08.05.2023

Номенклатура дел в школе и сроки хранения документов

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Номенклатура дел в школе и сроки хранения документов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Структура номенклатуры дел

2. Образец примерной номенклатуры дел

3. Номенклатура дел образовательного учреждения на 2021 год

4. Как заполнить форму номенклатуры дел бюджетной организации

5. Экспертиза ценности документов

6. ПРИМЕРНАЯ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ДЛЯ ДЕТСКО-ЮНОШЕСКИХ СПОРТИВНЫХ ШКОЛ

7. Номенклатура дел в школе и сроки хранения документов

8. Примерная номенклатура дел общеобразовательных учреждений 2021

9. Росархив разъяснил новый порядок хранения документов

10. Номенклатура дел в школе на 2021 год

11. Образец номенклатуры дел организации 2020

Как правило, информация в большей части документов имеет разовое значение и после использования теряет свою актуальность. А документы, содержащие ценную в научном и практическом отношении информацию, должны храниться постоянно. Для оптимального отбора ценных документов и проводится экспертиза с позиций определения государственного, социально-культурного и иного значения документов с целью отбора их на государственное хранение или для установления сроков их хранения. Комиссия создается приказом руководителя из наиболее квалифицированных специалистов, а также заведующего канцелярией, ведомственным архивом и главного бухгалтера. Основными задачами экспертной комиссии являются :рассмотрение проектов классификаторов и номенклатур делопроизводства.

Все документы и важные бумаги предприятия раскладываются в отдельные папки, в зависимости от темы или структурного подразделения к которому они относятся. Каждая такая папка называется «Дело». Как правило, оно имеет свой номер и наименование. Номенклатура дел фиксирует их, распределяя определенным образом. Параллельно документ отражает сроки хранения тех или иных бумаг и количество томов в деле.

Таким образом, документ «Номенклатура дел» позволяет достичь сразу нескольких целей:

он учитывает все дела, которые ведутся на предприятии,
группирует их в зависимости от типа или принадлежности,
обеспечивает их сохранность и быстрый поиск при необходимости,
определяет правила формирования дел, в зависимости от их сути или хронологии.

Номенклатура дел часто помогает в тех случаях, когда необходимо провести «фильтрацию» документов на предмет выявления тех, которым пора в архив или на уничтожении в связи с закончившимся периодом хранения.

Структура номенклатуры дел

Номенклатура включает графы, отражающие следующую информацию:

Индекс дела. Здесь указывается цифровой код, который получается путем присоединения кода структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела. Обозначение производится через дефис арабскими цифрами (например, 04-03). Желательно иметь одинаковые индексы для однотипных документов. Например, индекс 03 для приказов по основной деятельности, 04 — для кадровых и т. п. Меняться в цифровом коде в таком случае будет только порядковый номер: 03-01, 03-02, 03-04 и т. д.
Заголовки дел. Структура данного раздела зависит от важности документа. В частности, если речь идет о нормативных актах, то они должны быть на первом месте. Далее идут приказы/распоряжения руководителя учреждения и плановые и отчетные бумаги.

Все заголовки, используемые в данной графе, должны иметь четкую направленность, а не содержать общих фраз. Например, неправильным будет указание вида «разные материалы», правильно — «материалы по строительству моста». В процессе оформления дела все подзаголовки могут быть откорректированы применительно к конкретной категории документов.

Количество дел (томов или частей, если номенклатура объемная). Данная графа должна быть заполнена в конце года. Ограничений по количеству томов нет, т. к. оно зависит от объема имеющейся документации.
Срок хранения дел. Если нормативным актом не установлено срока для конкретного документа, то решение об этом принимает соответствующее архивное учреждение.
Примечания. В этой графе указываются все движения дел, в том числе дела, которые были уничтожены или переданы в другую организацию.

В конце номенклатуры по окончании года должна быть прописана информация о том, сколько дел было заведено. При необходимости или по требованию эти сведения сообщаются в архив.

Образец примерной номенклатуры дел

Приложение № 17 к письму Минобразования РФ от 20.12.2000 № 03-51/64 «О Методических рекомендациях по работе с документами в общеобразовательных учреждениях» содержит образец номенклатуры дел.

ДЛЯ СПРАВКИ: в связи с тем, что данным письмом утвержден образец примерной номенклатуры для образовательных учреждений, организация вправе вносить корректировки в предлагаемый вариант и утверждать свой образец. Сделать это (обязательно согласование с архивным учреждением!) можно соответствующим локальным актом.

Составлять номенклатуру необходимо на бланке учреждения. В верхнем левом углу ставится штамп (или печатается таблица) с надписью «Утверждаю» и ставится дата с подписью уполномоченного лица (как правило, директора). Далее посередине листа прописывается большими буквами слово «НОМЕНКЛАТУРА», указывается место составления и ее номер. Ниже поясняется, на какой год принят документ.

Сама номенклатура составляется в форме таблицы, которая начинается с графы «Название раздела», после чего идут столбцы (по порядку, начиная с левого края):

Индекс дела.
Заголовок дела.
Количество дел.
Срок хранения дела.
Примечания.

Ниже указывается должность сотрудника, который составил номенклатуру, и ставится его подпись с указанием расшифровки. На следующей строке ставится подпись ответственного за ведение архива.

