Как присваивается табельный номер сотруднику?
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как присваивается табельный номер сотруднику?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
По общепринятым правилам кадрового и бухгалтерского учета, табельные номера должны присваиваться с единичного значения. По мере увеличения численности сотрудников данная цифра, соответственно, растет в хронологическом порядке, без пропусков. Для шифровки табельного номера используются только арабские цифры, без внесения каких либо других символов, типа точек, кавычек, дефисов и т.д.
Как присваивается табельный номер
Однако вышеприведенная информация не является строго обязательной. Дело в том, что в законе нет ни специальных пунктов, ни каких-либо нормативных актов, регламентирующих присвоение табельных номеров. Так что, чисто теоретически, каждое предприятие вправе самостоятельно решать, как именно разрабатывать и применять к сотрудникам эти цифровые коды, а также корректировать их в дальнейшем.
Как присваивается табельный номер
По общепринятым правилам кадрового и бухгалтерского учета, табельные номера должны присваиваться с единичного значения. По мере увеличения численности сотрудников данная цифра, соответственно, растет в хронологическом порядке, без пропусков. Для шифровки табельного номера используются только арабские цифры, без внесения каких либо других символов, типа точек, кавычек, дефисов и т.д.
Однако, вышеприведенная информация не является строго обязательной. Дело в том, что в законе нет ни специальных пунктов, ни каких-либо нормативных актов, регламентирующих присвоение табельных номеров. Так что, чисто теоретически, каждое предприятие вправе самостоятельно решать, как именно разрабатывать и применять к сотрудникам эти цифровые коды, а также корректировать их в дальнейшем.
Поскольку табельный учет позволяет держать порядок в ведении внутренней документации, то при назначении табельных номеров желательно придерживаться следующих рекомендаций:
- Заниматься табельным учетом должен строго определенный сотрудник;
- Присваивать табельный номер нужно сразу же после подачи вновь принятым работником всех необходимых документов для оформления или же в его первый рабочий день;
- При присвоении табельных цифровых комбинаций надо соблюдать хронологию, исключая пропуски;
- Необходимо доводить до сведения работника числящийся за ним цифровой код;
- Обязательно вносить индивидуальный номер в приказ о приеме на работу.
Принципы формирования табельного номера
Законодательство не устанавливает четких требований к способу формирования, структуре и прочим характеристикам табельного номера, например длине. Работодатель вправе использовать номера, составленные по любому удобному для сотрудников принципу.
Общепринятым в российских компаниях можно считать подход, когда используется табельный номер, имеющий в своем составе только арабские цифры, длиной, не превышающей 6 цифр. Табельные номера могут присваиваться сотрудникам соотносительно с очередностью оформления их трудовых договоров.
В фирме может быть предусмотрена система соотнесения структуры табельного номера с теми или иными характеристиками трудовой функции человека. Как вариант — система, позволяющая по табельному номеру точно определить отдел, в котором работает специалист (например, по первым цифрам).
ИНТЕРЕСНО! В практике бухгалтерского учета на советских предприятиях предусматривалось применение табельных номеров работников из четырех цифр (пп. 7, 8 приложения 1 к методическим указаниям, утвержденным письмом Министерства финансов СССР и ЦСУ СССР от 20.02.1981 № 35/34-Р/426).
Есть ряд нюансов, характеризующих назначение табельных номеров совместителям. Подробнее читайте в тематической публикации, размещенной в системе «КонсультантПлюс». Получите пробный доступ к ней бесплатно.
Для чего нужны табельные номера
Присвоения работникам предприятия особенных цифровых комбинаций преследует сразу несколько целей:
- облегчение работы специалистам отдела бухгалтерии по обработке и фиксации данных о внутренних перемещениях сотрудников;
- табельный номер используется для внесения по тому или иному работнику различных отметок, которые позволяют в дальнейшем более просто и правильно рассчитать такие параметры, как заработная плата и сопутствующие налоги;
- данные цифры дают возможность легко найти всю информацию о зарплате, больничных, отгулах, сверхурочных часах, отпусках и т.д. по тому или иному работнику.
Но, все же, основное предназначение табельного номера – учет времени, проводимого сотрудником непосредственно на рабочем месте. Для этого, уполномоченные работники предприятия фиксируют время прибытия персонала с работы и ухода домой, всевозможные отлучки на обед, по личным делам и т.д. В дальнейшем эти сведения позволяют определить, отработал ли человек положенное время или может быть у него была переработка, и, исходя из этого, начислить ему заработную плату.
