Как оформить дубликат трудовой книжки в 2024 году
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как оформить дубликат трудовой книжки в 2024 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В силу того, что трудовая относится к БСО, её хранение происходит в особом порядке. При устройстве на работу человек передаёт книжку в отдел кадров и получает её обратно только при увольнении. Существует всего один повод для выдачи документа на руки без увольнения – обращение в органы социального страхования. Речь может идти об оформлении пособия, пенсии и так далее. Предполагается, что для обращения в иные организации, например в кредитные, будет достаточно заверенной копии.
Утрата бланка строгой отчётности
В тот промежуток времени, когда трудовая будет фактически находиться на руках у работника, вся ответственность за хранение и возможную утрату переходит на него. Под утратой могут пониматься самые разные ситуации:
- потеря документа;
- обгорание;
- деформация от влаги;
- внесение несанкционированной записи;
- и так далее.
Правовые акты для восстановления трудовой книжки
При потере или повреждении трудовой книжки, необходимо оформить дубликат данного документа. Для восстановления трудовой книжки следует иметь в виду следующие правовые акты:
- Трудовой кодекс Российской Федерации. Согласно статье 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации, работодатель в случае утери трудовой книжки обязан выдать работнику дубликат данного документа. Также в этой статье указано, что дубликат трудовой книжки выдается бесплатно.
- Приказ Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 27.01.2000 года № 12. Приказом устанавливается порядок заполнения трудовой книжки и выдачи дубликатов. Данный документ содержит подробные инструкции по заполнению трудовой книжки и оформлению дубликата.
Для оформления дубликата трудовой книжки необходимо предоставить следующие документы:
- Заявление на оформление дубликата трудовой книжки. Заявление должно содержать сведения о работнике и причину, по которой потерялся или повреждена трудовая книжка.
- Копия паспорта работника.
- Копия документа, подтверждающего причину потери или повреждения трудовой книжки (например, квитанции об утере, акта о повреждении и т.д.).
Отработанный стаж работы в старой трудовой книжке приводится к новой трудовой книжке при оформлении дубликата, поэтому старая трудовая книжка необходима для переноса данных.
Можно ли получить дубликат при трудоустройстве
Если при оформлении на работу выяснится, что потерял трудовую книжку новый сотрудник компании, он может попросить оформить дубликат. Однако необходимость оформления такого документа текущим нанимателем под вопросом.
В ст. 65 ТК РФ предписывается выдать по письменному обращению работника новую трудовую книжку. Действующий порядок оформления (утв. Приказом № 320н) предполагает обращение за дубликатом к компании, внесшей в нее последнюю запись. В результате среди специалистов принято считать, что новый наниматель не обязан вносить в новую трудовую книжку сведения о предыдущем стаже.
В разъяснениях Роструда указано, что при предоставлении вновь принятым сотрудником документов о стаже у предыдущих работодателей, наниматель должен сделать в новой трудовой книжке соответствующую запись (письмо от 30.04.2008 № 1026-6). При этом он указывает такие сведения суммарно за весь период (количество лет, месяцев, дней) без детализации по предшествующим местам работы.
Однако работодатель может пойти навстречу сотруднику и отразить в новой трудовой книжке, на основании представленных ему документов, развернутую информацию о стаже до трудоустройства к нему.
Часто при оформлении самого дубликата работодатель совершает ошибки. Перечень типичных ошибок и приведем ниже:
- На титульном листе забывают указать наименование «Дубликат».
- Делается некорректная ссылка на документы-основания при внесении записи о стаже, когда работодатель ссылается на номера приказов (о приеме на работу и увольнении), на основании которых работник принимался в другие организации (увольнялся оттуда) и которых нынешний работодатель не видел. При внесении записи в дубликат трудовой книжки указывается в качестве основания ссылка на полученную справку, а именно: «справка (наименование организации, которая ее выдала – полное) от (дата справки) № (при наличии номера)».
- Неправильное заполнение дубликата работодателем, который был реорганизован, после того, как работник уволился. Ситуация, когда с увольнения сотрудника прошло довольно много времени, и за этот период организация по различным причинам сменила название. В такой ситуации будет особый порядок оформления дубликата. После указания на титульном листе сведений о работнике, лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, подписывает титульный лист и проставляет печать организации. В связи с тем что организация, являющаяся для работника последним местом работы, изменила свое наименование (или реорганизована) и, соответственно, поменялась печать, на титульном листе проставляется оттиск новой печати организации.
