Как заверять копии документов в арбитражный суд
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как заверять копии документов в арбитражный суд». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В исключительных случаях дубликаты заверяются у нотариуса. Особые ситуации предусмотрены законом. Например, доверенность на зарубежные сделки, наследство, свидетельства о праве собственности, исправление учредительных документов организаций и так далее, но всякий раз, когда вы делаете копии и выписки из кадрового делопроизводства, обращаться к нотариусу нецелесообразно. В большинстве случаев работодатель вправе заверить их самостоятельно.
Письменные доказательства
Что такое письменные доказательства по гражданскому делу? Какие доказательства можно представить в суд? Как доказательства будут оценены судом?
Самым распространенным видом доказательств являются письменные доказательства (статья 71 ГПК РФ). Это объясняется тем, что все важные обстоятельства в нашей жизни оформляются документально. Письменные доказательства содержат сведения об обстоятельствах, имеющих значение для рассмотрения и разрешения искового заявления в суде.
| Письменные доказательства — это документы, содержащие сведения об обстоятельствах, имеющих значение для рассмотрения дела в суде |
Документы могут быть выполнены в форме цифровой, графической записи, получены в помощью средств связи, например по факсу или электронной почте. К таким доказательствам относятся судебные постановления и Протоколы.
Как правильно заверить копию документа
Отметка о заверении копии должна иметь обязательные реквизиты согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016 “Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст). Рассмотрим их в таблице 1.
Таблица 1. Обязательные реквизиты заверенной копии документа
Заверительное слово или словосочетание
«Верно» или «копия верная». Допускается использовать специальный штамп
Руководитель организации или уполномоченное лицо. Полномочия заверителя, если он не является руководителем указывают в приказе или доверенности
Фамилия и инициалы заверителя
Р.7.09.7-2016 допускает отсутствие расшифровки подписи. Однако негласные правила делового документооборота предписывают обязательно расшифровать ее
Допускается использовать любую печать, предусмотренную организацией. Главное – наличие на бланке печати обязательных реквизитов в соответствии с ГОСТ Р 51511–2001 “Государственный стандарт Российской Федерации. Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования» (утв. пост. Госстандарта от 25.12.2001 № 573-ст).
Если у ИП печать отсутствует (Федеральный закон от 08.08.2001 № 129-ФЗ не обязывает ИП иметь печать), то достаточно будет только подписи самого индивидуального предпринимателя
Отметка о местонахождении оригинала
Фраза: «подлинник или оригинал документа находится в (у) ООО «ООО» (ИП ФИО)». В основном ставится на копиях трудовых книжек.
Число, месяц и год выдачи или заверения документа
Срок действия документа с проставленном на нем датой заверения – 30 дней. Данное требование законодательно не закреплено, но на практике сотрудники государственных ведомств и банков могут отказать в приеме, если они датированы слишком давно. В банках срок действия заверенной копии составляет от 3 до 14 дней.
С 1 июля 2020 года вступит в силу приказ Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 29.04.2019 № 175-ст, которым предусмотрено два нововведения:
- ГОСТ 2.105-95 утрачивает силу в качестве национального стандарта, но сохраняет действие в качестве межгосударственного;
- ГОСТ Р 2.105-2019 признают национальным.
Дополнительно в этой сфере приняты:
- ГОСТ Р 2.106-2019 «Единая система конструкторской документации. Текстовые документы», утв. приказом Росстандарта от 29.04.2019 № 176-ст;
- ГОСТ Р 2.601-2019 «Единая система конструкторской документации. Эксплуатационные документы», утв. приказом Росстандарта от 29.04.2019 № 177-ст;
- ГОСТ Р 2.610-2019 «Единая система конструкторской документации. Правила выполнения эксплуатационных документов», утв. приказом Росстандарта от 29.04.2019 № 178-ст;
- ГОСТ Р 2.711-2019 «Единая система конструкторской документации. Схема деления изделия на составные части», утв. приказом Росстандарта от 29.04.2019 № 179-ст.
Какие документы работодатель обязан предоставить работнику?
Первая норма, к которой мы обратимся, – ст. 62 ТК РФ. В ней сказано, что работодатель по письменному заявлению работника обязан выдать ему документы, связанные с работой:
- копии приказов о приеме на работу, переводах на другую работу, об увольнении;
- выписки из трудовой книжки;
- справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и др.;
- трудовую книжку в целях обязательного социального страхования (обеспечения) работника (он обязан в течение трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю).
Обязанность по выдаче документов работнику установлена и иными нормами Трудового кодекса. В частности, в соответствии со ст. 68 по требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию приказа (распоряжения) о приеме на работу. В статье 84.1 говорится о документах, выдаваемых при увольнении. В частности, по требованию работника нужно выдать надлежащим образом заверенную копию приказа (распоряжения) о расторжении трудового договора, на основании письменного заявления – заверенные копии документов, связанных с работой. Ну и конечно, в день увольнения выдается трудовая книжка.
