Что ставить в табеле при сверхурочной работе

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что ставить в табеле при сверхурочной работе». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

При поденном учете рабочего времени количество часов сверхурочной работы определяется ежедневно. Те часы, которые отработаны сверх продолжительности смены (в том числе и сокращенной), установленной для работника, являются сверхурочными (ч. 1 ст. 99 ТК РФ). Первые два часа сверхурочной работы выделяются за каждый день, когда была сверхурочная работа. При этом не имеет значения, отработал сотрудник весь календарный период (месяц, год) или у него были дни неявки в связи с временной нетрудоспособностью, отпуском, по другим причинам.

Продолжительность сверхурочной работы

Напомним, что нормальная продолжительность рабочего времени составляет 40 часов в неделю (ст. 91 ТК РФ). В свою очередь, продолжительность сверхурочной работы не должна превышать для каждого работника четырех часов в течение двух дней подряд и 120 часов в год (ч. 6 ст. 99 ТК РФ). Для этого работодатель обязан обеспечить точный учет продолжительности сверхурочной работы каждого работника. Время, отработанное сотрудником сверхурочно, должно отражаться в табеле учета рабочего времени (например, по форме № Т-12 (№ Т-13), утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). Сверхурочные часы в табеле нужно отметить буквенным кодом «С» или ­цифровым «04», под которым указывается количество часов ­переработки.

Вместе с тем для некоторых категорий работников установлена сокращенная продолжительность рабочего времени, которая для них является нормальной (ст. 92 ТК РФ). К таким относятся, в частности:

1. несовершеннолетние работники – от 24 до 35 часов в неделю в зависимости от возраста;
2. инвалиды I или II группы – не более 35 часов в неделю;
3. работники, условия труда на рабочих местах которых по результатам специальной оценки условий труда отнесены к вредным условиям труда 3-й или 4-й степени или опасным условиям труда, – не более 36 ­часов в неделю;
4. женщины, работающие в районах Крайнего Севера (ст. 320 ТК РФ);
5. педагоги (ст. 333 ТК РФ);
6. медработники (ст. 350 ТК РФ).

То есть для данных категорий работников сверхурочной будет считаться работа, превышающая установленную для них сокращенную продолжительность рабочего времени (ежедневной работы, смены).

Кроме того, нормы, касающиеся сверхурочной работы, распространяются как на работников по основному месту работы, так и на совместителей.

Оплата сверхурочной работы

Основанием для повышенной оплаты сверхурочной работы являются первичные документы: приказ о привлечении к сверхурочной работе и табель учета рабочего времени. Заметим, что сверхурочная работа подлежит оплате в повышенном размере независимо от того, соблюден ли порядок привлечения к сверхурочным работам (Письмо ФНС России от 23.09.2005 N 02-1-08/195@), предельный лимит количества часов сверхурочной работы в год (Заключение Федеральной службы по труду и занятости от 23.06.2005 N 956-6-1). Нарушения, допускаемые работодателем, не должны отражаться на реализации права работника на оплату труда за сверхурочную работу.

Расчет оплаты сверхурочной работы при наличии сведений о ее количестве и структуре не вызывает особых трудностей.

Примечание. Нет учета сверхурочных — расходы не признаются

Налоговый инспектор может не признать в уменьшение облагаемой базы по налогу на прибыль расходы, которые произведены сотрудниками за пределами установленной им продолжительности рабочего времени, если дополнительное время их работы не будет документально оформлено (как сверхурочная работа или работа в режиме ненормированного рабочего дня).

Работа сверх нормы в 1С: Зарплата и управление персоналом 8

В современном мире темп жизни каждого человека постепенно становится быстрее. Все спешат, торопятся выполнить дела, устают от работы. При этом меньше трудиться не начинают.

Часто трудящиеся соглашаются отработать еще одну смену сверх плана, если возникла производственная необходимость. Многие, работая бухгалтерами, дополнительно ведут кадровый учет. Для некоторых работа в праздники или выходные считается привычным делом.

К сожалению, когда речь заходит о переработках, не каждому известно, какие виды компенсаций за это положены, как они рассчитываются и выплачиваются.

Оплата за работу сверх норматива делится на два типа:

• работа в выходные или праздники;
• переработка в будние дни.

