Нужно ли оформлять командировку при разъездном характере работы

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Нужно ли оформлять командировку при разъездном характере работы». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Присутствие в компании сотрудников с разъездным вариантом работы ставит перед администрацией вопросы документального закрепления указанного вида деятельности и компенсации понесенных сотрудником расходов по нормам законодательства.

1. Заработную плату начислять нужно в соответствии с установленной системой оплаты труда на основании табеля учета рабочего времени. В табеле фиксируется отработанное время водителем, включая работу в выходные дни и в ночные часы, сверхурочная работа, если водители привлекаются. В отношении водителей необходимо учитывать особенности их труда и отдыха, время управления автомобилем.
2. Водителям с разъездным характером работ или работой в пути работодатель обязан возмещать расходы, связанные с такой работой. Фиксированные суммы компенсации трудовым законодательством не установлены, как и лимит по России и зарубежью не установлен. Расходы возмещаются на основании подтверждающих документов.НДФЛ и страховыми взносами данные выплаты не облагаются, так как они признаются компенсационной выплатой, предусмотренной законодательством.
3. Размер и порядок возмещения расходов устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.

Доплата за разъездной характер работы

Работникам, которые большую часть времени находятся в разъездах, работодатель возмещает связанные со служебными поездками расходы, а именно:

• расходы на проезд;
• расходы по аренде помещения для проживания;
• другие расходы, совершенные работниками и согласованные с работодателем.

Для начисления компенсации являются основанием следующие документы:

• Документ организации, в котором перечислен список работников, которым назначен особый характер работы. Например, приказ;
• Трудовой договор с работником или доп.соглашение к договору, в котором прописан характер работы работника;
• Документы, в которых указан размер компенсации работнику (он может быть установлен, например, и в трудовом договоре);
• Документы, подтверждающие траты работника, а также его нахождение в разъездах. Это могут быть отчеты о выполненной работе, авансовые документы и документы, подтверждающие понесенные расходы.

Разграничение разъездной работы от командировки

Если работодатель изначально пропишет, какие должности (профессии) предполагают разъездной характер работ, то ему будет легче решать конфликты с работниками по вопросу оплаты труда во время разъездов. Некоторые работники могут считать, что рабочее время во время поездок должно оплачиваться по правилам, установленным для служебных командировок, то есть по среднему заработку. Его определяют путем умножения среднего дневного заработка на количество рабочих дней, проведенных в командировке. Средний заработок может оказаться выше должностного оклада, так как в базу для его расчета помимо оклада включают стимулирующие и другие выплаты, связанные с выполнением трудовых обязанностей. Например, премии, оплата за сверхурочную и ночную работу, надбавки и т. п… Поэтому работники, совершающие постоянные поездки, могут настаивать на оплате рабочего времени исходя из среднего заработка.

В такой ситуации работодателю достаточно объяснить работнику, что правила ст. 167 ТК РФ о сохранении среднего заработка распространяются только на служебные командировки. Но к ним согласно ч. 1 ст. 166 ТК РФ не относятся служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер. Поэтому все разъезды в рамках выполнения трудовой функции будут оплачены по окладу, то есть на условиях, о которых стороны договорились при заключении трудового договора.

В соответствии с трудовым законодательством имеется такой вид надбавки, который начисляется в том случае если гражданин осуществляет трудовую деятельность в иных условиях (в данном случае это разъезды) как:

1. Сверхурочно – в том случае если гражданин работает сверх той нормы, которая ему наделена в месяц или же день;
2. В особые климатические условия, если связать это с дальнобойщиком, то это может быть такой пример: работник проживает и работает в жарких условиях, вдруг его работа необходима там, где постоянно холодно;
3. В выходные дни – в случае если определенный день выпадает на выходной, а необходимо работать в это время;
4. Ночные смены.

Так как разъездной характер работы — это постоянные поездки, не считая дня или же ночи, то здесь безусловно положена компенсация. К сожалению, в законодательстве отсутствует точная или же примерная сумма денежных средств, которая может считаться компенсацией за разъезды, поэтому иногда сложно доказать, что гражданин действительно имеет право на компенсацию.

Распространенные вопросы

Вопрос №1: Регулируется ли выплата компенсации на законодательном уровне, если дальнобойщик работает свыше той нормы (в часовом периоде), которая была ему озвучена и прописана при трудоустройстве?

Ответ: Да, за данную компенсацию отвечает полностью Трудовой кодекс Российской Федерации, соответственно если график работы не соответствует действительности, то гражданин имеет право на получение компенсации, которая частично или полностью покроет ненормированный ми разъездной график работы.

Вопрос №2: Можно ли самостоятельно определить норму компенсации?

Ответ: В законодательстве отсутствуют к сожалению нормы, которые должны быть в любом случае оплачены сотруднику, который выполняет свои трудовые обязанности честным трудом. Соответственно нет определенной цифры, которая бы была нормой для оплаты компенсации дальнобойщику. В среднем применяет такая формула как: стоимость одного рабочего дня умноженная на количество дней компенсации. Однако стоит отметить, что не всегда заработная плату является официальной, поэтому прежде чем устраиваться на работу следует уточнить график работы, оплату и дату официального трудоустройства.