Номенклатура дел образовательного учреждения на 2021 год

Должностные инструкции для пришкольного лагеря
Инструкции по охране труда для пришкольного лагеря
Инструкции школьного лагеря
Инструкции для детей лагеря
Инструктажи для детей

Положения ДОУ
Документация по коронавирусу
Журналы по охране труда
Акты и протоколы по ОТ в ДОУ
Нормативные документы ОТ

Таким образом, документ «Номенклатура дел» позволяет достичь сразу нескольких целей:

он учитывает все дела, которые ведутся на предприятии,
группирует их в зависимости от типа или принадлежности,
обеспечивает их сохранность и быстрый поиск при необходимости,
определяет правила формирования дел, в зависимости от их сути или хронологии.

В номенклатуре регистрируются все дела, имеющие отношение к деятельности фирмы, невзирая на то, к головному офису они относятся или ее филиалам и представительствам (учредительные бумаги, приказы, должностные инструкции, исходящие и входящие документы и т.п.), сюда же вносятся секретные бумаги, содержащие конфиденциальную информацию или коммерческую тайну. Дела ликвидированных компаний, правопреемником которых является предприятие, также необходимо включать в номенклатурный перечень.

Исключение составляют печатные издания, к которым в числе прочего относятся книги и журналы учета, а также различного рода заявления сотрудников, внутренняя переписка между отделами и т.п. Дела, заведенные в профсоюзе, при условии, что он зарегистрирован как отдельное юридическое лицо, в номенклатуру дел организации включать тоже не нужно.

Как заполнить форму номенклатуры дел бюджетной организации

Количество необходимых экземпляров НД компания определяет самостоятельно. Например, учреждение определило следующие места хранения:

Первый экземпляр хранится в канцелярии.
Второй используется в работе делопроизводителя компании либо в отделе канцелярии.
Третий используется в архиве компании.
Четвертый передан в государственный архив при сдаче документации на хранение.
Остальные копии переданы в структурные подразделения организации для использования в работе.

Номенклатура дел — это тематизированный список документации всей организации, составленный и заполненный по определенным правилам, содержащий строгое наименование имеющихся материалов, а также сроки их хранения.

Все документы, формирующиеся на предприятии, необходимо храниться какое-то количество времени. Правильно их систематизировать, распределить по делам поможет составление номенклатуры.

Она направлена на решение таких задач, как:

классификация и своевременный учет образующейся в процессе работы учреждения документации;
облегчение поиска необходимых материалов;
облегчение передачи материалов, составления описей;
подготовка материалов к хранению, а также массовой утилизации.

Обратите внимание! Согласно письму Минобрнауки России «Рекомендации по сокращению и устранению избыточной отчетности учителей» от 16.05.2016 № НТ-664/08 одной из мер борьбы с избыточной отчетностью является актуализация и составление, утверждение новых номенклатур в каждом учреждении образования.

В 2021 году не введены новые требования к номенклатуре дел, по-прежнему применяется письмо Минобразования от 2000 года.

Для образовательных учреждений установлен примерный бланк-основа для ведения и заполнения номенклатуры (письмо Минобразования РФ «О методических рекомендациях по работе с документами в общеобразовательных учреждениях» от 20.12.2000 № 03-51/64). Примерная форма содержится в приложении 18.

Обратите внимание! Примерная форма номенклатуры для учреждений сферы образования содержит следующие основные разделы:

Канцелярия (устав, распорядительные документы руководителя, личные дела учащихся, паспорт учреждения и пр.). О перечне учредительных документов можно прочитать в статье Перечень учредительных документов юридического лица
Учебно-воспитательная работа (программы и планы обучения, классные журналы, протоколы заседаний педсовета и пр.).
Кадры (приказы по личному составу, трудовые книжки и трудовые договоры, личные карточки сотрудников).
Бухгалтерия (хозяйственные договоры, справки и договоры на оплату пособий, доверенности на получение ценностей и пр.).
Хозяйственная часть (инвентарные описи, техпаспорта, акты на приемку и списание имущества).
Медицинская часть (амбулаторные карты детей, требования на медикаменты, документация на прививки, получение и списание медикаментов).

Примерная форма, на основании которой формируется номенклатура в дошкольном образовательном учреждении, установлена письмом Минобразования РФ «О примерной номенклатуре дел в образовательном учреждении дополнительного образования детей» от 29.09.2000 № 711/28-16.

Порядок заполнения аналогичен общему порядку.

Рекомендуемый бланк номенклатуры для учреждений этого вида несколько упрощен и состоит из 3 столбцов:

порядковый номер дела;
полное наименование дела;
срок его хранения.

Указанная форма является рекомендуемой, допускается ее видоизменять, вносить коррективы, добавочные столбцы.

Экспертиза ценности документов

ПРИМЕРНАЯ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ДЛЯ ДЕТСКО-ЮНОШЕСКИХ СПОРТИВНЫХ ШКОЛ

Должностные Профстандарт
Должностные по ЕКС
Должностные заместителей
Должностные администрации
Должностные учителей
Должностные персонала
Должностные лаборантов
Перечень должностных

Охрана труда администрации
Охрана труда учителя
Охрана труда учебно-вспомогательного персонала
Охрана труда обслуживающего персонала
Вводный инструктаж для работников школы
Техника безопасности классного руководителя
Техника безопасности для учащихся
Инструктажи для учащихся
Охрана труда психолога
Техника безопасности в библиотеке
Охрана труда в школьной столовой
Перечень инструкций по охране труда в школе

Опись дел создается одновременно с образованием нового экономического субъекта, то есть номенклатура дел должна быть разработана и утверждена вместе с созданием учреждения. Утвержденный документ подлежит ежегодному анализу, то есть при необходимости учреждение корректирует действующий список дел и с нового года применяет уже измененный приказ.