Главное, что нужно сделать при оформлении сверхурочной работы — взять с работников письменное согласие. Есть всего несколько случаев, когда допустимо привлечь работника к труду сверх норматива времени без его согласия:

1. Чтобы предотвратить катастрофу либо производственную аварию или же устранить последствия произошедшего события.
2. Чтобы устранить обстоятельств, которые нарушают нормальную работу коммуникаций организации — системы водо-, электро-, газоснабжения, транспорта и связи.
3. Если введен режим чрезвычайного или военного положения, и сотрудник должен выполнить обусловленные этим работы.

Как вести журнал учета переработок рабочего времени

Трудовой кодекс РФ принуждает предприятия вести полный учет часов занятости своих подчиненных, как правило, при помощи табеля учета рабочего времени. Однако в некоторых организациях дополнительно оформляют журнал, где также фиксируют трудовой режим.

Что отличает его от табеля? Последний учитывает количество часов отработки, а журнал отражает время прихода и ухода персонала. Закон не обязывает руководство организаций вести этот документ, это решение администрация принимает самостоятельно.

Журнал учета рабочего времени оформляется в виде книги, где в строках содержатся Ф. И. О. сотрудников и сведения о рабочем дне каждого, а в столбцах фигурируют необходимые данные.

Создание такого журнала имеет целью:

• учитывать время прихода (ухода) на работу персонала организации;
• фиксировать опоздания и несвоевременное покидание рабочего места;
• мотивировать работников на соблюдение правил трудового распорядка;
• регистрировать отсутствие подчиненного целый день;
• фиксировать время, проработанное сверх принятого норматива (сверхурочные часы, работа в выходные и праздники, ненормированный график).

Согласно записям в журнале по окончании каждого месяца оформляются табели учета РВ, либо табельщик проводит с ними сверку. Такой журнал не ограничен стандартной или рекомендуемой формой, и каждая организация ведет его по-своему с учетом собственных потребностей.

Титульный лист книги обычно содержит данные:

• название предприятия;
• дата начала и окончания журнала (последняя вносится после его закрытия);
• Ф. И. О. ответственного за документ работника;
• номенклатурный индекс дела (если подобный учет имеет место).

Особенности оформления сверхурочной работы

Согласие, которое должен подписать работник, является последним звеном в цепи документооборота. Предварительно должны быть подготовлены другие документы.

Когда на предприятии возникает необходимость привлечения сотрудников к сверхурочной работе, сначала нужно написать служебную записку. Это должен сделать руководитель отдела. Адресатом, как правило, является директор компании. В записке указываются:

1. причина возникновения необходимости в сверхурочной работе;
2. список привлеченных сотрудников;
3. период, на который устанавливается такой режим;
4. время, когда будет осуществляться работа;
5. адресат;
6. дата и подпись заявителя.

Не рекомендуем в качестве причины использовать расплывчатую формулировку «производственная необходимость». Укажите конкретное событие, которое требует таких мер. И помните, что руководитель компании имеет право вызвать вас для разъяснения обстоятельств.

Если директор поставил на служебной записке резолюцию «В приказ», документ передается начальнику отдела кадров и главному бухгалтеру, чтобы он мог посчитать компенсацию за сверхурочную работу.

Приказ в отделе кадров формируется для каждого сотрудника отдельно. Дополнительно составляют уведомление (согласие). Утвержденной формы для него нет, но есть перечень данных, которые в него нужно включить:

• ФИО и должность сотрудника;
• причина привлечения к сверхурочное работе;
• период и время ее выполнения;
• детали оплаты переработки;
• подпись начальника отдела кадров, дата.

Если работать пришлось в выходной

В производственных процессах, где невозможна приостановка работы из-за технологических или организационных причин, выходные дни предоставляются в различные дни недели поочередно каждой группе работников. Соответствующие положения закрепляются правилах внутреннего трудового распорядка (ч.3 ст.111 ТК РФ). Так, если по графику предстоит работать в воскресенье, то для работника этот день не будет являться выходным. Соответственно, оплачиваться этот день будет как обычно, без дополнительных доплат.

Пример 1

Продавцу Ложкиной Анне установлен суммированный учет рабочего времени. Учетный период – 1 месяц. По графику 3 марта 2019 года (воскресенье) у Ложкиной рабочая смена. Она ее отработала с 08.00 до 20.00 часов. 5 марта (вторник) и 6 марта (среда) выходные дни. Значит, 3 и 4 марта оплачиваются в обычном порядке, без доплат за работу в выходной день, а 5 и 6 марта оплате не подлежат.

Работодатель может привлечь работника к работе в его выходной день по графику. В таком случае этот день является для работника выходным и оплачивается в двойном размере (ст.153 ТК РФ). Или, если работник согласен, то взамен потраченного выходного дня ему можно предоставить другой день отдыха, а день работы оплатить в одинарном размере.