Отличие от командировок

Его важно принимать во внимание. Не все умеют разграничивать разъездную работу от служебной командировки. Поэтому очень важно, чтобы работодатель изначально прописал, какие именно должности на его предприятии предполагают данный характер трудовой деятельности. Это значительно облегчит процесс решения конфликтов с сотрудниками, которые обычно касаются вопросов оплаты труда во время разъездов.

Некоторые могут полагать, что рабочее время в таких случаях оплачивается по правилам, которые предписаны для служебных командировок. По среднему заработку, т. е. который определяется достаточно просто – средняя дневная з/п умножается на количество проведённых человеком дней в командировке. Так получается итоговая выплата. И в этом случае средний заработок оказывается выше оклада, так как в него включены стимулирующие, надбавки, премии, сверхурочные и т. д. Неудивительно, что многие сотрудники с разъездной деятельностью нередко настаивают, чтобы их труд оплачивался именно таким образом.

Но здесь в силу вступает 167-я статья ТК РФ. Там указано, что сохранение средней з/п распространяется лишь на служебные командировки.

Незаменимая компенсация

Её также включает в себя положение о разъездном характере работы. Незаменимая компенсация – это надбавка к заработной плате. Она начисляется работнику постоянно, в определённом размере. Такой ход компаниям выгоден, так как он исключает доначисления взносов и НДФЛ.

Ведь эти надбавки входят в систему оплаты труда, о чём сказано в 129-й и 135-й статьях ТК РФ. Их выплата и всё, что с ними связано, не зависит от того, какое количество денег затрачивается работником по причине частых разъездов. Такая компенсация является надбавкой за то, что человек трудится в более неудобных условиях, в отличие от остальных.

Но и тут есть определённый нюанс. Данные выплаты представляют собой составную часть зарплаты. И поэтому их учитывают при расчёте налога на прибыль. А это значит, что они облагаются страховыми взносами, а также НДФЛ. Это минус, но зато у фондов и ИФНС никогда не возникнет никаких вопросов к выплате надбавок такого рода.

Документальное оформление служебных разъездов

Итак, в силу ст. 57 ТК РФ условие о разъездном характере работы должно быть указано в трудовом договоре с работником. А если такой характер работы был установлен в течение трудовой деятельности, по соглашению с работником к трудовому договору заключается дополнительное соглашение. Кроме этого, разъездной характер работы также нужно отметить в должностной инструкции работника.

Согласно ст. 168.1 ТК РФ перечень профессий, должностей с разъездным характером работы устанавливается коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, такими как Положение о разъездном характере работы. В нем приводится перечень работ, профессий и должностей разъездного характера, регламентируются порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными поездками, а также порядок оформления поездок и формы документов. Положение утверждается и вводится в действие приказом работодателя.

В течение деятельности организации перечень должностей, имеющих разъездной характер работы, может изменяться. Чтобы не вносить изменения в положение, можно изначально установить такой перечень отдельным приказом руководителя. Приведем образец.

Сложности на практике

Надо, однако, сказать, что ФСС и ПФР иногда считают, что наниматель обязан рассчитывать взносы с сумм компенсаций. Аргументируют они свою позицию тем, что при разъездном характере работы надбавки и выплаты — это элементы зарплаты. Подтверждают свои доводы проверяющие фондов положениями ст. 129 ТК, в которой дано определение заработка. В результате после проверок нанимателю вменяют штрафы и пени, обязуют его доначислить взносы. Такие решения, безусловно, необходимо оспаривать. Судебные инстанции в большинстве случаев встают на сторону нанимателя, приводя следующие аргументы:

1. Возмещение за работу выплачивается с разрешения работодателя.
2. Компенсация необходима для покрытия дополнительных расходов сотрудника, которые возникают у него при выполнении трудовой функции.
3. Суммы возмещения никак не могут включаться в состав заработка, соответственно, начислять взносы не нужно.

Общий порядок начисления

В соответствии с ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ, доплата за разъездной характер работы утверждается руководителем предприятия и закрепляется в локальном акте предприятия.

Величина надбавки определяется нанимателем самостоятельно. Формулировка в локальном акте предприятия может быть следующей: «Установить доплату за разъездной характер работы. Величина надбавки 10 % от основного оклада». Руководитель по своему усмотрению может установить и фиксированную сумму.

При определении доплаты за разъездной характер работы нанимателю необходимо руководствоваться:

1. Нормативными актами, принятыми в советский период. В настоящее время, несмотря на то что СССР прекратил свое существование, многие правовые документы, утвержденные в годы его существования, имеют силу. Так, Постановлением Совмина РСФСР от 1978 г. № 579 установлена доплата за разъездной характер работы – 20 % от оклада. Ее можно начислять сотрудникам, которые работают на автомобильном и речном транспорте. При этом доплату за разъездной характер работы получают только те, кто находится в поездках 12 и больше дней.
2. Отраслевыми и региональными соглашениями. К примеру, работники дорожного хозяйства могут получить до 20 % надбавки в зависимости от количества дней, проведенного в поездках. Соответствующий пункт присутствует в п. 3.6 Федерального отраслевого соглашения по дорожному хозяйству.