Кроме того, в ст. 89 ТК РФ определено, что в целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у работодателя, работники имеют право в том числе на получение копий любой записи, содержащей их персональные данные, за исключением случаев, предусмотренных ч. 8 ст. 14 Федерального закона от 27.07.2006 № 152?ФЗ «О персональных данных».
Обязан ли работодатель предоставлять копии локальных нормативных актов (правил внутреннего трудового распорядка, положения по оплате труда и пр.), связанных с трудовой деятельностью работника, по его заявлению?
Однозначный ответ на этот вопрос дать невозможно. Объясним, почему. Суды, рассматривая споры о выдаче документов, говорят, что перечень документов в ч. 1 ст. 62 ТК РФ не является исчерпывающим, помимо названных в этой норме, работодатель обязан выдать и другие документы. Вместе с тем в судебной практике за последнее время работникам отказывают в удовлетворении требований о выдаче положений об оплате труда, приложений к коллективному договору. Свои решения суды обосновывают тем, что в отношении локальных нормативных актов трудовым законодательством предусмотрена обязанность работодателя по ознакомлению с ними под подпись, но не по предоставлению указанных документов работнику (см., например, апелляционные определенияВС Республики Коми от 24.08.2015 по делу № 33?4430/2015, Хабаровского краевого суда от 11.02.2015 по делу № 33?888/2015).
Есть и судебные решения, которыми отказ в выдаче копий локальных актов, например, о порядке установления заработной платы признавался незаконным. Так, Приморский краевой суд, рассматривая жалобу работника на решение суда первой инстанции, которым отказано в удовлетворении требований о выдаче работнику копий документов, связанных с установлением материального стимулирования работников, системы оплаты труда и пр., указал, что работодатель обязан по письменному требованию работника выдать ему не только документы, названные в ст. 62 ТК РФ, но и другие документы, связанные с его работой, если они необходимы ему для реализации тех или иных прав. Поскольку работник требовал документы с целью установления правомерности и обоснованности порядка начисления зарплаты, отказ суда первой инстанции в удовлетворении требований работника был признан незаконным (Апелляционное определение Приморского краевого суда от 27.06.2017 по делу № 33?6331/2017).
Отметим, что требования о выдаче работодателем документов работнику содержатся в нескольких федеральных законах и актах. Представим некоторые из них в таблице.
| Нормативный акт | Документ |
| Закон РФ от 19.04.1991 №?1032?1 «О занятости населения в Российской Федерации» | Справка о среднем заработке за последние три месяца |
| Федеральный закон от 29.12.2006 №?255?ФЗ «Об обязательном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» | Справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой |
| Статья 230 НК РФ | Справка о доходах физического лица по форме 2?НДФЛ |
| Федеральный закон от 30.04.2008 №?56?ФЗ «О дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений» | Сведения об исчисленных, удержанных и о перечисленных дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и о взносах работодателя, уплаченных в пользу застрахованных лиц |
| Федеральный закон от 01.04.1996 №?27?ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» | Копия сведений персонифицированного учета, индивидуальных сведений и сведений о трудовом (страховом) стаже* |
Ограничения для нотариального заверения документов
В некоторых случаях нотариус вправе отказать в процедуре заверения. Согласно 48 статье Закона «О нотариате», причинами для отказа являются:
- Противоречие нотариального действия действующему законодательству.
- Принадлежность права на совершение данного нотариального действия другому нотариусу.
- Обращение к нотариусу недееспособного лица, либо лица, не имеющего необходимых полномочий.
- Несоответствие сделки закону.
- В случае обращения юрлица – противоречие сделки целям, указанным в учредительных документах.
- Наличие в представленных нотариусу документах фактов, неподтвержденных в соответствии с законодательством РФ.
В каких случаях необходимо нотариальное заверение копий?
Ответ на этот вопрос также можно найти в Указе: в соответствии с пунктом 2 рассмотренный выше порядок самостоятельного заверения применяется, «если законодательством не предусмотрено представление копий таких документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке». Таким образом, нотариальное заверение копий необходимо в случаях, прямо предусмотренных законом, в остальных случаях заверение документов нотариусом возможно, но необязательно.
