Как уведомить Минтруд об обучении работников охране труда с 1 марта 2023 года

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как уведомить Минтруд об обучении работников охране труда с 1 марта 2023 года». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Очень часто возникает вопрос по поводу того или иного внутреннего нормативного акта — является ли он обязательным? Отметим, что точного списка ЛНА, которые должны быть у каждого работодателя, в законодательстве не содержится. Упоминания о положениях внутренних актов встречаются в той или иной статье Трудового кодекса. Однако в большинстве случаев работодателю дается несколько вариантов реализации обязательных требований. Поэтому точно сформировать какой-то базовый перечень обязательных ЛНА затруднительно.

Существуют и необязательные ЛНА в кадрах, которые работодатель может составлять добровольно. Примеры:

• акты о повышении квалификации сотрудников;

• положения о премировании, выплате материальной помощи, командировках;

• акты о дисциплинарной ответственности работников;

• положение о прохождении персоналом медосмотра.

Нормативная база предприятия на локальном уровне оформляется в несколько этапов:

Этап	Описание этапа
Утверждение специалиста для разработки ЛНА	Акты разрабатываются с учётом компетенций сотрудников. Например, разработку правил внутреннего распорядка, как правило, поручают кадровому специалисту. А разработку положений об оплате труда могут возложить на специалистов финансового отдела организации.
Подготовка ЛНА	В документе указывается следующая информация: реквизиты работодателя — если это ИП, то указывается его Ф.И.О., если это юридическое лицо, то прописывается его наименование; название документа — это могут быть инструкции, правила, положения или акты; дата и место оформления ЛНА; номенклатурный регистрационный номер; дата вступления в силу; трудовые нормы, которые вводятся актом; место для подписи и печати руководителя, подписи представителя сотрудников и/или профсоюза.
Согласование документа	Документ нужно согласовывать с представителями сотрудников и/или с профсоюзами. В некоторых случаях обязательно согласование обязательно с самими работниками — например, при утверждении графика отпусков, вахтового расписания.
Утверждение акта руководителем	На ЛНА ставит подпись и печать руководитель организации или ИП. Как правило, документ вводится в действие выпуском отдельного приказа.
Ознакомление работников	Сотрудники обязаны познакомиться с положениями ЛНА и подписать отдельный документ, в котором они подтверждают, что знакомы с нововведениями. Если гражданина ещё только принимают в штат, то ему необходимо дать возможность ознакомиться с актами до подписания трудового контракта.
Передача на хранение	ЛНА направляется на хранение в конкретное дело. На документе ставится номер дела, дата передачи на хранение и подпись уполномоченного сотрудника.

Программы, позволяющие автоматизировать процессы кадрового учета, в практике работы организаций применяются достаточно давно. Однако до недавнего времени трудовое законодательство не предполагало возможности ведения кадровой документации исключительно в электронном виде. То есть документы, созданные в системе, распечатывались, подписывались работодателем и работником собственноручной подписью и помещались на хранение в виде документов на бумажном носителе.

ФЗ-377 установил возможность ведения электронного документооборота со всеми работниками организации, которые дадут на это согласие. При этом кадровые документы не будут дублироваться на бумажном носителе (ч. 1 ст. 22.1 ТК РФ).

Работники вправе отказаться от ведения КЭДО в отношении документов, связанных с их работой (ч. 6 ст. 22.2 ТКРФ), кроме работников, поступающих на работу впервые после 31 декабря 2021 года. Для «отказников» работодатель будет обязан составлять документы в бумажном виде. По письменному заявлению работника заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой, должны быть выданы ему не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления (ст. 62 ТК РФ). Обязанность предоставления документов, связанных с работой, на бумажном носителе работникам, отказавшимся от взаимодействия с работодателем посредством электронного документооборота, отдельно оговаривается в ч. 9 ст. 22.2 ТК РФ.

КЭДО распространяется на все документы, которые в соответствии с трудовым законодательством должны вестись в бумажном виде или с которыми работник должен знакомиться под роспись. Исключением являются:

• трудовые книжки,
• акты о несчастном случае на производстве по установленной форме,
• приказы (распоряжения) об увольнении работников,
• документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда.

Данные документы должны быть оформлены на бумажном носителе и подписаны собственноручной подписью.

