Как заполнить Уведомление в Роскомнадзор
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как заполнить Уведомление в Роскомнадзор». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Государство регламентирует деятельность всех субъектов, связанных с обработкой персональных данных. В полномочия государственного органа, осуществляющего контроль деятельности юридических лиц в сфере обработки персональных данных, Роскомнадзора, входят проверки соблюдения законодательства в сфере связи, коммуникаций и информационных технологий, а также ведение реестра операторов персональных данных. Реестр формируется на основании заявлений самих юридических лиц и граждан, направляемых в государственный орган в установленном законом порядке. Каждый гражданин, намеревающийся передать свои данные юридическому лицу, вправе проверить, находится ли оно в реестре. Если да, то он может быть уверен, что его информация будет защищена должным образом и не станет добычей злоумышленников.
Как осуществляется включение в реестр операторов
Каждый год система взаимоотношений бизнеса и государства упрощается, поэтому и подача уведомления о включении в реестр операторов не составит практически никаких сложностей. На сайте федеральной службы выложена электронная форма для заполнения юридическими и физическими лицами для включения в реестр операторов персональных данных. Она содержит следующие поля:
- данные и реквизиты оператора (они обычные, всегда содержатся в карточке юридического лица, направляемой контрагентам для заключения договоров);
- цель обработки персональных данных и наличие на это разрешения закона, указание на то, соответствует ли такая деятельность уставу;
- описание средств и мер защиты, которые лицо намеревается использовать для охраны доверенной ему информации (программные продукты и их сертификация, наличие разработанных внутренних методик и положений, опосредующих защиту информации);
- реальную дату начала обработки;
- предполагаемую дату завершения обработки персональных данных (дату завершения действия лицензии или дату прекращения занятия определенной деятельностью) или же условия, при которых эта деятельность завершится;
- категории обрабатываемых персональных данных (от паспортных до биометрических);
- планируемые действия с информацией, их автоматизация, предполагается ли передача массивов сведений по сети Интернет и иным каналам связи;
- сведения о конкретном специалисте, на которого возложена ответственность за работу с персональными данными.
Персональные данные и требования Роскомнадзора. Что нужно знать, чтобы зарегистрироваться в реестре операторов
За неверную обработку ПД и тем более их утечку, что случается довольно часто, КоАП предусматривает до 18 000 000 руб. штрафа – ст. 13.11. И оператор, то есть любое лицо, в том числе и физическое, которое владеет ПД, обязано пройти регистрацию в Реестре операторов персональных данных еще до начала сбора этих данных. За отсутствие регистрации штраф относительно небольшой. Для физлиц – от 100 руб. до 300 руб. Для юрлиц – от 3000 руб. до 5000 руб. – ст. 19.7 КоАП. Регистрацией занимается Роскомнадзор. Он проверяет все документы и принимает решение о внесении в реестр.
Когда не требуется предварительное уведомление Роскомнадзора
· Если речь идет о трудоустройстве. И в этом случае работодатель обязан уведомить нового работника под роспись о порядке обработки его ПД, а также получить его согласие
· Если данные нигде не распространяются и не передаются третьим лицам (договоры ГПХ и пр.)
· Религиозные организации также могут не регистрироваться в РКН
· Если человек разрешил их распространение или сам их разместил для ознакомления неопределенному кругу лиц
· Если данные включают только ФИО
· Если заполняются данные только для прохода на объект (оформление стандартного пропуска)
· Если речь идет о системах хранения данных, созданных в целях госбезопасности
· Если обработка данных осуществляется без использования средств автоматизации (например, для разового посещения библиотеки или архива)
· Если речь идет о персональных данных пассажиров в транспортной сфере.
Роскомнадзор разработал методические рекомендации для операторов, которые намереваются пройти регистрацию.
Уведомление должно включать следующие сведения:
· Правоустанавливающие данные для юрлиц или госорганов: ИНН, ОГРН, адрес, наименование филиалов, лицензии и пр. Физлицам необходимо предоставить адрес оператора, ИНН и паспорт
· Необходимо указать цели обработки ПД, категории и субъектов (лиц, чьи ПД будут собираться)
· Правовое обоснование обработки (для чего собираются)
· Вид обработки (автоматизированная или неавтоматизированная, с передачей по сети или нет)
· Описание мер защиты (хранение паролей или документов)
· Указание должностных лиц, ответственных за хранение и обработку, с указанием их ФИО, телефонов и адресов
· Сведения о месте нахождения базы данных
· Сведения о трансграничности передачи, если таковая имеется
Будьте внимательны и избегайте штрафов. С уважением к людям и законам, ваш Юрист24.