Например, в соответствии с подпунктом 19 пункта 2 статьи 149 НК РФ для освобождения от НДС товаров (работ, услуг), реализуемых в рамках оказания безвозмездной помощи (содействия) Российской Федерации, в налоговые органы необходимо представить нотариально заверенную копию удостоверения, выданного в установленном порядке и подтверждающего принадлежность поставляемых товаров (выполняемых работ, оказываемых услуг) к гуманитарной или технической помощи (содействию). В соответствии с подпунктом 1 пункта 2 статьи 310 НК РФ исчисление и удержание суммы налога с доходов, выплачиваемых иностранным организациям, производятся налоговым агентом по всем видам доходов, указанных в пункте 1 статьи 309 НК РФ, во всех случаях выплаты таких доходов, за исключением случаев, когда налоговый агент уведомлен получателем дохода, что выплачиваемый доход относится к постоянному представительству получателя дохода в Российской Федерации, и в распоряжении налогового агента находится нотариально заверенная копия свидетельства о постановке получателя дохода на учет в налоговых органах, оформленная не ранее чем в предшествующем налоговом периоде.
В случаях, установленных законом, заверение копий документов возможно судом или иным государственным органом (п. 8 ст. 94 НК РФ, п. 10 ст. 75 АПК РФ). В этих случаях копии также будут считаться заверенными надлежащим образом.
ШАГ 0. Вопросы организации бизнеса.
С первыми статьями про ИП мы решили осветить вопрос легального ведения бизнеса. Незаконное предпринимательство у нас в стране наказуемо.
ИП и интернет магазин? Вы, наверное, не раз задумывались, а надо ли вообще как-то легализовать свой бизнес на начальном этапе и быть индивидуальным предпринимателем для своего интернет магазина? И да, и нет! С одной стороны, имея лишь ИП вы сразу сможете заключать договоры даже с некоторыми крупными поставщиками, а также и с курьерскими службами. Экономия на отсутствии ИП минимальна, да и коммерческая деятельность интернет магазина без оформления ИП противозаконна. Обо всем этом и не только подробнее далее.
Будем начинать с простых вещей, а именно с процессом регистрации статуса индивидуального предпринимателя. Почему именно ИП? Потому что получить данный статус намного проще, чем, например, организовать собственное общество с ограниченной ответственностью (ООО). В дальнейшем мы подробно расскажем и про ООО, но пока остановимся на ИП.
Индивидуальные предприниматели — физические лица, зарегистрированные в установленном законом порядке и осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица.
Если вы думаете, что выбрать для интернет магазина, ООО или ИП, то вот сравнение:
В чем плюсы ИП:
Бизнес легко создается и так же легко ликвидируется;
Не платится налог за имущество, который используется в предпринимательской деятельности;
Простой порядок применения решений (про собрания и протоколы можно забыть);
ИП, который применяет единый налог на вмененный доход, фиктически может не вести учет полученных доходов и средств. К сведению, интернет магазины не могут работать по системе ЕНВД (вмененке);
Вы можете свободно использовать полученную выручку. Имея расчетный счет в банке, вы можете просто переводить полученные средства на свою пластиковую карту VISA/MasterCard;
Простая отчетность.
Однако есть и минусы:
ИП, в отличие от ООО, отвечает по обязательствам своим имуществом;
Иногда средние и крупные компании отказываются работать с ИП;
Вы всегда должны учавствовать в ведении дел, так как отсутствует возможность назначить директора;
Отсутствие возможности получить некоторые лицензии (розничная торговля алкоголем, сильными ядами и некоторыми лекарствами);
Возможность вести бизнес совместно отсутствует..
Большинство небольших интернет магазинов работают под руководством именно индивидуальных предпринимателей. В любом случае, выбор за вами.
ШАГ 5. Подача документов самостоятельно в налоговую инспекцию.
Переходим к непосредственно подаче документов.
Если вы регистрируетесь в Москве, то вам в Межрайонную инспекцию федеральной налоговой службы № 46 (МИФНС № 46 адрес: г. Москва, Походный проезд, владение 3, стр.2). Если вы из другого города России, то обращайтесь в районную инспекцию по месту прописки.
Документы, которые необходимо передать в налоговую:
— Заявление о регистрации ИП (1 шт.). Лист Б формы Р21001 заполняют в налоговой и отдают вам;
— Копия паспорта с пропиской на одном листе. Бывали случаи когда налоговые требуют копии всех страниц, уточняйте в своей;
— Квитанция об оплате госпошлины;
— Заявление о переходе на УСН (если собираетесь использовать УСН);
— Копию ИНН;
— Иностранным гражданам обязательно нужно взять с собой копию документа, разрешающего их временное проживание на территории России или копию вида на жительство.
Этих документов будет достаточно для самостоятельной регистрации ИП.
Как заверить документ штампом «Копия верна»
Для удостоверения документации допускается два типа отметок: оттиск штампа и рукописный вариант. В первом случае необходимо создать специальный штамп с аббревиатурой «Corretto» или «Copia èorrect». Но учтите, что ГОСТ не указывает на использование оттиска «копия правильная». Есть возможность создавать штампы двух типов: «Копия» и «Правда». Первый укажет на дубликат документа. Второй — для его безопасности.