Сведения о трудовой деятельности ведутся и передаются в Пенсионный фонд РФ в установленном ранее порядке, т.е. электронно.

Кроме того, приказ о приеме на работу перестал быть обязательным кадровым документом. Работодатель может его оформлять, но не обязан (ч. 1 ст. 68 ТК РФ).

Для КЭДО работодатель может использовать информационную систему (далее – ИС):

• собственную, которая должна обеспечивать подписание электронных документов, их хранение, а также фиксацию факта получения сторонами трудовых отношений;
• федеральную государственную цифровую платформу «Работа в России», доступ к которой может быть получен в т.ч. через Единый портал государственных и муниципальных услуг (далее – Единый портал гос­услуг).

Обратите внимание, что взаимодействие и ИС работодателя, и цифровой платформы «Работа в России» с Единым порталом госуслуг станет возможным только после 1 сентября 2022 года.

В зависимости от выбранной ИС и вида документа, работодатель и работник могут применять различные виды электронной подписи (эти варианты мы систематизировали в Таблице 1).

Расходы на получение и использование электронной подписи работником оплачиваются работодателем (теперь это четко сказано в ст. 22.2 ТК РФ). Однако если работник или поступающий на работу имеет ранее полученную усиленную квалифицированную электронную подпись, он может использовать ее при подписании документов и взаимодействии с работодателем в КЭДО.

Правила внутреннего трудового распорядка – локальный акт, то есть документ, составленный работодателем. Это может быть самостоятельный документ или приложение к коллективному трудовому договору. По сути, ПВТР – это набор инструкций, регулирующих вопросы, которые в соответствии с Трудовым кодексом должен решать наниматель. Например, какой установить в компании режим работы, чем поощрить сотрудников, назначать ли испытательный срок при найме.

Законодательство не устанавливает какой-либо определённой формы или структуры для ПВТР, поэтому составить документ можно произвольно. Далее он утверждается приказом руководителя или ИП. Правила обязательны для применения всеми сотрудниками, поэтому каждого нанимаемого необходимо знакомить с ними под подпись ещё перед заключением трудового договора.

Разработать и утвердить ПВТР должны все наниматели – организации и индивидуальные предприниматели.

Классификация локальных актов

Локальные нормативные акты, несмотря на общие требования, которые к ним установлены, могут различаться по некоторым признакам.

К основным общим требованиям можно отнести следующие:

• локальный нормативный акт принимается работодателем единолично или с учетом мнения представительного органа работников (в случаях, установленных Трудовым кодексом);
• нормы локальных нормативных актов не должны ухудшать положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями (ч. 4 ст. 8 ТК РФ);
• локальные нормативные акты должны быть доведены до сведения работника под роспись;
• локальные нормативные акты носят обязательный характер. За неисполнение их положений работника можно привлечь к дисциплинарной ответственности, а работодателя – к административной.

Локальные нормативные акты можно разделить на обязательные (наличие которых в организации установлено законодательством) и необязательные (которые работодатель принимает по своему усмотрению).

К обязательным, в частности, относятся: документ, устанавливающий порядок обработки и защиты персональных данных, например Положение о персональных данных (п. 8 ст. 86 ТК РФ); документ, устанавливающий систему оплаты труда, например Положение об оплате труда (ч. 4 ст. 135 ТК РФ); правила внутреннего трудового распорядка (ч. 4 ст. 189 ТК РФ); правила и инструкции по охране труда (ч. 2 ст. 212 ТК РФ); документ, определяющий порядок аттестации (ч. 2 ст. 81 ТК РФ).

Виды локальных нормативных актов

Традиционно считается, что локальные нормативные акты подразделяются на три вида: правила, положения и инструкции. Правила — это документ первого уровня, положение — второго, а инструкции — третьего.

Кроме того, к локальным нормативным актам относят штатное расписание и график отпусков. Причем оба эти документа постоянно подвергаются изменениям. График отпусков — 1 раз в год, а штатное расписание — по мере возникновения новых должностей. Коллективные договоры и соглашения, с правовой точки зрения, являются отдельным видом документов, не относящихся к ЛНА.

С точки зрения закона, локальные нормативные акты подразделяются на два основных вида: обязательные и необязательные. Обязательные локальные акты прописаны в TК, необязательные — согласно законодательству, не являются необходимыми для компании, и работодатель разрабатывает их, только если посчитает целесообразным.