Сверхурочная работа при суммированном учете рабочего времени

Количество часов, отработанных сверхурочно при суммированном учете рабочего времени, определяется по итогам учетного периода (от месяца до года), установленного вашей организациейст. 104 ТК РФ.

Если внутри учетного периода продолжительностью более месяца в одном из месяцев количество отработанных по графику часов превышает норму рабочих часов по производственному календарю, то превышение не нужно отражать как сверхурочную работу. Ведь при суммированном учете такая переработка компенсируется недоработкой в другом месяце. Если учетный период составляет месяц, то переработка на одной неделе компенсируется недоработкой на другой так, чтобы по итогам месяца выйти на норму рабочего времени по производственному календарюст. 104 ТК РФ.

Если же по итогам работы за учетный период получится, что сотрудник отработал больше нормы по производственному календарю (например, если работник был привлечен к работе в связи с неявкой сменяющего работника), то такую переработку надо приказом руководителя признать сверхурочной работой. Вносить изменения в табель не нужно. Ведь на момент выполнения сотрудником работы было еще неясно, будет у него по итогам учетного периода переработка или нет.

Переработка при ненормированном рабочем дне

Переработка при таком режиме работы не оплачивается, а компенсируется только предоставлением дополнительного оплачиваемого отпуска продолжительностью не менее 3 календарных днейстатьи 101, 119 ТК РФ. Причем право на дополнительный отпуск возникает у работника, замещающего должность, включенную в перечень должностей работников организации с ненормированным рабочим днем, независимо от продолжительности работы в условиях ненормированного рабочего дняПисьмо Роструда от № ПГ/3841-6-1. Поэтому вы можете не отражать время переработки. То есть можете указать только время, отработанное в пределах нормы часов за рабочий день.

Но если вы хотите иметь документальное подтверждение переработки при ненормированном рабочем дне, то можете включить в табель самостоятельно разработанный код для учета такой переработки (например, буквенный код «НРД»). Тогда в графе под этим кодом отражайте продолжительность переработки.

Трудовой кодекс не регламентирует ни порядок ведения, ни внешний вид журнала. Каждое предприятие самостоятельно устанавливает правила учета. В зависимости от штата сотрудников ведет журнал:

• руководитель
• заместитель
• другое назначенное лицо

В должностных обязанностях указывается факт ведения журнала.

Существенные нюансы при заполнении:

• учет должен быть точным, поскольку от этого зависит соблюдение российского законодательства (не более 4 часов на протяжении 2 дней кряду, 120 ч в год)
• задержка на работе по собственному желанию сотрудника не учитывается как сверхнормативное время и, соответственно, не оплачивается
• у журнала на последней странице должно быть место для подписи заверителя
• удобнее иметь в документе несколько сквозных отверстий для шнуровки, но он не должен быть прошнурованным

В таблицу нужно вносить следующие сведения:

• ФИО работника
• причину сверхурочки
• количество отработанных часов
• реквизиты письменного согласия

Порядок оформления документов

Оформление сверхурочной работы начинается с получения согласия работника на такой «трудовой подвиг» (ситуации, когда согласие не требуется, перечислены ниже). Трудовой кодекс не регламентирует процедуру получения согласия, требуя лишь, чтобы согласие было письменным. Поэтому формально работодатель может получить его и после издания приказа о сверхурочной работе. Но делать так мы не рекомендуем. И вот почему.

Во-первых, есть категории сотрудников (например, инвалиды, женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, и др.; полный список см. ниже), которых работодатель обязан в письменной форме уведомить о праве на отказ от сверхурочной работы. Согласитесь, что приказ, в котором указано, что Иванова И.И. привлекается к сверхурочной работе с 18 до 22 часов и одновременно разъясняется ее право на отказ от такой работы, будет выглядеть нелепо.

Во-вторых, правом на такой отказ обладают не только указанные категории сотрудников, но и все остальные (просто не обязательно письменно разъяснять им это право).

Соответственно, любой работник может отказаться от сверхурочной работы без каких бы то ни было негативных последствий. А значит, приказ придется переделывать во избежание путаницы при заполнении Табеля учета рабочего времени и расчете компенсации.

Поэтому мы советуем до издания приказа оформить документ-уведомление, где сотрудник бы расписался в том, что он согласен на сверхурочную работу. В таком документе нужно указать период переработки (в часах) и дату начала сверхурочной работы. В этом же документе можно предложить работнику выбрать форму получения компенсации — денежную или в виде дополнительного отдыха (ст. 152 ТК РФ).