В «Сведениях о работе» необходимо указать сначала то наименование организации, которое существовало в момент приема сотрудника на работу – до переименования (полное и при наличии сокращенное наименование). Далее внести все необходимые записи о приеме, переводах и увольнении. И только после внесения записи об увольнении, но до заверения должностными лицами нужно внести запись о переименовании юридического лица в определенном порядке. Следующий порядковый номер: дата не заполняется. В «Сведениях о работе» указывается: «(старое наименование организации – полностью) переименовано с (дата переименования) в (новое название организации – полностью)». В качестве основания указываются документы о переименовании – протокол (решение собственников) или приказ по основной деятельности, сведения из ЕГРЮЛ.
Все произведенные записи заверяются подписью работника, подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и новой печатью организации. Дополнительно можно выдать работнику справку с подтверждением периода работы и переименования компании.
- Нарушение порядка внесения записей в дубликат трудовой книжки в части указания общего стажа. Это одна из самых распространенных ошибок.
- Записи вносятся на основании копии трудовой книжки без наличия соответствующих подтверждающих документов. Сотрудникам кадровой службы стоит помнить, что дубликат выдается не на основании копии утраченной трудовой книжки, а на основании соответствующих документов, поэтому если данные копии трудовой книжки и подтверждающих документов будут разниться (например, о продолжительности работы у предыдущего работодателя), то вносить следует сведения именно на основании документов.
Таким образом, в дубликат сначала вносятся данные об общем стаже данного работника до поступления к последнему работодателю, подтвержденные соответствующими документами, сведения о работе и награждении, которые выносились в трудовую книжку по последнему месту работы. Общий стаж записывается суммарно с указанием общего количества лет, месяцев и дней работы без указания работодателя, периодов работы и должностей. Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только те сведения, которые содержатся в этих документах.
Только после того, как были внесены сведения о стаже работы в предыдущих организациях, указывается наименование работодателя по последнему месту работы в виде заголовка и потом уже вносятся записи о приеме на работу, переводах и, при необходимости, увольнении с последнего места работы.
Вот эти записи уже вносятся со ссылкой на приказы (распоряжения) и иные документы последнего работодателя с указанием их дат и номеров.
- Также ошибкой является заверение каждой записи в дубликате трудовой книжки печатью последнего работодателя. Заверению подлежит только запись об увольнении от последнего работодателя, который и оформляет дубликат.
- Нельзя вносить записи о наименованиях организаций, в которых сотрудник ранее работал, в качестве заголовка. Наименование бывших работодателей вносится в строчку с указанием, когда он был принят и на какую должность.
Когда выдают дубликат
Инициатором оформления выступает:
- работодатель;
- сотрудник.
Покажем в таблице, в каких случаях выдается дубликат трудовой книжки и кто занимается сбором документов.
| Причина переоформления | Кто делает |
|---|---|
| Работником потерян или утрачен оригинал | Лицо, потерявшее документ, обязано незамедлительно довести эту информацию до ответственного лица работодателя (п. 31 правил). |
|
Трудовая книжка потеряла целостность, порвалась — блокнот и часть сведений использовать невозможно |
Сведения для восстановления записей собирает виновная сторона. Сведения с сохранившихся в трудовой книжке страниц переносятся прямо в дубликат. |
| Запись в трудовой книжке признана недействительной | Дубликат по заявлению гражданина оформляется у последнего работодателя. |
| Кража, массовое уничтожение документов у работодателя | Создается специальная комиссия с привлечением представителей органов исполнительной власти (п. 34 правил). Процедура восстановления сведений о стаже регламентирована постановлением Минтруда России от 24.06.1994 № 50. |
Во-первых, граждане, желающие получить социальную пенсию без трудового стажа, должны иметь достаточный возраст. Обычно это возраст пенсионного возраста, который устанавливается законодательством каждой страны. Например, в России пенсионный возраст составляет 60 лет для мужчин и 55 лет для женщин. Это должно быть подтверждено соответствующими документами, такими как паспорт или свидетельство о рождении.
Во-вторых, граждане должны иметь статус, дающий право на получение социальной пенсии без трудового стажа. Обычно это касается лиц, признанных инвалидами или лиц, имеющих ограничения по здоровью, которые не позволяют им работать. Такая информация подтверждается медицинскими справками или заключениями экспертных комиссий, которые определяют степень ограничения трудоспособности.
Итак, чтобы получить социальную пенсию без трудового стажа, гражданам необходимо достичь пенсионного возраста и иметь официальное подтверждение своего статуса, дающего право на социальную пенсию. В случае утраты трудовой книжки или других документов, подтверждающих трудовой стаж, необходимо обратиться в соответствующие органы, которые могут выпустить дубликаты или предоставить другие документы, подтверждающие наличие или отсутствие трудового стажа.
Как восстановить трудовую книжку через Пенсионный фонд
Этот способ актуален в тех случаях, когда надо собрать сведения о периодах и местах трудоустройства за последние годы или за время ведения электронной трудовой книжки. Физическое лицо подает в территориальное отделение ПФР заявление, ответ на которое выдается в десятидневный срок. Итогом станет получение заявителем справки о трудовом стаже с выделением периодов работы и мест трудоустройства.
Восстановить трудовую книжку через Пенсионный фонд, то есть получить ее дубликат, нельзя. Этот орган может только предоставить сведения о трудовом стаже, подтвердить временные рамки работы, уточнить наименования работодателей. На основании полученных из ПФР сведений можно делать запросы в архив, собирать справки и другие документы, по которым и будет оформлен дубликат работодателем.
Как получить дубликат трудовой книжки в 2024 году
В случае утраты трудовой книжки в 2024 году, работнику необходимо обратиться в органы по труду для получения дубликата. Для этого требуется предоставить ряд необходимых документов.
Для получения дубликата трудовой книжки работник должен:
- Обратиться в органы по труду – в 2024 году процедура получения дубликата трудовой книжки осуществляется через специализированное государственное учреждение.
- Заполнить заявление – работник должен заполнить специальное заявление, в котором указывает причину утраты трудовой книжки и свои персональные данные.
- Предъявить документы, подтверждающие личность – для получения дубликата трудовой книжки работнику необходимо предоставить документ, удостоверяющий его личность (например, паспорт).
Порядок оформления дубликата
В случае, если в трудовой книжке имеется запись, которая была признана недействительной, для получения дубликата требуется выполнить определенные шаги.
Во-первых, необходимо обратиться в органы государственной службы занятости, которые занимаются выдачей дубликатов трудовых книжек. В данном случае, при обращении понадобится предоставить документы, подтверждающие факт недействительности записи в трудовой книжке. Это могут быть решения суда, акты проверки или другие документы, удостоверяющие обоснованность требования о признании записи недействительной.
Во-вторых, следует заполнить заявление о выдаче дубликата трудовой книжки. В заявлении необходимо указать основную информацию, такую как ФИО заявителя, его паспортные данные, место работы и должность, а также причину, по которой требуется выдача дубликата.
Какие данные содержит дубликат трудовой книжки?
Дубликат трудовой книжки — это документ, который выдаётся работнику, когда его оригинальная трудовая книжка утрачена или имеет записи, признанные недействительными. В дубликате трудовой книжки содержатся основные данные о работнике, его трудовой деятельности и организации, в которой он работал.
В дубликате трудовой книжки указывается фамилия, имя и отчество работника, его дата рождения и адрес места жительства. Также в документе присутствует информация о работе работника, включая наименование предприятия, его адрес, должность, период работы и стаж. Дополнительно, в дубликате могут быть указаны сведения о заработной плате, поощрениях и наградах работника.
Дубликат трудовой книжки является официальным документом, который может понадобиться работнику в различных ситуациях. Когда работник меняет место работы, он предоставляет дубликат трудовой книжки новому работодателю, чтобы тот мог оценить его опыт работы и стаж. Также дубликат трудовой книжки может быть использован в случае подтверждения стажа работы, при оформлении пенсии или получении других социальных выплат.
Документы для указания записей о стаже
Допускается подтверждение занятости документами в виде договоров, соглашений, приказов. В виде доказательства учитываются также справки о заработной плате, книжки членов профсоюзов или кооперативов. Но в них должны присутствовать отметки об уплаченных с официального дохода взносах.
Для частных (индивидуальных) предпринимателей основанием для определения стажа будут выписки Пенсионного фонда РФ с датами поступления перечислений страхователя.
В справках предприятий об отработанном периоде должны указываться регистрационные номера и даты распоряжений о действиях в отношении работника (принятии на должность, увольнении).
Любые сведения, предоставляемые для определения стажа, должны быть завизированы уполномоченным специалистом предприятия или начальником кадрового подразделения, после чего заверены печатью организации.
Часто при оформлении самого дубликата работодатель совершает ошибки. Перечень типичных ошибок и приведем ниже.
1. На титульном листе забывают указать слово «Дубликат».
2. Делается некорректная ссылка на документы-основания при внесении записи о стаже, когда работодатель ссылается на номера приказов (о приеме на работу и увольнении), на основании которых работник принимался в другие организации (увольнялся оттуда) и оригиналов которых нынешний работодатель не видел. При внесении записи в дубликат трудовой книжки указывается в качестве основания ссылка на полученную справку, а именно: «справка (наименование организации, которая ее выдала – полное) от (дата справки) (при наличии номера)».
3. Неправильное заполнение дубликата работодателем, который был реорганизован, после того, как работник уволился. Это ситуация, когда с увольнения сотрудника прошло довольно много времени, и за этот период организация по различным причинам сменила название. В данном случае будет особый порядок оформления дубликата. После указания на титульном листе сведений о работнике, лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, подписывает титульный лист и проставляет печать организации. В связи с тем что организация, являющаяся для работника последним местом работы, изменила свое наименование (или реорганизована) и, соответственно, поменялась печать, на титульном листе проставляется оттиск новой печати организации.
В «Сведениях о работе» необходимо указать сначала то наименование организации, которое существовало в момент приема сотрудника на работу – до переименования (полное и при наличии сокращенное). Далее внести все необходимые записи о приеме, переводах и увольнении. И только после внесения записи об увольнении, но до заверения должностными лицами нужно внести запись о переименовании юридического лица в определенном порядке:
- следующий порядковый номер записи;
- дата в графе 2 не заполняется;
- в «Сведениях о работе» указывается: «(старое наименование организации – полностью) переименовано с (дата переименования) в (новое название организации – полностью)»;
- в качестве основания в графе 4 указываются документы о переименовании: протокол (решение собственников) или приказ по основной деятельности, сведения из ЕГРЮЛ.
Все произведенные записи заверяются подписью работника, подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и новой печатью организации. Дополнительно можно выдать работнику справку с подтверждением периода работы и переименования компании.
4. Нарушение порядка внесения записей в дубликат трудовой книжки в части указания общего стажа – это одна из самых распространенных ошибок. Правильный вариант показан в Примере 4 (см. отметку «!»).
5. Записи вносятся на основании копии трудовой книжки без наличия соответствующих подтверждающих документов. Стоит помнить, что дубликат выдается не на основании копии утраченной трудовой книжки, а на основании соответствующих документов, поэтому если данные копии трудовой книжки и подтверждающих документов будут разниться (например, о продолжительности работы у предыдущего работодателя), то вносить следует сведения именно на основании дополнительно собранных документов.
Оформляем дубликат трудовой книжки
Важность трудовой книжки (ТК) несомненна, так как в этом документе находят свое отражение этапы трудовой деятельности того или иного гражданина. Данный документ отличается востребованностью, так как он способствует устройству на работу и его предъявление обязательно, конечно, если вы не находитесь в начале своего трудового пути. Именно ТК позволяет работодателю понять, насколько ему необходим конкретный гражданин в качестве будущего сотрудника компании. В то же время далеко не все соискатели рабочих мест понимают важность рассматриваемого вида документа.
Это может быть обусловлено большим количеством причин. Например, человек практически не работал официально или он устраивается на работу впервые. В этом случае оценка важности книжки для таких людей крайне низкая, что объясняет их халатное отношение к этому документу. Но подобную халатность проявляют и работодатели, включая сотрудников кадровой службы.