Однако, если необязательные ЛНА приняты работодателем, то, по закону, их так же нельзя нарушать, как и обязательные.

Список обязательных ЛНА включает в себя пять пунктов. Это следующие документы:

• предусматривающие защиту персональных данных;
• регулирующие правила и размеры оплаты труда;
• правила трудового распорядка для всех сотрудников и для отдельных должностей;
• инструкции по охране труда;
• правила проведения аттестации на соответствие занимаемой должности или для последующего карьерного роста.

Каждый из этих документов имеет свои особенности, в соответствии с направлением деятельности компании и спецификой работы сотрудников.

Например, в целом компания может работать по пятидневке, но дежурные сотрудники по скользящему графику выходят и в субботу-воскресенье. Аттестация может проводится для всех сотрудников или только для руководящих должностей и т.д.

Необязательными локальными актами являются положения о:

• персонале (взаимодействии между сотрудниками);
• выдаче сотрудникам полисов ДМС (если фирма предоставляет такую возможность);
• должностных инструкциях и т. д.

Организация вправе разработать и другие виды локальных нормативных актов, но при этом все они должны соответствовать нормам ТК и другим законам. Последнее актуально в случае, если ситуация, регулируемая данным документом затрагивает еще какие-либо законы, кроме вышеуказанных.

Условно виды локальных нормативных актов подразделяют на обязательные и необязательные. О тех, которые обязательные, было сказано выше. К необязательным относятся такие виды положений:

• об аттестации работников;
• об архиве организации;
• об отпусках;
• об отделе кадров/продаж/бухгалтерии;
• о командировках;
• о профессиональной этике работников;
• о ДМС компании.

Помимо этих документов, имеющихся у каждого работодателя, есть и те, которые разрабатываются только для отраслей — например, для образовательных учреждений (создаются на основании законодательства РФ об образовании).

Сказать однозначно, является ли приказ локальным нормативным актом организации, трудно. Некоторые работодатели относят приказы к организационно-распорядительным бумагам, другие все же считают их ЛНА, если они содержат нормы трудового права. Например, приказ о приеме на работу нельзя расценить как ЛНА, а приказ, которым утверждают график отпусков или штатное расписание, — можно.

Если говорить о том, чего не должны содержать локальные нормативные акты, как обязательные, так и необязательные для разработки и утверждения в компании, то это:

• условий, нарушающих права сотрудников;
• условий, противоречащих российским законам.

Что такое локальный акт?

Работодатели, за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями (ч. 1 ст. 8 ТК РФ).

При этом Трудовой кодекс не содержит ни определения локального акта, ни перечня документов, которые можно считать локальными актами.

Некоторые специалисты определяют локальные нормативные акты как акты, принимаемые работодателем и содержащие правила поведения, рассчитанные на неоднократное применение к неопределенному кругу лиц. Но данная формулировка достаточно узка, поскольку к основным документам, содержащим правила поведения, можно отнести, например, Правила внутреннего трудового распорядка или инструкции по охране труда. Понятие локального нормативного акта несколько шире. Для его определения лучше воспользоваться положениями ст. 8 ТК РФ: локальный нормативный акт – документ, содержащий нормы трудового права, который принимается работодателем в пределах его компетенции в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями.

А вот по поводу того, какие акты следует отнести к локальным, мнений достаточно много. Бесспорно, локальными актами являются Правила внутреннего трудового распорядка, различные положения (о персональных данных, об оплате труда, об аттестации), инструкции по охране труда и т. п. Некоторые специалисты относят к локальным актам также штатное расписание и график отпусков, а некоторые – и приказы руководителя.

Комментарии к ст. 8 ТК РФ

1. Все правила, по которым работает организация, можно разделить на 2 группы: принятые за пределами организации и принятые самой организацией. Конкурентоспособность организации, ее прибыль прямо зависят от качества правил, которые организация приняла самостоятельно на основании комментируемой статьи.

К правилам, которые принимает организация, относятся: правила внутреннего трудового распорядка; коллективный договор; положение об оценке персонала; положение о должностных инструкциях; различные соглашения между работодателем и наемными работниками; положение об оплате труда; положение об оценке результативности деятельности работников; положение о развитии персонала; положение о повышении конкурентоспособности персонала; правила по охране труда; этические кодексы; корпоративные кодексы и др.

