Назначение оборотных ведомостей по синтетическим и аналитическим счетам
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Назначение оборотных ведомостей по синтетическим и аналитическим счетам». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Рассматриваемые отчеты отличаются от рассмотренных выше отсутствием выполнения равенства значений по кредиту и дебету. Объясняется это тем, что при отражении сумм или других показателей на аналитических счетах не действует принцип двойной записи, который обязателен при оформлении проводок на синтетических счетах. Нужное значение вносится в кредит или дебит одного аналитического счета.
Оборотные ведомости по аналитическим счетам
Аналитические счета удобно использовать, когда нужно провести разделение показателей для наглядного бухучета. Как правило, аналитика ведется по счетам, учитывающим взаиморасчеты с другими лицами (покупателями, поставщиками, другими контрагентами), по счетам, отражающим данные по товарным и материальным ценностям, где каждое наименование товаров или материалов учитывается отдельно.
Формируется столько аналитических счетов, сколько это необходимо бухгалтеру для получения наглядной картины осуществления деятельности организацией. Учет на таких счетах можно организовать в стоимостном и натуральном выражении. В этом случае таблицу ведомости дополняют графой для указания натурального измерителя.
Как правило, сначала формируются ведомости по аналитическим счетам, после чего с их помощью подготавливаются отчеты по синтетическим счетам.
Особенно актуальны рассматриваемые отчетные ведомости при их оформлении по данным активно-пассивных счетов, где дебетовые и кредитовые итоги за месяц позволяют правильно составить месячный отчет по синтетическим счетам. При выявлении расхождений в ОВ, сформированной по синтетическим счетам, можно, анализируя аналитические показатели, провести быстрый поиск места, где допущены ошибки.
Пример бухгалтерского регистра
ОСВ составляется на конец каждого месяца на основе данных по каждому синтетическому счету. Все они отражаются в документе. Для фиксации каждого счета используется отдельная строка.
В ней указываются:
- начальное сальдо;
- обороты по кредиту;
- обороты по дебету;
- конечное сальдо.
На практике движения средств в конкретном месяце происходят не всегда. Однако ведомость в данной ситуации все равно должна быть заполнена. Вместо привычного набора данных в ней отражается только начальное и конечное сальдо.
Документ необходимо заполнять без ошибок. Бухгалтер, оформивший ведомость, должен выполнить ее проверку.
Осуществляя манипуляцию, нужно руководствоваться следующими правилами:
- результат вычисления начальных дебетовых сальдо должен совпадать с итогом определения аналогичных кредитовых сальдо;
- результат дебетовых оборотов должен быть равен кредитовым;
- результат определения конечных сальдо обязан совпадать с конечным кредитовым.
Составление бумаги основано на применении двойственной записи. Манипуляция позволяет контролировать правильность отражения хозяйственных операций. Если равенство отсутствует, была допущена ошибка. Вычисления нужно выполнить заново.
Синтетический и аналитический учет
Для этой цели используются два вида счетов: синтетические и аналитические. Соответственно, проводится учет в двух направлениях.
Синтетические счета – счета бухучета, предназначенные для сегментов однородного свойства, фактов хозяйственной деятельности в общем виде. Этот вид счетов называется счетами первого порядка. Ведение идет только в денежном выражении, данные используются при формировании отчетности: баланса и отчета о финансовых результатах, а также для аналитических исследований ФХД организации. Это обобщенные показатели в денежном выражении, необходимые для общего понимания наличия и движения средств и их источников.
К синтетическим счетам открываются вторичные счета, чтобы получить укрупненные показатели.
Субсчет – это промежуточное звено между синтетическими и аналитическими счетами.
Синтетический счет 10 «Материалы» имеет 9 вторичных счетов. В каждом собраны данные по разным видам материалов, которые взяты из аналитических счетов.
Аналитические счета – счета бухучета, детализирующие информацию о наличии, состоянии, движении имущества и его источников. Они открываются в поддержку синтетического счета, его развития. Рассматриваются отдельные виды, част, статьи. Могут выражаться в натуральном, трудовом измерении.
Классификация оборотных ведомостей
Оборотная (оборотно-сальдовая ведомость) показывает, за счет каких сумм дебетовых и кредитовых оборотов по счету (или счетам, или определенной аналитике, выделяемой в конкретном счете) за определенный период из суммы начального сальдо сформировалось значение конечного остатка.