Все устаревшие формы дел, которые не будут применяться в новом году, торопиться исключать из описи не следует. Проверьте, соблюдены ли сроки хранения по данной категории бланков, дел и форм. Если конкретная форма упразднена, однако ее срок хранения номенклатуры дел в организации еще не истек, то не исключайте этот бланк из описи.

Внесите новые формы дел и документации в опись только в том случае, если их планируется использовать в новом отчетном периоде. Регистрировать формы «для галочки» не нужно.

Также отметим, что просто скопировать типовой или примерный перечень дел, доведенный вышестоящими министерствами и ведомствами, нельзя. Почему? Типовой или примерный перечень дел не может учитывать индивидуальных особенностей конкретного учреждения. Напомним, что несмотря на схожесть подведомственных учреждений по типам и видам деятельности, существенные различия в структуре, штатной численности и юридическим аспектам неизбежны. Именно поэтому необходимо «доработать» типовой норматив описи дел, добавив индивидуальные формы и исключив лишние дела.

Номенклатура дел в школе и сроки хранения документов

Положения школы
Документы по коронавирусу
Билеты и инструктажи по ОТ
Журналы по охране труда
Акты и протоколы по ОТ
Нормативные документы ОТ

Должностные Профстандарт
Должностные по ЕКС
Должностные заместителей
Должностные администрации
Должностные учителей
Должностные персонала
Должностные лаборантов
Перечень должностных

Охрана труда администрации
Охрана труда учителя
Учебно-вспомогательный персонал
Обслуживающий персонал
Техника безопасности классного руководителя
Техника безопасности для учащихся
Инструктажи для учащихся
Охрана труда психолога
Охрана труда в библиотеке
Охрана труда в столовой
Перечень инструкций по ОТ

Кабинет начальной школы
Кабинет физики
Кабинет информатики
Кабинет биологии
Кабинет химии
Кабинет технологии
Учебные мастерские
Спортивный зал
Кабинет ОБЖ
Кружки, студии, секции

Должностные инструкции для пришкольного лагеря
Инструкции по охране труда для пришкольного лагеря
Инструкции школьного лагеря
Инструкции для детей лагеря
Инструктажи для детей

Положения ДОУ
Документация по коронавирусу
Журналы по охране труда
Акты и протоколы по ОТ в ДОУ
Нормативные документы ОТ

Примерная номенклатура дел общеобразовательных учреждений 2021

Министерством образования РФ письмом от 29.09.2000 № 711/28-16 была утверждена примерная номенклатура дел, которая используется в учреждениях дополнительного образования детей.

Документ состоит из таблицы, в которой всего 3 графы:

Порядковый номер.
Название дела.
Срок хранения.

Сроки хранения документов в этом случае следующие:

устав учреждения — постоянно;
лицензия на осуществление образовательной деятельности — 5 лет;
личные дела сотрудников — 75 лет;
штатное расписание — постоянно;
журнал регистрации больничных листов — 3 года;
трудовые книжки — до востребования;
переписка — 3 года и т. д.

Примерная номенклатура в данном случае определяет в большинстве своем сроки хранения документов, которые обязательны для исполнения в указанных образовательных организациях.

Номенклатура дел составляется на 1 календарный год и вступает в действие с 1 января следующего года. Но помимо этого дела могут обновляться и в течение периода. Речь идет о ситуациях, когда коррективы вносятся в структуру организации или штатное расписание. При этом все изменения должны быть согласованы с архивным учреждением.

ВАЖНО! Если образец номенклатуры был утвержден локальным актом и в номенклатуру вносились изменения, они должны быть задокументированы.

Каждое образовательное учреждение обязано иметь свою номенклатуру дел, которая разрабатывается с учетом специфики документооборота в организации. В документе должны быть отражены все бумаги, которые касаются деятельности учреждения за календарный год. Сведения в номенклатуре отражаются в хронологическом порядке путем указания заголовков дел и сроков их хранения.

Таким образом, документ «Номенклатура дел» позволяет достичь сразу нескольких целей:

он учитывает все дела, которые ведутся на предприятии,
группирует их в зависимости от типа или принадлежности,
обеспечивает их сохранность и быстрый поиск при необходимости,
определяет правила формирования дел, в зависимости от их сути или хронологии.

Ведение документа может находиться в компетенции делопроизводителя, секретаря, сотрудника/руководителя отдела канцелярии или архива, кадровика – все зависит от распределения должностных обязанностей в организации. Но в любом случае, после составления номенклатура передается на подпись руководителю компании.

Несмотря на несколько «громоздкое» название, данный документ имеет довольно простую и понятную структуру. На сегодняшний день нет его унифицированного образца, поэтому предприятия могут писать его в произвольной форме, добавляя необходимые разделы и пункты. При этом существуют некоторые сведения, которые должны быть в нем обязательно:

наименование организации,
номер и дата составления,
перечень документов,
подписи ответственных лиц.

В документе также следует отметить количество томов, которое имеет то или иное дело, а также в электронном или бумажном виде оно ведется. Если дело ведется в электронном виде, нумерацию страниц нужно вести по файлам и это же значение отмечать в номенклатуре.

Надо отметить, что некоторые организации те дела, которые ведутся в электронном виде, заносят в отдельный раздел документа или же формируют под них отдельную номенклатуру.

Строгих правил по оформлению документа нет, это значит, что он может вестись как вручную, так и в печатном виде. Второй вариант более удобный, поскольку документ зачастую имеет довольно внушительный объем, да и составлять его и вносить правки так гораздо удобнее. Документ можно оформлять на стандартных чистых листах формата А4 или на фирменном бланке организации.

Если бланк содержит несколько листов, их следует скрепить между собой, пронумеровать и надлежащим образом проштамповать в конце, проставив дату составления, отметив количество страниц и заверив все подписью ответственного лица.

Документ составляется в единственном экземпляре, который после утраты актуальности передается на хранение в архив предприятия.

В общем случае каждое образовательное учреждение должно разработать индивидуальную НД, которая является основой общего документооборота организации. Исключение составляют образовательные учреждения, для которых разработана типовая НД.

Как и примерная, типовая НД содержит обязательный перечень дел, которые заводятся в образовательных учреждениях. Но в отличие от примерной, которая носит рекомендательный характер, типовая обязательна к применению. Типовые НД разрабатываются для организаций, имеющих разветвленную сеть подведомственных учреждений.

Форма индивидуальной НД разрабатывается в соответствии со структурой, прописанной в п. 3.4.9 Основных правил работы архивов организации, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — Архивные правила). В соответствии с указанной нормой НД должна состоять из 5 граф, при этом данные из 1, 2 и 4 граф индивидуально разработанной НД затем переносятся на обложки дел. НД должна включать все заголовки дел, которые были заведены в организации в течение года.

Рассмотрим структуру НД подробнее:

1. В первой графе указываются индексы каждого из дел, причем сам индекс состоит из группы цифр, отделенных друг от друга с помощью дефиса. В индексе указывается цифровое обозначение структурного подразделения организации и номер (порядковый) дела по существующей НД в этом структурном подразделении. Например, 03-02, где 03 — цифровое обозначение структурного подразделения, а 02 — номер по порядку заголовка дел по разработанной там НД.

Архивными организациями рекомендуется сохранять схожие индексы для типичных дел разных структурных подразделений. Например, дела с приказами следует обозначать «04» во всех подразделениях организации (02-04, 03-04 и т. д.).

2. Во второй графе НД должны отображаться непосредственно сами заголовки дел. Их сортировка внутри разделов НД должна производиться исходя из степени важности, а также с учетом наличия связанных документов. Так, сначала следует расположить заголовки дел, включающих организационные вопросы, причем распорядительная документация от вышестоящих организаций должна располагаться раньше, чем локальная документация. И последними следует отобразить заголовки дел, содержащих планы и отчеты.

Заголовки тех дел, которые были заведены по географическому признаку, вносятся в алфавитном порядке исходя из присутствующих географических названий. То же касается и дел, заведенных по корреспондентскому признаку.

Среди заголовков дел не допускается использовать обобщающие названия, такие как «Разные документы», «Общая корреспонденция» и т. д. Также недопустимо использовать в заголовках сложные синтаксические обороты и вводные слова. Причем заголовки могут быть уточнены в процессе формирования дел.

Допускается использовать обобщающее слово «Документы» в отношении тех заголовков дел, в которых собрана документация по одному поднятому вопросу, но они могут быть не связаны по хронологии делопроизводства. В заголовке со словом «Документы» должно дальше идти уточнение, которое конкретно указывает на разновидности и характер документации (например, «Документы по проведению технических семинаров»).

Если в деле накапливаются документы по вопросу, не решенному в течение года, тогда заголовок такого дела должен быть внесен в номенклатуру следующего года, причем под таким же индексом. Если дело объемное (состоит из нескольких томов), то следует составить общий заголовок дела.

3. В третьей графе следует указать количество дел, томов. Графа заполняется в конце года.

4. В четвертой графе проставляется срок хранения дел.

5. В пятой ��рафе указываются примечания. Графа может заполняться на протяжении всего срока действия данной индивидуальной НД. Здесь проставляются данные о переходящих на следующий год делах, пометка по делам, которые надлежит уничтожить или передать в другую организацию, и т. д.

История политических и правовых учений / В.Г. Графский и др. — М.: Норма, 2003. — 944 c.
Беляева, О. М. Актуальные проблемы теории государства и права. Практикум / О.М. Беляева. — М.: Феникс, 2015. — 448 c.
Братановский, С. Н. Теория государства и права / С.Н. Братановский. — М.: Приор-издат, 2003. — 174 c.
Бикеев, А. А. Трудоправовая деятельность в организации. Учебное пособие / А.А. Бикеев, М.В. Васильев, Л.С. Кириллова. — М.: Статут, 2015. — 144 c.
Малько, А. В. Теория государства и права. В вопросах и ответах / А.В. Малько. — М.: ЮРИСТЪ, 1999. — 272 c.

руководителей специалистов отдела ДОУ секретарей помощников руководителей менеджеров по персоналу архивариусов и специалистов, назначенных ответственными за ведение архива

Нормативные документы РФ, на основании которых разрабатывается номенклатура дел в организациях. Изменения в Перечне типовых архивных документов 2020 г.
- Ответственность руководителя и должностных лиц за составление номенклатуры дел. Периодичность составления номенклатуры дел. Сроки, в которые необходимо разработать номенклатуру дел на следующий год.
- Примерный приказ о разработке номенклатуры дел на следующий календарный год.
- Систематизация дел в номенклатуре и определение сроков хранения.
- Виды номенклатуры. Индивидуальная номенклатура для каждой организации.
- Порядок составления номенклатуры дел на основе организационной структуры организации.
- Порядок оформления заголовков дел в соответствии с новым Перечнем 2020. Типичные ошибки.
- Утверждение номенклатуры дел и ввод в действие приказом руководителя организации.
- Оформление итоговой записи в номенклатуре дел: порядок и сроки.
- Практическая работа «Определение сроков хранения по новому Перечню 2020 г.

Номенклатура дел отдела кадров на 2019 год представляет собой систематизированный перечень документов, прошедших за год через отдел. Как правильно составить номенклатуру дел и на что при этом нужно опираться, вы узнаете из нашей статьи. В законодательстве дается следующее определение номенклатуры дел — это систематизированный перечень наименований дел, имеющий утвержденную форму. Номенклатура дел в отделе кадров — это, соответственно, перечень дел, проходящих через отдел.

Предусмотрено 3 типа номенклатуры: Например, в отделе кадров используется такая форма номенклатуры: Приказы по личному составу Личные дела руководителей Теперь подробнее о правилах заполнения такой формы.

Номенклатура дел организации — это специальный перечень дел (форм, бланков, кадровой документации), заводимых в учреждении в процессе его деятельности, составленный по определенной структуре, в которой указываются сроки хранения документации. Данный вопрос регламентирован в законе № 125-ФЗ от 22.10.2004 и основных правилах работы госархивов (06.02.2002) Необходимость данного документа обусловлена решением следующих задач: В настоящее время действуют три вида: Если деятельность компании является государственной тайной либо имеются специфические особенности, чтобы обеспечить полный и достоверный учет и сохранность документации, необходимо проконсультироваться с представителями госархива.

[2]

Каждая организация в процессе своей работы накапливает огромное количество разнообразных документов.

Для того, чтобы их систематизировать, «разложить по полочкам» существует специальный документ под названием «Номенклатура дел». Таким образом, документ «Номенклатура дел» позволяет достичь сразу нескольких целей:

группирует их в зависимости от типа или принадлежности,
он учитывает все дела, которые ведутся на предприятии,
определяет правила формирования дел, в зависимости от их сути или хронологии.
обеспечивает их сохранность и быстрый поиск при необходимости,

Указывает на приблизительный список дел, который может быть включен в номенклатуру предприятия. Положения документа носят рекомендательный характер и необязательны к применению.

Индивидуальная. Это номенклатура, которая утверждается в организации. При ее составлении могут быть использованы положения типовой и примерной номенклатур.

В образовательной организации может быть разработана сводная номенклатура всех дел, в состав которой включаются списки дел по структурным подразделениям (должны быть разработаны на едином бланке в аналогичной форме). Законодателем не утверждено типовой номенклатуры для всех образовательных организаций.

При составлении НД используется информация из:

другой важной документации.
устава учреждения и положений о его структурных подразделениях (если они имеются),
НД за предыдущие периоды,
штатного расписания,
рабочих планов и отчетов,

При составлении индивидуальной НД следует выбрать из примерного образца те заголовки дел, которые фактически есть в образовательном учреждении.

Кроме того, в индивидуальной НД могут быть указаны те документы, которые фактически применяются в документообороте организации, даже если о них нет упоминания в примерной НД. Так, например, в примерной НД не указываются документы, связанные с проведением предметных олимпиад, документация об обмене опытом с другими образовательными учреждениями.

В таких случаях индивидуальная НД дополняется соответствующими заголовками дел, причем срок хранения такой документации устанавливается по согласованию с государственными архивами.

Важно отметить, что школы обязаны предоставить индивидуальную отчётность. Касаемо примерной, то она несет лишь рекомендательный характер. В некоторых случаях, также разрабатывается типовая отчетность. Они схожи между собой, однако, между ними есть некоторые отличия. Примерная номенклатура — рекомендуема к применению, а типовая является обязательным процессом регламентации своих действий. Типовой отчет очень удобен в тех случаях, когда организация имеет широкий спектр под-ведомств и разветвлена.

Каждый год составления документооборота характерен тем, что меняется особенность составление номенклатуры. Для того чтобы систематизировать свою деятельность в дошкольном учреждении могут пользоваться примерной номенклатурой, которая предоставляется в письме от Министерства образования. То есть, примерная номенклатура, служит методической рекомендацией или пособием по составлению индивидуальный номенклатуры.

Для качественного оформления и устранения возможных ошибок используют образцы номенклатур, которые существуют в виде шаблона. Согласно полученному письму с Министерства образования, составляются образцы, которые впоследствии применяются на практике при составлении документов.

Предлагаем вашему вниманию видео, на котором рассказывается о номенклатуре дел.

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПИСЬМО

от 20 декабря 2000 года N 03-51/64

[О Методических рекомендациях по работе с документами в общеобразовательных учреждениях]

В целях рациональной организации документационного обеспечения в общеобразовательных учреждениях системы образования Министерством образования Российской Федерации подготовлены и согласованы с Федеральной архивной службой России «Методические рекомендации по работе с документами в общеобразовательных учреждениях».