Работодатель, кроме локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права, принимает правовые акты (документы) о применении норм права. Их значение в регулировании трудовых отношений возрастает. Среди этих актов можно назвать должностные инструкции, оценочные листы персонала.

Должностная инструкция является правовым актом, определяющим положение наемного работника в организации. В ТК в разд. III упоминания о должностной инструкции нет, что является недостатком ТК. В частности, в п. 5 ст. 81 ТК об увольнении работника за неоднократное неисполнение им без уважительных причин трудовых обязанностей, если он имеет дисциплинарное взыскание, должностная инструкция не упоминается. Должностная инструкция — важнейший документ, определяющий обязанности работника на рабочем месте. Это правовой акт индивидуальной направленности или применения нормы права. Существует 2 вида инструкций: 1) должностная инструкция для служащих; 2) рабочая инструкция для рабочих.

На работника в организации возлагаются 4 вида обязанностей: 1) общие обязанности наемного работника. Они определены в федеральном законодательстве, в частности в ст. 21 ТК; 2) отраслевые обязанности, которые возлагаются на работников различных отраслей народного хозяйства; 3) обязанности, которые возлагает организация на каждого работника, так называемые корпоративные обязанности; 4) обязанности, которые работник выполняет на своем рабочем месте. Они указываются в должностной инструкции.

Все перечисленные обязанности являются обязанностями конкретного работника, которые возложены на него трудовым договором. Поэтому в формулировку п. 5 ст. 81 ТК следует внести дополнение, указав виды обязанностей. Основание для увольнения может быть изложено следующим образом: «за повторное неисполнение работником без уважительных причин обязанностей, указанных в законодательстве, правилах внутреннего трудового распорядка, трудовом договоре, должностной инструкции, если он имеет дисциплинарное взыскание».

Должностная инструкция рассматривается как документ, регламентирующий деятельность работника на каждой должности и содержащий требования к работнику, занимающему эту должность. Должностная инструкция составляется на основе тарифно-квалификационных характеристик. Процесс составления должностной инструкции включает следующие стадии: определение места каждой должности в структуре организации, ее подчиненности и взаимосвязей; выявление целей и задач должности, т.е. тех работ, которые выполняются по данной должности; отбор типичных должностей; выбор метода работ по отобранным должностям (наблюдений, собеседования, вопросников); сбор необходимой информации; анализ работ по должности, т.е. определение наиболее существенных характеристик работ с помощью упорядочения и оценки информации, связанной с работой или работником.

Широко распространена следующая структура должностной инструкции:

1) общие положения устанавливают: структурное подразделение, в которое входит работник; кому подчиняется работник; кто подчиняется работнику; требования к стажу; требования к профессиональной подготовке;

2) обязанности работника подразделяются на ежедневные, еженедельные, ежемесячные, ежеквартальные, а также те, которые необходимо выполнять при наступлении определенных событий.

Работник должен также выполнять обязанности, записанные в правилах внутреннего трудового распорядка и ТК, коллективном договоре, трудовом договоре;

3) права работника включают: а) права, которые он может реализовать самостоятельно; б) права, которые он может реализовать, если выполнит обязанность (обязанная сторона); в) права, которые он может реализовать, если выполнит обязанность (обязанная сторона) и будет дано разрешение на реализацию права;

4) работы, выполняемые совместно с другими работниками. Работник — руководитель работ;

5) работы, выполняемые совместно с другими работниками. Работник — исполнитель работ;

6) ответственность работника: дисциплинарная; административная; материальная по ТК; гражданско-правовая по ГК; уголовная (см.: Сытинская М. Должностные инструкции. Понятие и традиционные подходы к их составлению // Кадровик. Трудовое право для кадровика. 2007. N 8).

2. На разных этапах регулирования трудовых отношений локальные акты используются системно.

Важной проблемой трудовых отношений является определение правового статуса наемного работника в организации в локальном законодательстве.

Правовой статус наемного работника в организации закрепляется следующими основными правовыми актами: описанием рабочего места; должностной инструкцией; правилами внутреннего трудового распорядка.