Внесение изменений и удаление сведений из Реестра операторов персональных данных (ПД) Роскомнадзора
Через какое-то время после отправки уведомления у предприятия или ИП может возникнуть необходимость откорректировать информацию или удалить компанию из списка. Чаще всего изменения вносятся в:
- название организации, адрес местонахождения или регистрации;
- методы обработки ПДн;
- категории субъектов ПДн;
- цели использования;
- меры по обеспечению безопасности ИСПДн;
- наличие/количество филиалов;
- сведения, с которыми осуществляются операции, и виды действий;
- условия прекращения обработки;
- графу, где указан ответственный сотрудник, если он изменился;
- сервера, на которых хранятся данные.
Независимо от наличия записи в реестре, в том случае, если компания обрабатывает персональные данные (а любой бизнес их обрабатывает), то она является оператором обработки персональных данных. Т.е. теоретически реестр операторов должен совпадать с ЕГРЮЛом и даже быть немного больше, т.к. и физлицо может являться оператором. Но в реестре находится чуть более 400 000 записей, что явно меньше количества зарегистрированных юридических лиц и индивидуальных предпринимателей.
Конечно же существует возможность не уведомлять Роскомнадзор об обработке персональных данных. Ряд исключений предусмотрены ст. 22 ФЗ “О персональных данных”, но с ними не все так однозначно как кажется на первый взгляд, о чем напишу позже. Важно понять другое — независимо от наличия вашей компании в Реестре требования законодательства о персональных данных на вас также распространяются и их необходимо неукоснительно соблюдать.
Лайфхак по успешной регистрации в реестре Роскомнадзора
Если сроки горят, и нужно зарегистрироваться в реестре с первого раза, то необходимо следовать рекомендациям:
- Заполняйте уведомление максимально подробно и точно, ссылаясь на реальные и действующие нормы закона, а также внутренние организационно-распорядительные документы.
- Если у вас система защиты персональных данных еще не готова, то нужно писать так, как будто она реализована полностью, с указанием конкретных подсистем и средств защиты (антивирусная подсистема, подсистема обнаружения вторжений, подсистема криптографической защиты, подсистема анализа защищенности, подсистема защиты от несанкционированного доступа и др.).
- Если вы подаете уведомление с целью регистрации в реестре как оператор персональных данных «клиентов», то не забудьте указать, что вы обрабатываете и персональные данные сотрудников, так как они есть в любой организации. Это обязательно!
- При описании правового основания обработки персональных данных нельзя ссылаться только на 152-ФЗ, так как закон описывает требования к обработке и защите персональных данных, но не описывает правовые основания обработки для тех или иных типов организаций.
- При описании правового основания обработки не забудьте базовые документы, которые нужно указывать любому оператору: Конституция РФ, Трудовой кодекс РФ, Гражданский кодекс РФ.
Реестр операторов персональных данных Роскомнадзора
Из статьи можно узнать, что такое реестр операторов персональных данных Роскомнадзора, как новых операторов включают в этот реестр, где посмотреть данные и что учесть.
Реестр операторов персональных данных Роскомнадзора – это список организаций, которые осуществляют обработку сведений о физических лицах. Закон относит к такой информации сведения о физическом лице, в том числе:
- фамилия, имя, отчество;
- год, месяц, дата рождения;
- место рождения;
- адрес;
- семейное положение;
- социальное положение;
- имущественное положение;
- образование, профессия, доходы;
- другая информация (п. 1 ст. 3 Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ, п. 2.5 приказа Роскомнадзора от 30.05.2017 № 94).
О чем нужно уведомлять Роскомнадзор
Если вы уже являетесь оператором или только имеете намерение осуществлять обработку, то предоставьте следующую информацию в РКН:
- ФИО или название компании, адрес;
- цели, преследуемые при сборе данных;
- перечень собираемых ПДн;
- какие НПА, локальные акты и иные документы (с указанием конкретных статей и пунктов) закрепляют основания и порядок обработки;
- действия с ПДн, применяемые способы обработки;
- меры безопасности;
- кто выступает ответственным за обработку;
- когда вы начали или планируете начать обработку;
- в каких случаях вы планируете завершить обработку;
- передаются ли собранные данные за рубеж;
- где находятся базы данных;
- какой уровень защищенности установлен в вашей компании.