Руководителям образовательных учреждений, территориальных, муниципальных и региональных органов управления образованием рекомендуем использовать данные Методические рекомендации в работе по делопроизводству.

1.1. Настоящие Методические рекомендации составлены в целях рациональной организации документационного обеспечения деятельности общеобразовательного учреждения (лицей, гимназия, школа), а также строгого соблюдения действующих нормативных документов в сфере документации и информации.

1.2. Ответственность за организацию делопроизводства, своевременное и качественное исполнение документов и их сохранность возлагается на руководителя общеобразовательного учреждения.

1.3. Непосредственное ведение делопроизводства в общеобразовательном учреждении возлагается на зав. канцелярией (секретаря), сотрудника, назначенного ответственным за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

2.1. При подготовке, согласовании, подписании и утверждении документов, образующихся в результате деятельности общеобразовательного учреждения, необходимо соблюдать требования, обеспечивающие юридическую силу документов и возможность их обработки с использованием средств электронно-вычислительной техники.

3.1. В канцелярии общеобразовательного учреждения все конверты с поступающей корреспонденцией (кроме конвертов с надписью «лично») вскрываются, проверяется наличие вложенных в них документов, правильность доставки и целостность конвертов.

3.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения, использования в справочных целях, как поступающие из других организаций и от частных лиц, так и образующиеся в деятельности общеобразовательного учреждения.

Не подлежат регистрации поздравительные письма, телеграммы, пригласительные билеты, информация для сведения, бухгалтерские документы первичного учета. Для них составляется перечень нерегистрируемых документов.

3.3. Регистрация документов производится в день их поступления.

3.4. Регистрационный штамп ставится в правом нижнем углу документа и состоит из номера документа по порядку и даты поступления (приложение 12).

3.5. Для регистрации всех категорий входящих, исходящих и внутренних документов принимается единая регистрационно-контрольная карточка (РКК) (приложение 13).

3.6. В общеобразовательном учреждении с объемом документооборота до 600 документов в год допускается их регистрация в журналах регистрации входящих и исходящих документов (приложения 14, 15, 16).

3.7. Регистрационная карточка заполняется машинописным или рукописным способом.

3.8. Количество экземпляров РКК на документ общеобразовательного учреждения определяется числом справочных и контрольных картотек.

3.9. При регистрации писем на РКК, как правило, самостоятельно регистрировать следует только инициативный документ (запрос), составленный в данном ОУ или присланный из другой организации. Данные об ответном документе фиксируют в порядке дополнения к регистрационным записям в той же РКК.

4.1. Ответственность за своевременное и качественное исполнение документов несут руководитель общеобразовательного учреждения, зав. канцелярией, секретариатом.

4.2. При регистрации заполняется регистрационно-контрольная карточка (РКК). При журнальной регистрации рекомендуется заводить контрольные карточки по типу РКК для документов, находящихся на контроле. На контрольной карточке в графе «Срок исполнения» проставляется соответствующая дата. Карточки располагаются в контрольной картотеке по исполнителям, по срокам исполнения и т.д.

Номенклатура дел для организаций имеет унифицированную форму. Ее заполнение регламентируется Правилами организации хранения, утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526. Примерная форма документа содержится в приложениях 25 и 26.

Однако для образовательных учреждений установлен несколько иной примерный бланк, служащий основой для ведения и заполнения номенклатуры (письмо Минобразования РФ «О методических рекомендациях по работе с документами в общеобразовательных учреждениях» от 20.12.2000 № 03-51/64). Примерная форма содержится в приложении 18.

Предыдущая форма этого документа, введенная в 1988 году, была с некоторым запозданием отменена приказом Минобрнауки России «О признании недействующими на территории Российской Федерации некоторых правовых актов СССР и признании утратившими силу некоторых правовых актов РСФСР в сфере образования» от 29.11.2013 № 1296.

Для того чтобы верно оформить имеющиеся материалы и распределить их по делам в соответствии со сроками хранения, необходимо воспользоваться следующими нормативными документами, регулирующими эти сроки:

приказом Росархива «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 20.12.2019 № 236;
перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения» (утвержден Главархивом СССР 15.08.1988).

Канцелярия (устав, распорядительные документы руководителя, личные дела учащихся, паспорт учреждения и пр.). О перечне учредительных документов можно прочитать в статье Перечень учредительных документов юридического лица
Учебно-воспитательная работа (программы и планы обучения, классные журналы, протоколы заседаний педсовета и пр.).
Кадры (приказы по личному составу, трудовые книжки и трудовые договоры, личные карточки сотрудников).
Бухгалтерия (хозяйственные договоры, справки и договоры на оплату пособий, доверенности на получение ценностей и пр.).
Хозяйственная часть (инвентарные описи, техпаспорта, акты на приемку и списание имущества).
Медицинская часть (амбулаторные карты детей, требования на медикаменты, документация на прививки, получение и списание медикаментов).

Порядок заполнения аналогичен общему порядку.

Рекомендуемый бланк номенклатуры для учреждений этого вида несколько упрощен и состоит из 3 столбцов:

порядковый номер дела;
полное наименование дела;
срок его хранения.

Номенклатуру дел дошкольного образовательного учреждения необходимо составлять в 4 экземплярах:

для отдела делопроизводства;
архива учреждения;
государственного архива;
использования в работе сотрудниками в качестве путеводителя по всему массиву документов ДОУ.

Положения школы
Документы по коронавирусу
Билеты и инструктажи по ОТ
Журналы по охране труда
Акты и протоколы по ОТ
Нормативные документы ОТ

Должностные Профстандарт
Должностные по ЕКС
Должностные заместителей
Должностные администрации
Должностные учителей
Должностные персонала
Должностные лаборантов
Перечень должностных

Охрана труда администрации
Охрана труда учителя
Охрана труда учебно-вспомогательного персонала
Охрана труда обслуживающего персонала
Вводный инструктаж для работников школы
Техника безопасности классного руководителя
Техника безопасности для учащихся
Инструктажи для учащихся
Охрана труда психолога
Техника безопасности в библиотеке
Охрана труда в школьной столовой
Перечень инструкций по охране труда в школе

Кабинет начальной школы
Кабинет физики
Кабинет информатики
Кабинет биологии
Кабинет химии
Кабинет технологии
Учебные мастерские
Спортивный зал
Кабинет ОБЖ
Кружки, студии, секции

Документ состоит из таблицы, в которой всего 3 графы:

Порядковый номер.
Название дела.
Срок хранения.

Сроки хранения документов в этом случае следующие:

устав учреждения — постоянно;
лицензия на осуществление образовательной деятельности — 5 лет;
личные дела сотрудников — 75 лет;
штатное расписание — постоянно;
журнал регистрации больничных листов — 3 года;
трудовые книжки — до востребования;
переписка — 3 года и т. д.

руководителей специалистов отдела ДОУ секретарей помощников руководителей менеджеров по персоналу архивариусов и специалистов, назначенных ответственными за ведение архива

Нормативные документы РФ, на основании которых разрабатывается номенклатура дел в организациях. Изменения в Перечне типовых архивных документов 2020 г.
- Ответственность руководителя и должностных лиц за составление номенклатуры дел. Периодичность составления номенклатуры дел. Сроки, в которые необходимо разработать номенклатуру дел на следующий год.
- Примерный приказ о разработке номенклатуры дел на следующий календарный год.
- Систематизация дел в номенклатуре и определение сроков хранения.
- Виды номенклатуры. Индивидуальная номенклатура для каждой организации.
- Порядок составления номенклатуры дел на основе организационной структуры организации.
- Порядок оформления заголовков дел в соответствии с новым Перечнем 2020. Типичные ошибки.
- Утверждение номенклатуры дел и ввод в действие приказом руководителя организации.
- Оформление итоговой записи в номенклатуре дел: порядок и сроки.
- Практическая работа «Определение сроков хранения по новому Перечню 2020 г.

Рассмотрим структуру НД подробнее:

3. В третьей графе следует указать количество дел, томов. Графа заполняется в конце года.

4. В четвертой графе проставляется срок хранения дел.

5. В пятой графе указываются примечания. Графа может заполняться на протяжении всего срока действия данной индивидуальной НД. Здесь проставляются данные о переходящих на следующий год делах, пометка по делам, которые надлежит уничтожить или передать в другую организацию, и т. д.

Структура индивидуальной НД может формироваться по направлениям деятельности, как и примерная, но может быть построена и по другой схеме. Различают форматы построения по следующим принципам:

структурному (администрация, учебная часть, канцелярия, бухгалтерия);
номинальному (исходя из наименования должностей специалистов, отвечающих за формирование дел, — заведующая, методист, секретарь, медсестра и т. д.);
смешанному (номинально-функциональному) — тогда структура примет следующий вид: название раздела, должность специалиста, а подразделы — выполняемые специалистом функции.

Примеры составления номенклатуры дел см. в материалах:

«Как составить номенклатуру дел организации — образец»;
«Номенклатура дел отдела кадров — образец».

Дошкольные образовательные учреждения (далее — ДОУ) при систематизации образующейся в ходе их деятельности документации могут пользоваться примерной номенклатурой, представленной в письме Министерства образования от 29.09.2000 № 711/28-16. В этом случае примерная НД призвана служить методическим пособием при составлении индивидуальной НД ДОУ.

Разрабатывая индивидуальную НД, каждое дошкольное образовательное учреждение в первую очередь должно опираться на практику делопроизводства, которая сложилась в этой организации.

Примерная НД для учреждений дополнительного образования детей построена по номинально-функциональному принципу. Индивидуальная НД может быть построена как по такому же принципу, так и по иному (функциональному, структурному), исходя из особенностей документооборота учреждения.

В соответствии с п. 3.4.10 Архивных правил НД завершается по окончании делопроизводственного года (в учебных заведениях это окончание учебного года). В НД делается итоговая запись о количестве заведенных за этот год дел, отдельно по делам постоянного и временного хранения.

наименование организации,
номер и дата составления,
перечень документов,
подписи ответственных лиц.

В начале года некоторые необходимые приказы надо переоформить. Например, те, у которых ограничен срок действия. К таким относится обязательный приказ об утверждении штатного расписания — он утверждается только на год.

Узнать подробнее о составлении штатного расписания, скачать актуальные бланки и формы документов вы можете в нашем материале.

Этот документ тоже входит в перечень обязательных приказов, который оформляется каждый год заново. В 2020 году утвердить графики отпусков на 2021 надо не позже 17 декабря. Это правило, за которым строго следят проверяющие.

Важно!

Утвердить отпускной график на следующий год надо не позднее, чем за две недели до окончания года.