Первые 2 правовых акта — это акты применения норм трудового права. Третий правовой акт — нормативный.

Описание рабочего места как разновидность правового акта приобретает все большее значение при регулировании трудовых отношений.

Описание рабочего места — это акт применения нормы права к положению наемного работника. Он обращен к человеку, занимающему конкретное рабочее место. Описание рабочего места составляется на основании ст. ст. 56, 57 ТК. Рабочее место (место работы) является одним из понятий трудового права, которое активно развивается в настоящее время. Согласно ст. 57 ТК место работы указывается в трудовом договоре.

Что же такое рабочее место? Рабочее место — все места, где работник должен находиться или куда ему необходимо следовать в связи с его работой. Эти места прямо или косвенно находятся под контролем работодателя (Конвенция N 155 МОТ «О безопасности и гигиене труда и производственной среде» (1981 г.)).

Рабочее место — участок помещения, на котором в течение рабочей смены или ее части осуществляется трудовая деятельность. Рабочим местом могут быть несколько участков производственного помещения. Если эти участки расположены по всему помещению, то рабочим местом считается вся площадь помещения (разд. 3 СанПиН 2.2.4.548-96 «Гигиенические требования к микроклимату производственных помещений», утв. Постановлением Госкомсанэпиднадзора России от 1 октября 1996 г. N 21).

Что такое локальные нормативные акты лна

В науке локальный нормативный акт определяют, как акты, принимаемые работодателем и содержащие правила поведения, рассчитанные на неоднократное применение к неопределенному кругу лиц. Но данное определение часто подвергается критике, так как к основным документам, которые содержат правила поведения можно отнести Правила внутреннего трудового распорядка или инструкции по охране труда. Понятие локального нормативного акта несколько шире.

Для его определения лучше воспользоваться положениями ст. 8 ТК РФ: локальный нормативный правовой акт (ЛНПА) – документ, содержащий нормы трудового права, рассчитанный на неоднократное применение и устанавливающий права и обязанности организации, всех или отдельных категорий ее работников, который принимается работодателем в пределах его компетенции в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями.

Понятие локального нормативного акта

Локальный нормативный акт (ЛНА) – это внутренний документ работодателя, рассчитанный на неоднократное применение и устанавливающий права и обязанности организации, всех или отдельных категорий ее работников в части, неурегулированной трудовым законодательством (ст. 8 ТК РФ).

Из числа работодателей, имеющих право принимать ЛНА, законодатель исключил физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями. Соответственно, все остальные, включая индивидуальных предпринимателей, вправе, а в некоторых ситуациях обязаны принимать соответствующие локальные акты.

Работодатель – субъект малого предпринимательства, отнесенный к микропредприятиям, и работодатель – некоммерческая организация вправе полностью или частично отказаться от принятия ЛНА. Исключение составляет акт о временном переводе работников на дистанционную работу, предусмотренный ст. 312.9 ТК РФ. Условия, регламентирующие вопросы, которые должны регулироваться локальными нормативными актами, работодатель обязан включать в трудовые договоры с работниками. Составлять трудовые договоры он должен по типовой форме (ч. 1 ст. 309.1, ст. 309.2 ТК РФ).

Если же такой работодатель не отказывался от принятия ЛНА, то типовой формой при составлении трудовых договоров он может не руководствоваться (письмо ГИТ в городе Москве от 17.02.2021 № 77/10-4921-ОБ/18-1299).

Кто утверждает локальные нормативные акты в организации

Утверждает локальные нормативные акты руководитель компании своим приказом. При наличии профсоюза некоторые документы надо принимать с учетом его мнения (ст. 8 ТК РФ). Порядок учета мнения установлен ст. 372 ТК РФ. В предусмотренных ТК РФ случаях работодатель до утверждения ЛНА направляет его проект и обоснование по нему в представительный орган работников (профсоюз). Этот орган должен в срок не позднее пяти рабочих дней с момента получения документов направить работодателю свое мотивированное мнение в письменной форме.

В случае если мотивированное мнение выборного органа первичной профсоюзной организации не содержит согласия с проектом ЛНА либо содержит предложения по его совершенствованию, работодатель может согласиться с ним либо обязан в течение трех дней после получения мотивированного мнения провести дополнительные консультации для достижения взаимоприемлемого решения.