Если говорить о времени, которое сотрудник должен проводить на рабочем месте, то тут существует три основных варианта.
- Полный рабочий день (40 часов в неделю).
- Сокращенный рабочий день (20 часов в неделю и менее).
- Неполный рабочий день (количество часов определяется в индивидуальном порядке отдельным соглашением между работодателем и сотрудником).
Чаще всего последние два пункта применяются к студентам, несовершеннолетним, пенсионерам, людям с ограниченными возможностями и некоторым другим категориям граждан.
Необходимость в табельных номерах. Для чего они нужны?
Все-таки лучше разобраться, для чего нужны табельные номера работодателю. Сотрудник от этого не получает ничего. Как говорилось выше, работник может и не знать о наличии такого шифра. Однако для чего тогда был первоначально введен табельный номер сотрудника? Как присваивается этот шифр и что он несет?
Табельные номера помогают бухгалтерии ООО или предприятия. Благодаря им становится легче осуществление электронного документооборота. Хотя стоит отметить, что табельные номера на крупных заводах использовались уже достаточно давно, еще до возникновения программы 1С.
В чем основные моменты, позволяющие использовать данный шифр? Это, прежде всего:
- Облегчение работы специалистов отдела кадров. Это связано с тем, что отслеживание табельного номера помогает не «потерять» сотрудника при смене им должности.
- Помощь бухгалтерии в работе с начислением и выдачей заработной платы. Здесь напрямую связаны табельные номера в 1С. Именно эта программа помогает выбирать сотрудника не по имени или должности, а по табельному номеру.
- Отслеживание нахождения сотрудника на рабочем месте. Актуально для предприятий, которые оснащены электронной системой пропусков.
- Облегчение работы специалистов отдела кадров. Это связано с тем, что отслеживание табельного номера помогает не «потерять» сотрудника при смене им должности.
- Помощь бухгалтерии в работе с начислением и выдачей заработной платы. Здесь напрямую связаны табельные номера в 1С. Именно эта программа помогает выбирать сотрудника не по имени или должности, а по табельному номеру.
- Отслеживание нахождения сотрудника на рабочем месте. Актуально для предприятий, которые оснащены электронной системой пропусков.
Для чего нужны табельные номера
Присвоения работникам предприятия особенных цифровых комбинаций преследует сразу несколько целей:
- облегчение работы специалистам отдела бухгалтерии по обработке и фиксации данных о внутренних перемещениях сотрудников;
- табельный номер используется для внесения по тому или иному работнику различных отметок, которые позволяют в дальнейшем более просто и правильно рассчитать такие параметры, как заработная плата и сопутствующие налоги;
- данные цифры дают возможность легко найти всю информацию о зарплате, больничных, отгулах, сверхурочных часах, отпусках и т.д. по тому или иному работнику.
Но, все же, основное предназначение табельного номера – учет времени, проводимого сотрудником непосредственно на рабочем месте. Для этого, уполномоченные работники предприятия фиксируют время прибытия персонала с работы и ухода домой, всевозможные отлучки на обед, по личным делам и т.д. В дальнейшем эти сведения позволяют определить, отработал ли человек положенное время или может быть у него была переработка, и, исходя из этого, начислить ему заработную плату.
Если говорить о времени, которое сотрудник должен проводить на рабочем месте, то тут существует три основных варианта.
- Полный рабочий день (40 часов в неделю).
- Сокращенный рабочий день (20 часов в неделю и менее).
- Неполный рабочий день (количество часов определяется в индивидуальном порядке отдельным соглашением между работодателем и сотрудником).
Чаще всего последние два пункта применяются к студентам, несовершеннолетним, пенсионерам, людям с ограниченными возможностями и некоторым другим категориям граждан.
Табельный номер сотрудника: как присваивается код и какие документы регламентируют процедуру
Конкретный числовой код необходимо доносить до сотрудников, так как это не только повышает их значимость в своих глазах, но и помогает избежать ошибок при начислении заработной платы. Это связано с тем, что при написании каких-либо заявлений на материальную помощь или же для оформления отпуска работник будет указывать, кроме всего прочего, и свой табельный номер.
Также данный параметр должен быть в обязательном порядке указан и в приказе о приеме на работу. Он может быть напечатан в программе или же написан от руки представителем отдела кадров. Журнал учета.
Фиксирование табельных номеров Предприятия, которые вынуждены использовать табельные номера для своих работников, зачастую используют и такой документ, как журнал учета табельных номеров.