Инструкция по заполнению графика отпусков на сайте Профкадровик. Здесь можно скачать бланк графика.

Заполните график и утвердите его у руководителя. Если документ оформлен в унифицированной форме Т-7, его не обязательно утверждать отдельным приказом — бланк предусматривает специальное место для этого. Если же вы заполняете форму, разработанную самостоятельно, и в ней нет грифа утверждения, вам необходимо дополнительно издать приказ, обязательный в начале года, который утвердит готовый график.

Росархив разъяснил новый порядок хранения документов

Должностные инструкции для пришкольного лагеря
Инструкции по охране труда для пришкольного лагеря
Инструкции школьного лагеря
Инструкции для детей лагеря
Инструктажи для детей

Положения ДОУ
Документация по коронавирусу
Журналы по охране труда
Акты и протоколы по ОТ в ДОУ
Нормативные документы ОТ

Таким образом, документ «Номенклатура дел» позволяет достичь сразу нескольких целей:

он учитывает все дела, которые ведутся на предприятии,
группирует их в зависимости от типа или принадлежности,
обеспечивает их сохранность и быстрый поиск при необходимости,
определяет правила формирования дел, в зависимости от их сути или хронологии.

Как правило, номенклатура содержит несколько разделов, включающих основной, в который входит полный спектр учредительной документации и сопутствующих регистрации фирмы бумаг, а также другие части, включающие список дел, относящихся к различным структурным подразделениям.

наименование организации,
номер и дата составления,
перечень документов,
подписи ответственных лиц.

Номенклатура дел в школе на 2021 год

История политических и правовых учений / В.Г. Графский и др. — М.: Норма, 2003. — 944 c.
Беляева, О. М. Актуальные проблемы теории государства и права. Практикум / О.М. Беляева. — М.: Феникс, 2015. — 448 c.
Братановский, С. Н. Теория государства и права / С.Н. Братановский. — М.: Приор-издат, 2003. — 174 c.
Бикеев, А. А. Трудоправовая деятельность в организации. Учебное пособие / А.А. Бикеев, М.В. Васильев, Л.С. Кириллова. — М.: Статут, 2015. — 144 c.
Малько, А. В. Теория государства и права. В вопросах и ответах / А.В. Малько. — М.: ЮРИСТЪ, 1999. — 272 c.

руководителей специалистов отдела ДОУ секретарей помощников руководителей менеджеров по персоналу архивариусов и специалистов, назначенных ответственными за ведение архива

Нормативные документы РФ, на основании которых разрабатывается номенклатура дел в организациях. Изменения в Перечне типовых архивных документов 2020 г.
- Ответственность руководителя и должностных лиц за составление номенклатуры дел. Периодичность составления номенклатуры дел. Сроки, в которые необходимо разработать номенклатуру дел на следующий год.
- Примерный приказ о разработке номенклатуры дел на следующий календарный год.
- Систематизация дел в номенклатуре и определение сроков хранения.
- Виды номенклатуры. Индивидуальная номенклатура для каждой организации.
- Порядок составления номенклатуры дел на основе организационной структуры организации.
- Порядок оформления заголовков дел в соответствии с новым Перечнем 2020. Типичные ошибки.
- Утверждение номенклатуры дел и ввод в действие приказом руководителя организации.
- Оформление итоговой записи в номенклатуре дел: порядок и сроки.
- Практическая работа «Определение сроков хранения по новому Перечню 2020 г.

[2]

Каждая организация в процессе своей работы накапливает огромное количество разнообразных документов.

группирует их в зависимости от типа или принадлежности,
он учитывает все дела, которые ведутся на предприятии,
определяет правила формирования дел, в зависимости от их сути или хронологии.
обеспечивает их сохранность и быстрый поиск при необходимости,

При составлении НД используется информация из:

другой важной документации.
устава учреждения и положений о его структурных подразделениях (если они имеются),
НД за предыдущие периоды,
штатного расписания,
рабочих планов и отчетов,

Образец номенклатуры дел организации 2020

Номенклатура дел (НД) позволяет упорядочить все дела, которые в ней заводят. Она отличается четкой систематизацией и соблюдением указанного срока хранения. Такое определение дано в статье 3.4 «Основных правил работы архивов организаций», одобренных Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

Когда бумаги хранятся более 10 лет или постоянно, их следует учитывать более строго и упорядоченно. Систематизировать документацию помогает типовая номенклатура дел организации, к основным функциям которой относятся:

группировка имеющихся документов по разным критериям;
обеспечение их сохранности;
возможность быстро найти требуемую бумагу;
индексация дел.

Применяется она и в архивном делопроизводстве, когда документы хранятся менее 10 лет.

Номенклатура дел в школе и сроки хранения документов

Структура номенклатуры дел

Образец примерной номенклатуры дел

Номенклатура дел образовательного учреждения на 2021 год

Как заполнить форму номенклатуры дел бюджетной организации

Экспертиза ценности документов

ПРИМЕРНАЯ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ДЛЯ ДЕТСКО-ЮНОШЕСКИХ СПОРТИВНЫХ ШКОЛ

Номенклатура дел в школе и сроки хранения документов

Примерная номенклатура дел общеобразовательных учреждений 2021

Росархив разъяснил новый порядок хранения документов

Номенклатура дел в школе на 2021 год

Образец номенклатуры дел организации 2020

Похожие записи:

Добавить комментарий