То есть такой документ, как оборотная ведомость, может создаваться в трех основных вариантах:
- ОСВ по общей совокупности синтетических счетов;
- оборотная ведомость по отдельному синтетическому счету или по нескольким синтетическим счетам;
- оборотная ведомость по конкретной аналитике, выделяемой на синтетическом счете, или по нескольким таким аналитикам.
Несмотря на наличие вариантов, структура оборотных ведомостей окажется одинаковой. В ней будут присутствовать:
- сальдо на начало периода;
- обороты по дебету;
- обороты по кредиту;
- сальдо на конец периода.
Алгоритм составления оборотной ведомости удобнее рассматривать на примере отдельного синтетического счета. Пусть это будет счет 71, на котором отражаются операции по расчетам с подотчетными лицами.
Основные правила составления оборотно-сальдовой ведомости
На сегодняшний день унифицированного, обязательного для применения образца данного документа нет, поэтому оформляться он может в свободном виде или же по специальным шаблонам. Иногда компании разрабатывают собственные бланки ведомости (исходя из собственных потребностей) и впоследствии распечатывают их тираж в типографии.
С виду оборотно-сальдовая ведомость может показаться простым набором цифр, разнесенных по разным колонкам. Однако, на самом деле она представляет из себя четко структурированную сводную таблицу, в которую вносятся сведения о различных перечислениях, хозяйственно-финансовых операциях предприятия, в том числе таких, как списание производственных затрат, начисление налогов, начисление амортизации, формирование отчетности и т.д.
Классификация и составные части оборотной ведомости
Элементами бухгалтерского учета являются система счетов и двойная запись.
Система счетов – это определенный способ группировки экономических величин, которые отражают текущее состояние и изменение активов и обязательств, а также хозяйственных процессов и их результатов в цифровом выражении.
На каждую группу средств и их источников, хозяйственных процессов и результатов деятельности существуют отдельные счета. На определенном счете фиксируют первоначальный остаток объекта подлежащего учету и его последующие изменения, определяемые хозяйственными операциями.
Для оперативного управления результатами хозяйственной деятельности предприятия, а также проверки записи всех операций по синтетическим и аналитическим счетам и обобщения данных за отчетный период составляют оборотные ведомости. Оборотная ведомость — это таблица, где отражается остаток и обороты по счетам учета. Оборотные ведомости еще называют оборотно-сальдовыми. Это связано с тем, что их составляют на основании данных счетов об оборотах за период и остатках по счетам на начало и конец периода.
Оборотно-сальдовая ведомость составляется на основании журнала хозяйственных операций и начального баланса.
Оборотная ведомость представляет собой таблицу, в которой на каждый счет отводится отдельная строка.
Бухгалтерский баланс отражает состояние имущества организации и ее обязательства за отчетный период. В процессе производства каждый день осуществляется большое число хозяйственных операций, требующих текущего отражения, для чего используются специальные формы — счета бухгалтерского учета, которые построены по принципу экономической однородности.
Бухгалтерский счет — основная единица хранения информации, которая после обобщения всей бухгалтерской информации необходима для принятия управленческих решений. Счета бухгалтерского учета — это способ текущего взаимосвязанного отражения и группировки имущества по составу и размещению, по источникам его образования, а также хозяйственных операций по качественно однородным признакам, выраженным в денежных, натуральных и трудовых измерителях.
Для каждого вида имущества, обязательства и операции открываются отдельные счета со своим наименованием и цифровым номером (шифром), которые соответствуют каждой статье баланса, например 01 «Основные средства», 04 «Нематериальные активы», 10 «Материалы», 20 «Основное производство», 50 «Касса», 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета», 75 «Расчеты с учредителями», 80 «Уставный капитал», 99 «Прибыль и убытки» и др.
Каждый счет представляет собой двухстороннюю таблицу: левая сторона счета — дебет (от лат. должен), правая сторона — кредит (от лат. верит). Эти термины стали применяться в бухгалтерском учете в период его возникновения в западноевропейских странах. В то время бухгалтерия охватывала лишь торговые и кредитные операции, и эти слова использовались в учете для обозначения расчетных взаимоотношений между купцами и банкирами. В последующем они утратили свое былое значение и превратись в простые технические термины. В теории и практике применяются три схемы счетов.
Для чего нужны оборотные ведомости по синтетическим и аналитическим счетам
Оборотно-сальдовые ведомости – это способ обобщения информации бухучета по работающим бухсчетам предприятия, а конкретнее тем, по которым выполнялись хозоперации . Составление регистра возможно за любой временной промежуток: от одного месяца до года. Таблица состоит из показателей входящего остатка, оборотов и значений исходящего остатка, а также общих сумм. Разбивка приводится в разрезе дебета и кредита.