Если же размер надбавки не прописан ни в актах, принятых в советский период, ни отраслевыми (региональными) соглашениями, руководитель вправе определить его по своему усмотрению.

Некоторые руководители ошибочно полагают, что орган, ответственный за установление величины доплаты за разъездной характер работы, — Счетная палата. Необходимо сразу сказать, что данная структура никакого отношения к определению размера выплат не имеет.

Различия между разъездной работой и вахтой

Работа вахтовым методом и разъездной труд имеют много общего, но их разграничение необходимо в силу разного порядка оплаты. Основное различие заключается в наличии рабочего места. Основной признак вахтового труда, согласно части 2 статьи 297 ТК РФ, — это регулярная работа вне пределов организации и на таком расстоянии от места жительства, что поездки из дома на работу или возвращение домой невозможны или экономически нецелесообразны.

Тем не менее вахта работника (строителя, нефтяника и т. д.) заключается в нахождении преимущественно на одном либо нескольких объектах, которые находятся, как правило, в отдаленных необжитых местах. При этом для работника организуется временное жилье в специальных вахтовых поселках, где создаются необходимые условия для проживания. То есть при вахтовом методе труда рабочее место у работника все же имеется, хотя и находится оно на значительном удалении от основного места нахождения организации. Ко времени вахты также относится и время нахождения в пути на вахту, хотя в пути вахтовик не работает, его основная цель в это время — прибытие на рабочее место.

При разъездной работе, как уже было отмечено, работник большую часть времени проводит в дороге, а не на конкретном рабочем месте. При этом частые перемещения необходимы для выполнения возложенных на работника задач.

Профессии, предполагающие разъездной характер работы

Законодательством не зафиксирован список профессий, при которых действует разъездной порядок. Статья 168.1 ТК указывает, что на конкретном предприятии такой список должен быть установлен во внутренних документах по усмотрению руководства. Таким образом окончательное решение вопроса о том, является ли режим труда конкретного сотрудника разъездным, принимает администрация.

Однако на практике часто это вопрос решается следующим образом. Разъездной считается деятельность тех лиц, которые для выполнения своих профессиональных обязанностей должны находиться в постоянных поездках. В качестве примера можно упомянуть водителей или специалистов, выезжающих к клиентам по вызову (например, слесарь-сантехник, которого вызывают граждане для устранения протечек).

Вот еще несколько таких примеров:

• проводники в вагонах железнодорожного транспорта;
• стюарды;
• работники, которые занимаются снабжением;
• экспедиторы.

Если рассматривать бюджетную сферу деятельности, то к разъездному можно отнести труд представителей таких профессий:

• врачи скорой помощи;
• пожарные;
• спасательные службы;
• сотрудники МВД, несущие патрульно-постовую службу.

Иногда разъездной характер деятельности может быть указан не в локальных нормативных актах предприятия, а в ведомственных документах. Так, например, относительно сотрудников, работающих в МЧС, этот факт закреплен в приказе МЧС РФ No 3 от 10 января 2008 года.

Относительно водителей этот вопрос урегулирован в ведомственном приказе Минтранса No 15 от 20 августа 2004 года, который установил Положение, регламентирующее режим труда и отдыха водителей.

В чем отличие от командировки

Исходя из информации выше, возникает соответствующий вопрос: в чем отличие таких разъездов от командировок?

1. Если сотрудник постоянно находится в рабочих поездках – это разъездной характер работы. Если же они происходят эпизодически – это командировка.
2. Оплачивается разъездной характер работы – согласно трудовому договору, командировки – исходя из среднего заработка.

Как оформить разъездной характер работы сотрудников

Если большую часть рабочего времени сотрудник проводит за пределами организации, и такое положение не ограничено определенным сроком, то работа считается разъездной. Законодательством не установлен перечень работ, которые могут носить такой характер, следовательно, это могут быть любые профессии или должности связанные с постоянными разъездами.

Так как четкого определения «разъездной характер работы» ТК РФ не дает, мы можем сделать вывод исходя из судебной практики и разъяснений государственных органов, что неизменными критериями являются:

• выполнение должностных обязанностей сотрудником предполагает разъезды;
• большую часть рабочего времени сотрудник проводит вне организации.

Остальные критерии устанавливаются работодателем с учетом должности и выполняемыми сотрудником обязанностями.

Взаимоотношения между работником и работодателем регулируются Трудовым Кодексом РФ. В нем расписан порядок оформления работника в кадровом отделе, его права, обязанности и иные положения.

Работа, предполагающая частые выезды, имеет практическое значение. В законодательстве 2018 года подобной формулировки в прямом виде нет.

Похожие записи:

• Предъявление трудовой книжки для загранпаспорта
• Ответы на популярные вопросы о «дачной амнистии»
• Размер свидетельства о браке в 2024 году