И только после этого на согласившихся сотрудников следует оформить приказ. Унифицированная форма для приказа о привлечении к сверхурочной работе не установлена, поэтому организация может издать его в свободной форме.

Обычно в таком приказе указывается причина, вызвавшая необходимость сверхурочной работы. Тут надо заметить, что статья 99 ТК РФ содержит лишь примерный перечень таких причин — в части 4 этой статьи сказано, что привлекать сотрудников сверхурочно можно и «в других случаях» (единственное отличие — «другие случаи» требуют согласия профсоюза, если он имеется).

Также в приказе приводятся фамилии, должности и табельные номера сотрудников, которые будут трудиться после окончания рабочего дня; указывается время начала сверхурочной работы и время ее окончания. Обратите внимание, что время оформления данных документов, если оно приходится на период после окончания рабочего дня, также включается в часы сверхурочной работы. Дополнительно, напротив каждой фамилии, можно указать реквизиты уведомления, в котором содержится согласие на сверхурочную работу. Оформленный таким образом приказ нужно передать сотрудникам для ознакомления, которое каждый из них должен подтвердить собственноручной подписью.

Время, отработанное сотрудниками сверхурочно, обязательно фиксируется в Табеле учета рабочего времени (формы № Т-12 или Т-13, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1). Для этого предусмотрен специальный код «С» или 04, который обязательно нужно сочетать с указанием количества часов, отработанных сверхурочно. При этом данные Табеля должны совпадать с данными приказа (а приказ, в свою очередь, с документов о согласии на сверхурочную работу, подписанным работником). Помните также, что Трудовой кодекс запрещает работу сверхурочно более четырех часов в течение двух дней подряд и более 120 часов в год (ст. 99 ТК РФ).

Если в табеле регистрируются только случаи отклонений от нормального использования рабочего времени, установленного правилами внутреннего трудового распорядка. В верхней половине строки по каждому работнику, у которого имелись отклонения от нормального использования рабочего времени, записываются часы отклонений, а в нижней — условные обозначения отклонений.

При наличии у одного работника учреждения двух видов отклонений в один день (период) нижняя часть строки записывается в виде дроби, числитель которой — условное обозначение вида отклонения, а знаменатель — часы работы. При наличии более двух отклонений в один день фамилия работника в табеле повторяется.

Таким образом, можно сказать, что сверхурочная работа в данном случае будет являться отклонением от общеустановленного режима в учреждении. Следовательно, в верхней половине строки по каждому работнику, у которого имелись отклонения от нормального использования рабочего времени, записываются часы отклонений, а в нижней — условные обозначения отклонений (например, 4/С)

Часы сверхурочной работы отмечаются как — С.

Подробности в материалах Системы Кадры:

1.Ответ: Как заполнить табель учета рабочего времени по форме № 0504421

Н.З. Ковязина

В бюджетных организациях и учреждениях применяют типовую форму табеля учета использования рабочего времени .

Табель применяют для учета использования рабочего времени или регистрации различных случаев отклонений от нормального использования рабочего времени. Выбор способа заполнения табеля закрепите в локальном акте в рамках формирования учетной политики учреждения.

Табель заполняет ответственное лицо, назначенное приказом, ежемесячно в целом по учреждению или в разрезе структурных подразделений: отделов, отделений, факультетов, лабораторий и т.п., и обособленных подразделений: филиалов.

Табель открывают ежемесячно за 2-3 дня до начала расчетного периода на основании табеля за прошлый месяц.

Изменения списочного состава работников в табеле производят на основании документов по учету труда и его оплаты: приказов о приемах, увольнениях и т. п.

Есть только два принципиальных отличия.

Первый момент заключается в том, что теперь в табеле можно указывать как случаи отклонения, так и фактические затраты рабочего времени. Конкретный способ заполнения табеля определяет само учреждение.

Второй момент, это «учетный номер» сотрудника (графы 2, 3). Учетный момент — это идентификатор сведений о физическом лице, таких как табельный номер или СНИЛС ( Методических рекомендаций, приведенных в ). Поэтому в графе 2 следует проставить табельный номер сотрудника, а в графе 3 — СНИЛС.

При необходимости учреждения вправе вносить изменения или дополнения в форму табеля ( Порядка, утвержденного ).

Пример заполнения табеля учета рабочего времени по форме № 0504421

Ответственный за составление табеля учета рабочего времени в государственном учреждении научно-исследовательском институте «Альфа» специалист по кадрам И.А. Игнатьева заполнила, подписала и сдала в бухгалтерию .