При недостижении согласия возникшие разногласия оформляются протоколом, после чего работодатель имеет право принять локальный нормативный акт, который может быть обжалован выборным органом первичной профсоюзной организации в трудовой госинспекции или в суде. Профсоюз также имеет право начать процедуру коллективного трудового спора в порядке, установленном ТК РФ.

С утвержденным актом нужно ознакомить под подпись тех сотрудников, чью трудовую деятельность они затрагивают. Вновь принимаемого работника знакомят со всеми необходимыми ЛНА. Факт ознакомления можно фиксировать как в тексте трудового договора, например, путем перечисления локальных нормативных актов, с которыми работник ознакомлен до подписания договора, так и в отдельном документе — в ЛНА на листе ознакомления с ним. Работодатель может также предусмотреть журнал информирования сотрудников с локальными нормативными актами, где они будут расписываться в подтверждение того, что ознакомлены с соответствующими актами.

Микроповреждения и микротравмы: новая статья

Микротравмы – ссадины, ушибы мягких тканей, поверхностные раны и другие повреждения, полученные работниками при исполнении ими своих трудовых обязанностей или выполнении работы у работодателя, не повлекшие нарушения здоровья или развития временной нетрудоспособности.

Отличительной чертой микротравм от других повреждений является то, что они не предполагают расстройства здоровья работающих или появления их временной нетрудоспособности. Организация обязана самостоятельно вести учет и учитывать обстоятельства и причины, вызвавшие микроповреждения (микротравмы) работников. Расследование таких фактов должно производиться на основании обращения потерпевшего к его непосредственному руководителю.

Защита персональных данных работников

Предмет и направления защиты персональных данных должны быть зафиксированы в положении о защите персональных данных, где целесообразно отразить:

• цель и задачи организации в области защиты персональных данных;
• перечень документов и сведений, содержащих персональные данные работников;
• общие требования при обработке персональных данных и гарантии их защиты;
• порядок хранения и использования персональных данных работника;
• правила передачи персональных данных работников;
• права работников по обеспечению защиты персональных данных, хранящихся у работодателя;
• ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных.

Приложениями к такому документу оформляют перечень сведений, относящихся к персональным данным работников. Данный перечень подробно раскрывает персональную информацию, содержащуюся в комплексах кадровой документации. Перечень может быть разделен на несколько частей:

• инструкция по обеспечению безопасности персональных данных работников;
• инструкция по обработке, хранению и движению документов, содержащих персональные данные работников организации. Она регламентирует работу сотрудников, обрабатывающих персональные данные работников, фиксирует учетные и иные технологические формы, необходимые для организации обработки, хранения и движения документов, содержащих персональные данные работников, например подписной лист с обязательством о неразглашении персональных данных работников, или форму документа, отражающего согласие работника на обработку и хранение его персональных данных в организации.

Сопутствующими (взаимосвязанными) документами, фиксирующими задачи, функции и ответственность служб, осуществляющих защиту персональных данных работников, являются положение о службе кадров и должностные инструкции сотрудников, обрабатывающих персональные данные работников.

Как организовать взаимодействие с дистанционным работником

Взаимодействовать с дистанционным работником можно (п. 3 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ):

— путем обмена электронными документами;

— в иной форме, позволяющей обеспечить фиксацию факта получения работником и (или) работодателем документов в электронном виде.

Порядок взаимодействия работодателя и работника устанавливается в коллективном договоре, ЛНА, принимаемом с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовом договоре (допсоглашении к нему). В порядке в том числе отражаются (п. 3 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ):

— вопросы взаимодействия в связи с выполнением трудовой функции дистанционно, передачей результатов работы и отчетов о выполненной работе по запросам работодателя;

— форма взаимодействия, отличная от обмена электронными документами (при ее использовании).

При взаимодействии путем обмена электронными документами и работник, и работодатель должны подтвердить их получение. Подтверждение нужно направлять в форме электронного документа в срок, определенный коллективным договором, ЛНА, принимаемым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором (допсоглашением к нему) (п. 3 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ).

При взаимодействии в иной форме тоже необходимо подтвердить действия, связанные с предоставлением информации. Порядок определяется теми же документами (п. 3 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ).