Справка Наряду с наименованием должности и личными данными сотрудника, табельные номера-2017 указываются:
- в приказах о приеме на работу, восстановлении в должности и прекращении трудового договора;
- в приказах о переводе, предоставлении отпуска и направлении в командировку;
- в табеле учета рабочего времени;
- в штатной расстановке и графиках сменности;
- в командировочных удостоверениях;
- в регистрационных журналах и книгах.
Где отражаются табельные номера
Поскольку табельный учет позволяет держать порядок в ведении внутренней документации, то при назначении табельных номеров желательно придерживаться следующих рекомендаций:
- Заниматься табельным учетом должен строго определенный сотрудник;
- Присваивать табельный номер нужно сразу же после подачи вновь принятым работником всех необходимых документов для оформления или же в его первый рабочий день;
- При присвоении табельных цифровых комбинаций надо соблюдать хронологию, исключая пропуски;
- Необходимо доводить до сведения работника числящийся за ним цифровой код;
- Обязательно вносить индивидуальный номер в приказ о приеме на работу.
Предприятия, пользующиеся табельным учетом сотрудников, ведут, как правило, и журнал учета табельных номеров. В нем фиксируются следующие данные:
- фамилия, имя, отчество работника;
- дата приема его на работу;
- должность и специальность;
- номер трудового договора и его дата;
- структурное подразделение, в котором он числится;
- собственно сам табельный номер.
Конкретные примеры. Зачем нужен табельный номер?
Чтобы понять, кем и как присваивается табельный номер сотруднику, необходимо до конца осознать, для чего же необходим данный параметр.
В первую очередь, это помогает избежать ненужных сплетен. Так, если при начислении заработной платы бухгалтер или специалист по нормированию и оплате труда видит только табельные номера. Он не может понять, какую именно сумму получил Иванов, а какую — Петров. То есть это позволяет дополнительно усиливать секретность.
Также табельный номер помогает не ошибиться. Это еще один параметр, который позволяет проверить правильность оформления документа. Особенно актуально, когда имеются однофамильцы или полные тезки. Разумеется, можно также сверять и параметры по должности или дате приема на работу. Однако табельные номера не стоит сбрасывать со счетов.
Присвоение табельного номера сотруднику — это обязательно?
В соответствии со сложившейся на российских предприятиях практике каждому специалисту, заключившему с работодателем срочный или бессрочный контракт, назначается табельный номер, который впоследствии фиксируется во всех документах, имеющих отношение к кадровому учету и расчету зарплаты. Формированию такой практики способствовал, прежде всего, тот факт, что положениями п. 18 приложения к письму Госкомтруда СССР, Министерства финансов СССР, ЦСУ СССР от 27.04.1973 № 75-АБ/89/10-80 использование табельных номеров фактически предписывалось. Однако совместным приказом Минтрудсоцзащиты, Минфина и Росстата от 01.02.2021 № 31/46/20 указанное письмо было отменено. Применение табельных номеров с того момента работодатель регулирует самостоятельно. Вместе с тем правомерно говорить о том, что такие номера задействуются регулярно.
Порядок действий при присвоении табельного номера сотруднику
Утвержденного порядка действия по присвоению табельного номера работнику нет. Законодательно не предусмотрен определенный порядок присвоения табельного номера работодателем. В связи с этим работодатели вправе самостоятельно разработать свой порядок действий и закрепить свой алгоритм в локальных нормативных актах.
Алгоритм действий может быть оформлен в виде инструкции или положения, в котором подробно будут указаны правила присвоения номера, учета и контроля номеров в компании. Если для учета применяются автоматизированные средства для кадрового и бухучета, то код будет присваиваться автоматически в программе при регистрации нового работника . Однако, многие работодатели до сих пор ведут учет вручную и отражают табельные номера в регистрационных журналах. Ответственным за ведение и хранение журнала назначается один из сотрудников компании: кадровый специалист, бухгалтер или делопроизводитель. Такая обязанность, как присвоение принимаемому сотруднику табельного номера возлагается на кадровика приказом. Если рассматривать крупных работодателей, то функция по присвоению табельных номеров является обязанностью табельщика. Помимо непосредственного присвоения номера, табельщик или иной ответственный сотрудник также ведет их реестр, а также контролирует правильность присвоения или использования номера.
Важно! Если работодатель переходит на новый вид программного обеспечения, то табельные номера сотрудников при переносе в новую систему должны остаться без изменений.
Присвоение табельного номера может показаться трудоемким процессом. Однако это не так. Стоит придерживаться нескольких простых правил, и это действие будет осуществляться автоматически.