Последствия неуведомления
Даже если оператор уже давно обрабатывает данные и не состоит в реестре, целесообразно подать уведомление (на практике операторов не привлекали к ответственности, если уведомление подано позже начала обработки). Существует ошибочное мнение, что в поле зрения уполномоченного органа только компании в реестре. Роскомнадзор вправе направить запрос о подаче уведомления в любую организацию.
За несообщение предусмотрен штраф (статья 19.7. КоАП РФ):
| для граждан | 100-300 рублей |
| для должностных лиц | 300-500 рублей |
| для юридических лиц | 3000-5000 рублей |
Без лишней необходимости направлять в Роскомнадзор уведомление о намерении осуществлять обработку персональных данных не нужно, но и сопротивляться и уклоняться от этого никакого смысла нет. Безусловно, каждая ситуация индивидуальна и эта статья написана мной исключительно для помощи в принятии самостоятельного решения, правильного конкретно для вас.
Обязательно прочитайте материал о том, как Роскомнадзор будет применять законодательство о персональных данных в 2021 году
Остаюсь с вами на связи. Все вопросы по статье можно задать в чате Телеграм или в Я.Дзене. Следить за обновлениями контента удобнее в основном Телеграм-канале
Поделитесь в соцсетях
Поможем подать уведомление об обработке персональных данных — ООО «ЦБИС»
Закон вступил в силу 7 июня 2006 года и требует, чтобы каждый оператор уведомил Роскомнадзор о намерении обрабатывать персональные данные до начала их обработки. Сам порядок уведомления и перечень сведений, которые оператор должен сообщить в Роскомнадзор, указаны в статье 22 закона.
В теории все просто: уведомление подается на бумажном носителе или в электронной форме за подписью руководителя организации. Роскомнадзор рассматривает уведомление в течение 30 дней и принимает решение о регистрации оператора в реестре.
Если сведения в уведомлении не соответствуют требованиям закона, то оператор получает отказ с правом повторной регистрации.
Сведения, содержащиеся в реестре операторов, за исключением сведений об обеспечении безопасности персональных данных, являются общедоступными.
Но на практике все сложнее. Чтобы правильно зарегистрироваться в реестре операторов персональных данных, необходимо сначала выполнить требования: осуществить правовую и техническую подготовку организации в соответствии со статьями 18.1 и 19 закона. А это требует немало времени и средства.
Закон вступил в силу 7 июня 2006 года и требует, чтобы каждый оператор уведомил Роскомнадзор о намерении обрабатывать персональные данные до начала их обработки. Сам порядок уведомления и перечень сведений, которые оператор должен сообщить в Роскомнадзор, указаны в статье 22 закона.
В теории все просто: уведомление подается на бумажном носителе или в электронной форме за подписью руководителя организации. Роскомнадзор рассматривает уведомление в течение 30 дней и принимает решение о регистрации оператора в реестре. Если сведения в уведомлении не соответствуют требованиям закона, то оператор получает отказ с правом повторной регистрации. Сведения, содержащиеся в реестре операторов, за исключением сведений об обеспечении безопасности персональных данных, являются общедоступными.
Но на практике все сложнее. Чтобы правильно зарегистрироваться в реестре операторов персональных данных, необходимо сначала выполнить требования: осуществить правовую и техническую подготовку организации в соответствии со статьями 18.1 и 19 закона. А это требует немало времени и средства.
Обязанность подать уведомление об обработке персональных данных
Операторы обязаны сообщить в РКН о своем намерении осуществлять обработку сведений о физических лицах (статья 22 Закона). Заполнить уведомление в Роскомнадзор и привести процессы обработки в соответствие с установленными требованиями рекомендуется до начала взаимодействия с ПДн.
В некоторых ситуациях разрешено не состоять в реестре:
- Компания обрабатывает информацию только о сотрудниках.
- Сведения нужны в рамках договорных отношений между оператором и субъектом ПДн (например, для того, чтобы клиент мог сделать заказ и получить его).
- Общественные объединения, религиозные организации обрабатывают информацию об участвующих в них лицах.
- В состав собираемых сведений входит только ФИО.
- Компания собирает ПДн субъекта для оформления разового прохода на территорию.
- ПДн хранятся в бумажном виде, и вы их не дублируете на электронные носители. При этом бумажные документы должны быть надежно защищены от посторонних лиц.
С 1 марта 2021 года в перечне появился новый пункт — уведомлять не нужно, если Гражданин разрешил распространять сведения о себе. Однако для правомерности таких действий оператор обязан получить отдельное согласие.