Какие сведения необходимо указать в табеле сверхурочной работы

В табеле сверхурочной работы необходимо указать следующие сведения:

1. Дата и время начала и окончания сверхурочной работы. Это позволит точно определить, сколько времени было затрачено на работу сверх нормы.

2. Сотрудник, выполнивший сверхурочную работу. Здесь указывается ФИО сотрудника, чтобы было понятно, кто именно работал сверхурочно.

3. Причина выполнения сверхурочной работы. Необходимо указать, по какой причине было принято решение выполнять сверхурочную работу, например, из-за необходимости срочного выполнения проекта или обслуживания клиента.

4. Количество отработанных часов сверхурочной работы. Здесь указывается точное количество часов, которое было затрачено на выполнение работы сверх нормы.

5. Подпись сотрудника, подтверждающая факт выполнения сверхурочной работы. Сотрудник должен поставить свою подпись или электронную подпись в табеле, чтобы подтвердить свою ответственность за отработанные часы.

Указывая все эти сведения в табеле сверхурочной работы, можно обеспечить прозрачность и контроль за сверхурочной работой сотрудников. Это важно для правильного учета рабочего времени и выплаты за сверхурочную работу.

Последствия неправильного заполнения табеля сверхурочной работы

Неправильное заполнение табеля сверхурочной работы может иметь серьезные последствия для сотрудника и компании. Вот некоторые из них:

1. Штрафы. Если сотрудник не правильно заполнил табель сверхурочной работы или не заполнил его вовсе, компания может быть подвержена штрафам со стороны контролирующих органов. Такие штрафы могут быть значительными и негативно сказаться на финансовом состоянии компании.
2. Потеря доверия. Неправильное заполнение табеля сверхурочной работы может привести к потере доверия со стороны руководства. Руководство может начать сомневаться в надежности и профессионализме сотрудника, что может негативно отразиться на его карьерном росте и отношениях с коллегами.
3. Ущерб репутации. В случае выявления неправильного заполнения табеля сверхурочной работы, компания может понести ущерб своей репутации. Это может привести к негативным отзывам клиентов, партнеров и общественности в целом, что может повлиять на долгосрочные бизнес-партнерства и прибыль компании.
4. Судебные разбирательства. Если неправильное заполнение табеля сверхурочной работы приводит к конфликту между сотрудником и компанией, это может привести к судебным разбирательствам. В результате компания может столкнуться с дополнительными расходами на адвокатов и возможными компенсационными выплатами.

В целях избежания вышеупомянутых последствий, важно заполнять табель сверхурочной работы правильно и своевременно. Кроме того, сотрудники должны быть внимательны и осведомлены обо всех правилах и требованиях, связанных с оформлением и учетом сверхурочной работы.

Использование электронного табеля для отметки сверхурочной работы

Современные технологии позволяют автоматизировать процесс отметки сверхурочной работы с помощью электронных табелей. Это удобное и эффективное средство для представления данных о сверхурочной работе сотрудников.

Использование электронного табеля для отметки сверхурочной работы имеет следующие преимущества:

• Автоматизация процесса: электронный табель позволяет быстро и точно записывать информацию о сверхурочной работе, что упрощает контроль и учет рабочего времени.
• Удобство использования: электронный табель доступен с любого устройства с подключением к интернету, что позволяет сотрудникам и руководству вносить и просматривать данные о сверхурочной работе в любое время и из любого места.
• Повышение прозрачности: электронный табель предоставляет возможность отслеживать и анализировать данные о сверхурочной работе в режиме реального времени, что способствует большей прозрачности и контролю над использованием сверхурочного времени.

Использование электронного табеля для отметки сверхурочной работы также позволяет:

1. Легко вносить и изменять информацию о сверхурочной работе сотрудников.
2. Привлекать руководство к утверждению и подтверждению сверхурочной работы.
3. Получать отчеты о сверхурочной работе по различным категориям и периодам времени.
4. Иметь возможность сравнивать и анализировать данные о сверхурочной работе для принятия более обоснованных решений в планировании и распределении рабочего времени.

Таким образом, электронный табель является удобным и эффективным инструментом для отметки сверхурочной работы, обеспечивая легкость использования, прозрачность и контроль над данными о сверхурочной работе сотрудников.

Похожие записи:

• Доверенность от юридического лица физическому лицу
• Европа с препятствиями. Где проще всего получить шенгенскую визу в 2023 году
• Не вписан в страховку – не получишь возмещение за ДТП