Оборотная ведомость по счетам синтетического учета – это единый свод данных в разрезе синтетических счетов бухучета. Корректность заполнения таблицы проверяется соблюдением следующих пар равенств:
- Сальдо входящее Дебетовое = Сальдо входящее Кредитовое.
- Оборот Дебетовый = Оборот Кредитовый.
- Сальдо исходящее Дебетовое = Сальдо исходящее Кредитовое.
Равенство остатков и оборотов объясняется возможностями бухучета, то есть практическим воплощением двойной записи и принципа корреспонденции в бухучете – сумма имущества (актива) равняется сумме источника (пассива). Если вышеприведенные равенства не соблюдаются, значит при формировании «оборотки» допущены неточности/ошибки, которые требуют соответствующей правки данных.
Оборотная ведомость по счетам аналитического учета – это единый свод данных в разрезе аналитического бухучета для проверки, корректировки, анализа информации, а также контроля. Подразделяются на расчетные, использующие денежные измерители, и материальные, использующие натуральные измерители. Примером первых могут служить «оборотки» по , 76, сч.; вторых – по , 04, , сч. Сальдовая ведомость по аналитическим счетам составляется для анализа поступления и выбытия активов, управления расчетов с партнерами (поставщиками), подотчетниками, подрядчиками или клиентами. В отличие от «обороток» по синтетическим бухсчетам аналитические табличные ведомости могут не иметь внутренних равенств, но обязаны совпадать с рассматриваемым детально бухгалтерским счетом.
Как проверить оборотно-сальдовую ведомость
Проверка выполняется после завершения составления ведомости. Итоги сальдо и оборотов по кредиту и дебету должны совпадать. Следует помнить, что сальдо на конец и начало года должны быть идентичны.
Образование минусового или кредитного значения сальдо нужно исключить. На начало и конец отчетного года показатель должен отсутствовать на счетах 90,91 и 99.
По взаимосвязанным счетам сальдо и обороты должны соответствовать. Кроме того, необходимо удостовериться в логичности показателей. Чтобы выполнить проверку, нужно произвести расчет, который подтвердит правильность внесения данных.
Чтобы не допустить ошибки, необходимо внимательно изучить п.34 ПБУ 4/99. В нем сказано, что взаимозачет статьями пассивов и активов в бухгалтерской отчетности проводить запрещается.
Однако из правила существуют исключения. С ними можно ознакомиться, изучив соответствующие положения по бухгалтерскому учету. Ведомость считается заполненной верно только в том случае, если все правила соблюдены, а итоговые данные сошлись.
Как составить оборотную ведомость
Исходя из названия, синтетическая оборотная ведомость представляет информацию о дебетовых и кредитовых оборотах по синтетическим счетам бухгалтерского учета. Это значит, что выглядит такая ведомость следующим образом:
| Счет | Обороты за период | |
|---|---|---|
| Дебет | Кредит | |
| 01 | ||
| … | ||
| 99 | ||
| Итого |
В то же время, говоря об оборотной ведомости, обычно подразумевают оборотно-сальдовую ведомость, т. е. регистр, в котором содержатся данные не только об оборотах по счетам, но и об их остатках (сальдо). У оборотно-сальдовой ведомости, несомненно, больше информативности. Используя данные только оборотной ведомости, организация не сможет составить бухгалтерскую отчетность. Ведь отчетность отражает в том числе информацию о финансовом положении организации на отчетную дату. А такая информация доступна из данных об остатках по счетам, а не об их оборотах. К примеру, для заполнения строки 1150 «Основные средства» бухгалтерского баланса достаточно взять данные из оборотно-сальдовой ведомости по счетам синтетического счета, вычтя из дебетового сальдо счета 01 «Основные средства» кредитовый остаток счета 02 «Амортизация основных средств» (Приказ Минфина от 02.07.2010 № 66н , п. 35 ПБУ 4/99). Информация об оборотах по указанным счетам в данном случае не нужна.
Аналитический и синтетический учёт: заполнение «шахматки»
Некоторые бухгалтеры предпочитают оборотной ведомости так называемую шахматную ведомость. Это разновидность ОСВ, которая отличается по форме заполнения. По вертикали рисуются все счета по кредиту, а по горизонтали — по дебету. Суммы операций указываются на пересечении строк и столбцов .
Цель «шахматки» та же, что и у обычной ОСВ. Такая структура позволяет анализировать доходную и расходную части баланса, определять налоговую базу за любой промежуток времени. Пример определения кореспондирующего счета по любой из проводок приведён ниже.
Иногда составлению оборотно-сальдовой ведомости предшествует заполнение карточки счетов (т. н. рисование самолётиков). По каждому счету рассчитывается дебет и кредит. Это выглядит как крылья самолёта: дебет слева, кредит справа. В теории такой рисунок позволяет легче заполнять ОСВ и находить ошибки. На практике, чтобы выполнять операцию, не нужно заполнять карточки счетов. Опытные бухгалтеры стадию «самолётиков» всегда пропускают.
Оборотные ведомости по аналитическим счетам
Рассматриваемые отчеты отличаются от рассмотренных выше отсутствием выполнения равенства значений по кредиту и дебету. Объясняется это тем, что при отражении сумм или других показателей на аналитических счетах не действует принцип двойной записи, который обязателен при оформлении проводок на синтетических счетах. Нужное значение вносится в кредит или дебит одного аналитического счета.
Аналитические счета удобно использовать, когда нужно провести разделение показателей для наглядного бухучета. Как правило, аналитика ведется по счетам, учитывающим взаиморасчеты с другими лицами (покупателями, поставщиками, другими контрагентами), по счетам, отражающим данные по товарным и материальным ценностям, где каждое наименование товаров или материалов учитывается отдельно.
Формируется столько аналитических счетов, сколько это необходимо бухгалтеру для получения наглядной картины осуществления деятельности организацией. Учет на таких счетах можно организовать в стоимостном и натуральном выражении. В этом случае таблицу ведомости дополняют графой для указания натурального измерителя.
Как правило, сначала формируются ведомости по аналитическим счетам, после чего с их помощью подготавливаются отчеты по синтетическим счетам.
Особенно актуальны рассматриваемые отчетные ведомости при их оформлении по данным активно-пассивных счетов, где дебетовые и кредитовые итоги за месяц позволяют правильно составить месячный отчет по синтетическим счетам. При выявлении расхождений в ОВ, сформированной по синтетическим счетам, можно, анализируя аналитические показатели, провести быстрый поиск места, где допущены ошибки.
Составление баланса и разноска операций
Первая работа, которую усваивает начинающий бухгалтер — это разноска проведённых компанией операций по сделкам и договорам. Она осуществляется двойной записью, при которой дебет по одной статье обязательно будет кредитом по другой. Например, снятие денег с расчётного счета и передача их в кассу предприятия для выдачи заработной платы сотрудникам проводятся по разделу 5: статья 51 — расчётный счёт (кредит на сумму снятия), 50 — касса (дебет на ту же сумму). Таким способом в бухучёте отражаются все сделки.
В итоге за любой период сумма всего дебета должна равняться всему кредиту. Это и есть баланс — конечная цель бухгалтера в конкретный промежуток времени. Иначе и быть не может, ведь деньги не возникают просто так и не исчезают бесследно. Но между разноской и балансом есть очень важная промежуточная операция — составление ОСВ.
Оборотно-сальдовая ведомость – документ, который отражает состояние расчетных счетов на начало определенного периода. Кроме того, в бумаге фиксируется количество средств, оставшихся на счете на конец периода, величину прихода и расхода.
Выделяют следующие разновидности документа:
- помесячный;
- поквартальный;
- годовой.
Оборотно-сальдовая ведомость – один из главных бухгалтерских документов. В бумаге отражаются все действия, которые были совершены со средствами компании за определенный период. Ведомость не может быть составлена произвольно.
Для выполнения манипуляции применяются общероссийские положения бухгалтерского учета. Кроме того, во внимание принимается бухгалтерская политика, которая ведется в компании или регионе.
Оборотно-сальдовая ведомость создается на момент регистрации компании. В тот период она считается нулевой – в документе отсутствуют зафиксированные обороты по счетам.
Составляя документ, необходимо принять во внимание следующие особенности:
- когда предприятие зарегистрировано, сумма его уставного капитала отражается в 2 документах – дебете счета 75 и кредите счета 80;
- уставной капитал компании складывается из денег, основных средств, товаров и материалов;
- средства, которые отражаются в ведомости, фиксируются по перечню категорий;
- из-за того, что совершенные операции отражаются и в дебете, и в кредите, любое несоответствие данных свидетельствует о допущенной ошибке.
Ведомость является основой для внесения данных в целый перечень налоговых документов. С оборой на бумагу заполняется годовой финансовый отчет.