В ряде случаев работодателю следует использовать усиленную квалифицированную электронную подпись, а работнику — аналогичную или усиленную неквалифицированную электронную подпись. Они необходимы при заключении, изменении или расторжении в электронном виде таких документов (п. 3 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ):

— трудового договора;

— допсоглашения к нему;

— договора о матответственности;

— ученического договора на получение образования без отрыва или с отрывом от работы.

В остальных случаях взаимодействие можно осуществлять путем обмена электронными документами с использованием других видов электронной подписи или в иной форме, используемой у работодателя. В том числе это касается случаев (п. 3 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ):

— ознакомления работника с документами, которые по законодательству оформляются на бумажном носителе и (или) с которыми его знакомят в письменной форме, в частности под подпись (например, непосредственно связанные с трудовой деятельностью работника ЛНА). Отметим, что с ними можно ознакомить работника и обычным способом — в письменной форме, в том числе под подпись;

— обращения дистанционного работника к работодателю с заявлением, предоставления тому объяснения либо другой информации, когда это является правом или обязанностью работника в соответствии с Трудовым кодексом РФ.

Если дистанционный работник подал заявление о выдаче заверенных надлежащим образом копий документов, связанных с работой, работодатель обязан направить их тому не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления.

Копии можно направить на бумажном носителе по почте заказным письмом с уведомлением или в форме электронного документа, если это указано в заявлении (ст. 62 ТК РФ, п. 3 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ).

Что входит в обязанности работодателя

С 1 сентября 2022 требования, которые ранее носили рекомендательный характер, стали обязательными (ст. 18.1 Закона № 152-ФЗ).

Справка! Персональные данные — любые сведения, прямо или косвенно относящиеся к определённому физическому лицу: ФИО, адрес, информация о дате и месте рождения, социальном и имущественном положении, образовании, профессии, доходах, биометрические данные (фото, отпечатки пальцев, запись голоса). Граждане предоставляют ПД при трудоустройстве работодателю, при участии в договорных отношениях в качестве потребителя различных услуг (медуслуг, услуг связи, банковских продуктов и т.п.).

Что обязан сделать работодатель:

• назначить ответственного за обработку ПД (это может быть структурное подразделение или отдельный сотрудник);
• издать и опубликовать документы, определяющие политику в отношении обработки ПД (политику в отношении обработки ПД можно размещать, в том числе на страницах интернет-сайта, принадлежащего оператору);
• проводить внутренний контроль и (или) аудит на предмет соответствия действующему законодательству и требованиям к защите персональных данных (способ контроля и подтверждение его проведения нужно прописать в отдельном локальном нормативном акте);
• оценивать вред, который может быть причинён субъектам персональных данных в случае нарушения закона (пока методику оценки компании могут выбрать самостоятельно, с 1 марта 2023 года методику определит Роскомнадзор);
• ознакомить работников, осуществляющих обработку ПД, с положениями законодательства РФ о персональных данных;
• соблюдать и контролировать выполнение других требований, предусмотренных ст. 18.1 Закона № 152-ФЗ.

Что изменится с 1 марта 2023

Часть изменений, предусмотренных Законом от 14.07.2022 № 266-ФЗ, имеет отложенное действие и вступит в силу с 1 марта 2023 года. В частности, начнут действовать положения о трансграничной передаче данных (физлицам, компаниям и органам власти иностранных государств).

В зависимости от того, в какую страну планируется передать сведения, режим трансграничной передачи может быть уведомительным и разрешительным. Уведомительный режим работает в отношении передачи данных в страны, обеспечивающие адекватную защиту данных. Прежде всего, это страны — участники Конвенции Совета Европы о защите физических лиц при автоматизированной обработке персональных данных, а также страны из перечня Роскомнадзора (Приказе от 14.09.2021 № 183). Взаимодействие со странами, которые не обеспечивают адекватную защиту персональных данных, должно осуществляться через разрешительный режим.

Операторы персональных данных перед началом трансграничной передачи персональных данных должны уведомить об этом Роскомнадзор. В свою очередь, ведомство может её ограничить или запретить (п. 7 ст.1 № 266-ФЗ).

Похожие записи:

• Какие выплаты положены молодоженам в 2023 году?
• Путевые листы: новые требования с марта 2023 года
• Когда положен отпуск первый отпуск после трудоустройства: через 6 или 12 месяцев