерв руководителей) и рассматривают управление этой системой как стратегически важную задачу.

• Резерв работников на выдвижение — это специально подготовленные работники, которые по своим профессиональным и личным качествам с учетом необходимости в любое время могут быть выдвинуты на вышестоящие планируемые должности.
• Формирование кадрового резерва организации — это вид управленческой деятельности, направленный на организацию мероприятий, позволяющих планировать, отбирать и обучать потенциально способных к руководящей деятельности работников.
• Источниками резерва руководящих кадров являются:

• работники, прошедшие аттестацию и рекомендованные на выдвижение;
• молодые специалисты, проявившие себя на практической работе;
• заместители руководителей разного ранга;
• работники организации, оканчивающие высшие и средние специальные учебные заведения без отрыва от производства, и др.

Существуют два способа формирования кадрового резерва: традиционный и современный:

• Традиционный способ заключается в том, чтобы подготовить замену на конкретную должность. Например, акционеры крупной региональной производственной организации решают, что топ-менеджеров головной организации необходимо через определенный срок заменить местными менеджерами, проведя их должную подготовку.
• Современный способ (система управления талантами) заключается в том, чтобы выявлять талантливых и потенциальных работников и развивать их на рабочем месте, которое они сейчас занимают, используя их как проводников изменений и ресурс для развития организации.

В России на сегодняшний день большей популярностью пользуется традиционный способ, поскольку он более простой и менее затратный. Второй способ связан со сложными процедурами организационной диагностики и прогнозирования развития работника и организации, что влечет за собой дополнительные затраты.

1. Резерв формируется на основании результатов оценки персонала и анализа карьерных планов работников с соблюдением ряда принципов:

• Принцип плановости: учитывает объективную потребность опережающего роста уровня подготовки руководителей по сравнению с технологическими и социально-экономическими характеристиками производства.
• Принцип единства: обеспечивает качественную подготовку руководителей всех уровней управления.
• Принцип непрерывности: система развития разрабатывается на несколько лет работы специалиста (в зависимости от конкретной группы должностей) и начинает реализовываться с момента его выдвижения в резерв. Таким образом обеспечивается переход от периодической (а на практике лишь эпизодической) работы к непрерывному развитию специалиста. Это осуществляется включением их в разнообразные виды деятельности, систематическим самообразованием, а также регулярной подготовкой с отрывом от производства в специализированных учебных центрах.
• Принцип «больше — лучше»: лучше включить в список резерва кандидатов без потенциала, чем упустить управленческий талант. В то же время число резервистов должно быть управляемым (от одного до трех на каждую должность руководителя среднего звена).
• Принцип «открытого списка»: возможность попасть в резерв всем работникам, удовлетворяющим формальным критериям, в том числе и для тех, кто не попал в него или был выведен из его состава в какой-то момент времени.
• Принцип «не создавать касты неприкасаемых»: включение в резерв не должно означать никаких привилегий или гарантий служебного роста. Речь может идти только о создании условий для профессионального роста.
• Принцип участия высшего руководства: гарантирует реальность работы с резервом.
• Принцип этичности и конфиденциальности: гарантирует, что при проведении оценки и принятии решения о зачислении или незачислении работника в резерв будут соблюдены процедуры, максимально оберегающие чувство собственного достоинства резервиста и не снижающие его самооценки.
• Принцип гласности: создает условия, при которых возможна общественная проверка качеств резервиста.

Похожие записи:

• Бесплатный проезд на пригородных автобусных маршрутах
• Ребёнку исполняется 14 лет — что нужно, чтобы получить паспорт
• Разрешена ли продажа безалкогольных энергетических напитков несовершеннолетним?