Такие ситуации должны быть исключены, но они все равно имеют место. Если гражданин остался без трудовой книжки, то ему будет проблематично отстаивать свои права в рамках Трудового кодекса.
Возможность иметь две трудовые книжки
В некоторых случаях возникает необходимость иметь две трудовые книжки. Например, если у человека были работы на двух различных предприятиях и для каждого из них требуется ведение отдельных записей. Также может возникнуть необходимость в наличии двух трудовых книжек при наличии работы по основному месту и по совместительству.
Для получения второй трудовой книжки необходимо обратиться в орган, ответственный за оформление и выдачу трудовых книжек. Для этого подается заявление о выдаче дубликата трудовой книжки, в котором указывается основание для получения второй книжки. Какие именно документы потребуются для оформления, зависит от конкретной ситуации и правил органа, осуществляющего выдачу трудовых книжек на территории, где проходит процедура оформления.
Некоторые органы восстанавливают дубликат трудовой книжки на основании предоставления документов, подтверждающих наличие оснований для выдачи второй книжки. На каких именно документах основывается процедура выдачи и восстановления дубликата может быть уточнено у органа, осуществляющего данную процедуру.
Иметь две трудовые книжки может быть полезным, когда требуется вести раздельный учет рабочего времени, заработной платы или других важных параметров для каждого места работы. В таких случаях наличие второй трудовой книжки может оказаться удобным и практичным решением.
Заявление о выдаче дубликата трудовой книжки
При необходимости восстановления трудовой книжки после утраты или повреждения записей в ней, гражданин может оформить заявление на выдачу дубликата.
В заявлении указывается информация о заявителе, а также основания на выдачу дубликата. Кто может подать заявление о выдаче дубликата трудовой книжки? Заявление может быть подано работником самостоятельно или уполномоченным представителем.
Для оформления заявления о выдаче дубликата трудовой книжки необходимы следующие документы:
- Заявление на выдачу дубликата в произвольной форме;
- Заявитель должен предоставить документ, удостоверяющий его личность (паспорт, водительское удостоверение, иное удостоверение личности с фотографией);
- Документ, подтверждающий факт утраты или повреждения трудовой книжки (записная книжка с указанием даты утраты, протокол о служебном расследовании, другие документы, свидетельствующие о факте утраты или повреждения книжки).
Гражданин может выбрать один из двух способов восстановления дубликата трудовой книжки: обращение в органы труда или восстановление самостоятельно на основании заявления. При обращении в органы труда необходимое заявление подается лично заявителем или его уполномоченным представителем. В случае самостоятельного восстановления дубликата на основании заявления, необходимые записи вносятся в трудовую книжку при наличии соответствующих документов.
Оформление заявления о выдаче дубликата трудовой книжки должно быть проведено в соответствии с требованиями законодательства и учетом каких-либо особенностей, установленных органами труда. После получения заявления и необходимых документов, орган труда выдает дубликат трудовой книжки заявителю.
Повышение прозрачности и доверия к трудовым документам
В 2024 году в трудовой книжке будут внесены изменения, направленные на повышение прозрачности и доверия к трудовым документам. Это поможет установить четкие правила и условия трудового контракта между работником и работодателем, а также предотвратить возможные злоупотребления и нарушения прав работников.
Одно из основных изменений — добавление электронного подтверждения трудовых документов. Теперь сведения о трудовой деятельности будут содержаться не только в бумажной форме в трудовой книжке, но и в электронном виде. Это предоставит возможность легко и быстро проверить данные о предыдущих местах работы работника и подтвердить их достоверность. Кроме того, электронные копии трудовых документов могут быть важным доказательством при разрешении споров и конфликтов между работником и работодателем.
Еще одно изменение коснется сохранности трудовой книжки. Теперь каждый работник будет обязан регулярно обновлять трудовую книжку и следить за тем, чтобы она не пострадала от внешних воздействий или утери. В случае утери, сотрудник будет обязан получить дубликат или справку о его трудовой деятельности.
В целом, введение этих изменений в трудовую книжку в 2024 году поможет создать более прозрачную и доверительную систему трудовых документов, что положительно скажется на отношениях между работниками и работодателями, а также на защите прав работников.