Вот принципы, как заверить копии документов по новым правилам с помощью отпечатка пальца:
- штамп ставится в конце текста под всеми подписями;
- ставят на свободное место, обычно в правом нижнем углу;
- запрещается накладывать текст;
- его можно использовать по согласованию с органами, в которые направляются документы (не все государственные органы это разрешают).
Стандарт определяет состав реквизитов документов; правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе; образцы бланков; правила создания документов. Положения Стандарта распространяются на документы на бумажном и электронном носителях.
Данным Стандартом предусмотрены порядок и форма заверения копий различных видов документов.
В п. 5.26 Стандарта указано, что отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа.
Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).
Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N … за … год») и заверяется печатью организации.
Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.
Образцы заверения копий документов:
Требования к заверению копий документов по ГОСТ Р 7.0.97-2016 и их значение при осуществлении закупок (44-ФЗ, 223-ФЗ)
ГОСТ Р 7097-2016, 44-ФЗ, 223ФЗ, 44 ФЗ, заверение копий документов для участия в закупках
Таким образом, надлежащим образом заверенной копией документа является такая копия, которая полностью соответствует оригиналу, и верность копии свидетельствует уполномоченное лицо.
Верность копии подлинникам документов может свидетельствовать руководитель организации, который от ее имени действует без доверенности, а также лицо, которому такое право предоставлено по доверенности или локальным актом организации, из которых следует, что лицо, заверившее документ, имеет какое-либо отношение к организации, от имени которой оно заверяло копию.
В случае установления требований о заверении копий документов, предоставляемых участником закупки в соответствии с требованиями п. 5.26 ГОСТ представленная участником копия документа (устава, договора, положения, штатного расписания и др.) должна включать следующие обязательные реквизиты:
1) слово «ВЕРНО»;
2) наименование должности лица, заверившего копию;
3) его собственноручную подпись;
4) расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
5) дату заверения копии;
6) обязательную надпись о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N … за … год»);
7) печать организации.
Таким образом, если в представленных участником закупки заверенных копиях документов (например, устав, договор, акты и пр.) отсутствуют какие-либо реквизиты из вышеперечисленных, например, надпись о месте хранения оригинала документа (что необходимо, поскольку копия представляется участником в другую организацию-заказчику), то данное обстоятельство свидетельствует о ненадлежащем заверении представленных копий, что не представляет заказчику возможности установить их соответствие подлинникам.
В соответствии с п. 4 раздела «Предисловие» данного Стандарта в настоящем стандарте реализованы нормы Федеральных законов от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
Согласно п. 5 раздела «Предисловие» Стандарта правила применения настоящего Стандарта установлены в статье 26 Федерального закона от 29 июня 2015 г. № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации».
Как следует из раздела «Область применения» настоящий Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы: уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др. (далее — документы), в том числе включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД), класс 0200000.
Работодатель обязан вести личные дела сотрудников, если это прямо предписано нормативными актами. Например, такое требование установлено для органов исполнительной власти. У тех компаний, кто не попадает под действие таких актов, обязанности вести личные дела сотрудников нет. Однако иногда работодатели начинают их формировать по своей инициативе. В таком случае они сами составляют перечень документов, которые нужно включить в личное дело. Но при этом важно соблюдать закон о конфиденциальности персональных данных.
Итак, по той или иной причине в компании решено формировать личные дела работников. Прежде всего нужно составить локальный нормативный акт, который определит важные моменты и правила. Это может быть стандарт или положение. В нем целесообразно отразить все нормы оформления личных дели и состав документов.
Главное правило: не стоит собирать лишнюю информацию о сотруднике про запас — только то, что действительно важно. Иначе будут нарушены принципы работы с персональными данными.
Как заверить копии уставных документов
Каких-либо особенностей в части заверения копий уставных документов законодательство не содержит. Поэтому следует применять рассмотренные выше правила. Поскольку речь идет о многостраничных документах (уставе, учредительном договоре), нужно учитывать также порядок прошивки таких бумаг для цели их заверения.
Так, прошивку необходимо делать на 4 прокола, хотя для документов небольшого объема допустимы и 3 прокола (п. 4.21 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов, утв. приказом Минкультуры от 31.03.15 № 526). При этом должна сохраняться возможность свободного чтения текста документа, всех его реквизитов, дат, виз, резолюций, иных надписей, печатей, штампов и отметок. Также прошивку надо делать так, чтобы каждую отдельную страницу можно было скопировать при помощи копировальной машины. Но при этом прошивка не должна «разваливаться» на отдельные листы (п. 3 Требований).
Прошивку нужно сделать прочной нитью или лентой, вывести ее концы на оборотную сторону последнего листа и связать. После этого концы нити (ленты) заклеиваются бумажной наклейкой, на которой и проставляется заверительная надпись указанным выше способом — то есть часть ее приходится на наклейку, а часть — на сам лист.
Определить вероятность выездной налоговой проверки и получить рекомендации по налоговой нагрузке