В первую очередь внутренними документами организации должно быть закреплено данное обязательство за конкретным работником. Это поможет избежать пререканий в дальнейшем. Также это исключит ситуацию, когда никто не отвечает за данную операцию.
Во-вторых, непосредственное закрепление за работником номера должно осуществляться в первый рабочий день сотрудника, а в идеале — в момент заключения трудового договора. В этом случае нумерация будет верной и без пропусков.
Конкретный числовой код необходимо доносить до сотрудников, так как это не только повышает их значимость в своих глазах, но и помогает избежать ошибок при начислении заработной платы. Это связано с тем, что при написании каких-либо заявлений на материальную помощь или же для оформления отпуска работник будет указывать, кроме всего прочего, и свой табельный номер.
Также данный параметр должен быть в обязательном порядке указан и в приказе о приеме на работу. Он может быть напечатан в программе или же написан от руки представителем отдела кадров.
Присвоение табельного номера сотруднику — это обязательно?
В соответствии со сложившейся на российских предприятиях практике каждому специалисту, заключившему с работодателем срочный или бессрочный контракт, назначается табельный номер, который впоследствии фиксируется во всех документах, имеющих отношение к кадровому учету и расчету зарплаты. Формированию такой практики способствовал, прежде всего, тот факт, что положениями п. 18 приложения к письму Госкомтруда СССР, Министерства финансов СССР, ЦСУ СССР от 27.04.1973 № 75-АБ/89/10-80 использование табельных номеров фактически предписывалось. Однако совместным приказом Минтрудсоцзащиты, Минфина и Росстата от 01.02.2021 № 31/46/20 указанное письмо было отменено. Применение табельных номеров с того момента работодатель регулирует самостоятельно. Вместе с тем правомерно говорить о том, что такие номера задействуются регулярно.
Предусматривается их указание в самых разных документах организации, например:
Таким образом, использование табельных номеров, несмотря на отсутствие законодательных предписаний, на российских предприятиях по-прежнему распространено. Общепринято при этом правило, по которому в случае, если человек прекращает трудовые отношения с фирмой, его табельный номер желательно не присваивать другому сотруднику в течение 1–2 лет.
Рассмотрим далее различные нюансы применения табельных номеров в кадровом учете на практике.
Нужен ли новый табельный номер сотрудника при повторном приеме?
Однажды присвоенный сотруднику табельный номер по общераспространенному правилу сохраняется за ним (его должностью — одной или несколькими) до момента увольнения из компании (прекращения работы на должности). По факту увольнения (прекращения работы на этой должности) табельный номер может сохраняться за специалистом в течение рекомендованных отмеченным письмом № 75-АБ/89/10-80 сроков.
Таким образом, если работник вернулся в компанию в течение 1–2 лет, для его идентификации (либо его должности — одной или нескольких) целесообразно применить прежний табельный номер.
Если человек вернулся позднее истечения срока закрепления за ним табельного номера, его применение будет возможным, только если к тому моменту соответствующий номер не был передан другому работнику.
Отдельные правила применения табельного номера работодатель может установить и в отношении идентификации должностей работников (как мы отметили выше, для каждой из них может быть определен отдельный табельный номер).
Например, если уволившийся работник очень быстро вернется в компанию на другую должность, то и табельный номер ему могут назначить новый, а прежний — передать первому работнику, пришедшему на прежнюю должность уволенного сотрудника. Данный подход облегчит бухгалтерам порядок расчета зарплаты, который зависит, как мы отметили выше, от характеристик должности, а не от личности работника.
Табельный номер сотрудника: как присваивается код и какие документы регламентируют процедуру
Нормативными актами РФ, регулирующими кадровый учет, порядок присвоения табельных номеров (ТН) не установлен. В связи с чем, кадровые службы руководствуются положениями, изложенными в Письме Госкомтруда СССР № 75-АБ, Минфина СССР № 89 и ЦСУ СССР № 10-80 от 27.04.73 г. Пункт 18 данного Письма устанавливает необходимость присвоения ТН всем лицам, трудоустраивающимся на постоянную, временную или сезонную работу. Табельные номера уволенных сотрудников рекомендуется не присваивать другим лицам в течение 1-2 лет.
Учитывая, что порядок и необходимость присвоения уникальных учетных номеров законодательством оставлены на усмотрение работодателя, принципы идентификации сотрудников необходимо устанавливать распоряжением о внутреннем документообороте предприятия. В Правилах, регламентирующих порядок того, как присваивается табельный номер работнику на конкретном предприятии, должны быть отражены следующие аспекты: