Вопросы о разъездном характере работы
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Вопросы о разъездном характере работы». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Присутствие в компании сотрудников с разъездным вариантом работы ставит перед администрацией вопросы документального закрепления указанного вида деятельности и компенсации понесенных сотрудником расходов по нормам законодательства.
Какие документы надо будет оформить
Варианты закрепления категории работы, связанной с постоянными передвижениями (ст. 168 ТК РФ):
- трудовое соглашение;
- договор с коллективом;
- локальный (отдельный) нормативный акт (ЛНА).
Для правильного ведения учета расходов при передвижном варианте труда необходимо:
- ввести условие о виде занятости в трудовой договор (ст. 57 ТК РФ);
- утвердить список соответствующих должностей и работ в договоре с коллективом или ЛНА;
- предусмотреть условия документального подтверждения поездок (в договоре, ЛНА);
- определить размер и условия оплаты надбавок (ст. 168 ТК РФ).
Установление надбавок является правом, но не обязанностью администрации предприятия, кроме ситуаций, оговариваемых в законодательстве или отраслевых соглашениях.
Командировка или поездка?
Не следует путать разъездной характер работы со служебными командировками — поездками работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. В ст. 166 ТК РФ прямо указано, что служебные поездки лиц, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.
Напомним, что за сотрудником, направленным в служебную командировку, сохраняются место работы и средний заработок. Положение об особенностях направления работников в служебные командировки утверждено Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее — Положение). Согласно Положению средний заработок за период нахождения работника в командировке и дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, сохраняется за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации. Также работнику возмещаются:
- расходы на проезд;
- расходы на наем жилого помещения (оплату гостиницы);
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
- иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации (мобильная связь, медицинская страховка и др.).
Обратите внимание! При командировках в местность, откуда работник исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются (п. 11 Положения).
Документальное оформление служебных разъездов
Итак, в силу ст. 57 ТК РФ условие о разъездном характере работы должно быть указано в трудовом договоре с работником. А если такой характер работы был установлен в течение трудовой деятельности, по соглашению с работником к трудовому договору заключается дополнительное соглашение. Кроме этого, разъездной характер работы также нужно отметить в должностной инструкции работника.
Согласно ст. 168.1 ТК РФ перечень профессий, должностей с разъездным характером работы устанавливается коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, такими как Положение о разъездном характере работы. В нем приводится перечень работ, профессий и должностей разъездного характера, регламентируются порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными поездками, а также порядок оформления поездок и формы документов. Положение утверждается и вводится в действие приказом работодателя.
В течение деятельности организации перечень должностей, имеющих разъездной характер работы, может изменяться. Чтобы не вносить изменения в положение, можно изначально установить такой перечень отдельным приказом руководителя. Приведем образец.
Оформление расходов при разъездном характере работы
Расходы работников разъездного характера должны быть подкреплены соответствующими документами. Кроме того, документооборот предполагает также определенный перечень документов, на основе которых возмещаются эти расходы. К таким документам относятся:
- коллективный трудовой договор, в котором должны быть указаны обязательства работодателя о возмещении понесенных работником расходов;
- подписанные трудовые соглашения и приложения к ним, указывающие на факт разъездного характера работы;
- внутренние нормативные документы предприятия, в которых определен список разъездных рабочих, их обязанности, размеры расходов и методы их компенсации и прочая информация.
Если все документы оформлены правильно, то у представителей инспекции труда и иных фондов не будет претензий относительно правомерности трудовых взаимодействий работодателя и работника.
Оплата труда и компенсации за разъездной характер работы
Разновидности возмещений и доплат за разъездной характер работы включают 3 варианта:
- Компенсация согласно предоставленным отчетным документам, чекам, билетам, справкам. Когда сотрудник получает средства под отчет и оплачивает расходы на проезд, проживание, доп. расходы для обеспечения исполнения обязанностей и выплаты суточных согласно общему законодательству.
- Определение уровня надбавки, исходя из установленного характера разъездной работы. Порядок расчета надбавки фиксируется во внутренней документации предприятия, а также включается в положения трудового контракта с конкретным работником. Допускается оформление в виде дополнительного соглашения к действующему договору, если сотрудник уже принят в штат, но до этого работал в других условиях.
- Комбинированный вариант возмещения, сочетающий надбавку и частичную компенсацию некоторых расходов по ТК.
При оформлении свои действия работодатель соотносит с нормами ст. 168.1 ТК РФ, в которой указаны, что возмещения должны быть выплачены по оплате:
- проездных билетов, расходов на перемещения;
- снятой квартиры, номера в гостинице и т.д.;
- допрасходов из-за проживания вдали от дома;
- других затрат, которые были предварительно согласованы с руководством.
Разъездной характер работы – что это значит?
Взаимоотношения между работником и работодателем регулируются Трудовым Кодексом РФ. В нем расписан порядок оформления работника в кадровом отделе, его права, обязанности и иные положения.
Работа, предполагающая частые выезды, имеет практическое значение. В законодательстве 2018 года подобной формулировки в прямом виде нет.
Однако многие компании в штате имеют сотрудников, чьи трудовые обязанности не привязаны к определенному месту и имеют разъездной характер работы.
Кадровая служба предприятия в 2018 году должна оформить таких сотрудников с учетом их условий труда и в рамках законодательства. За правильностью оформления работников с разъездным характером работы в штат, а также за соблюдением их прав следит инспекция труда.
В случае правонарушений работник может пожаловаться, а предприятие рискует попасть под штрафные санкции.
С этой точки зрения важно, чтобы сотрудник с разъездным характером работы своевременно получал возмещение расходов, надбавки, премиальные и иные дополнительные выплаты.
Приказы в связи с разъездной деятельностью
В организации перечень должностей, отнесенных к типу разъездной работы, может подлежать корректировке. Во избежание изменения регламента в целом допускается определение данного перечня конкретным положением руководства.
Процедура регистрации командировки и документооборота предприятием устанавливается самостоятельно (в отличие от командировки). В качестве примера можно использовать бланки для командировочного удостоверения (для разработки маршрутного листа). Каждый выдаваемый документ требует подписи руководства и подписи работника.
Внимание! Приказ о направлении работника с разъездным характером работы в командировку не издается.
Какая работа разъездного характера?
Готового списка разъездных работ по законодательству не существует. Причина кроется в специфике каждого из видов выездной деятельности. Например, адвокат может один день сидеть в офисе, а в другой день может разъезжать по судам и следствиям. Или другой вариант, няня может целый день работать в детском саду или приезжать на дом. При таком раскладе работодатель или кадровик уже самостоятельно определяют, какую работу отнести к категории разъездной. Перечень таких работ во внутреннем документообороте предприятия должен закрепиться специальным нормативным актом компании. Это требования статьи 57 ТК РФ.
Кроме того, условия выезда в 2020 году должны отражаться в трудовом договоре и должностной инструкции работника. Но если работник изначально работал на локальной работе, и потом перевелся на должность выездного характера, то к трудовому договору прикрепляется дополнительное соглашение, отражающее данный факт.
Есть очевидные виды работ, где нет дилеммы: исследователи природных явлений, торговые агенты, доставщики товаров, специалисты по недвижимости. Их деятельность предполагает постоянное перемещение.
ВАЖНО
Следует учитывать, что оформление трудового договора в 2018 году с отклонениями от норм закона влечет за собой финансовое наказание в виде штрафов. Например, если нарушение допущено должностным лицом, с него взимается штраф в размере 20 тысяч рублей, с индивидуального предпринимателя – 10 тысяч рублей. А юридические лица лишаются 100 000 рублей собственных денег. Неоднократное нарушение ТК влечет за собой увеличение штрафов в два раза и дисквалификацию должностного лица до 3 лет.
Возмещение расходов на поезди по документам
Присутствие в компании сотрудников с разъездным вариантом работы ставит перед администрацией вопросы документального закрепления указанного вида деятельности и компенсации понесенных сотрудником расходов по нормам законодательства.
Варианты закрепления категории работы, связанной с постоянными передвижениями (ст. 168 ТК РФ):
- трудовое соглашение;
- договор с коллективом;
- локальный (отдельный) нормативный акт (ЛНА).
Для правильного ведения учета расходов при передвижном варианте труда необходимо:
- ввести условие о виде занятости в трудовой договор (ст. 57 ТК РФ);
- утвердить список соответствующих должностей и работ в договоре с коллективом или ЛНА;
- предусмотреть условия документального подтверждения поездок (в договоре, ЛНА);
- определить размер и условия оплаты надбавок (ст. 168 ТК РФ).
Особенности разъездного характера работы
Работа с разъездным характером носит постоянный характер. На нанимателя возложена прямая обязанность обеспечить работника средствами, необходимыми для выполнения им своих трудовых обязанностей (например, у водителя могут возникнуть дополнительные расходы, связанные с поломкой в поездке транспортного средства. Эти расходы несет наниматель).
В отличие от командировочных расходов, которые выплачиваются работнику только за время командировки, компенсация (надбавка) за разъездной характер работы выплачивается работнику постоянно в составе заработной платы. Наниматель не спрашивает согласия у работника на каждую служебную поездку. При разъездном характере работы нет необходимости оформлять каждую служебную поездку работника.
Работа с разъездным характером, в отличие от служебной командировки, носит постоянный характер и осуществляется работником в рамках выполнения трудовых функций.
Документальное оформление
Как же установить разъездной характер работы? Для начала необходимо закрепить данное условие в трудовом договоре.
Достаточно много вопросов возникает у работников кадровой службы об указании территории разъездов. Нужно ли это? Или можно обойтись без ее упоминания? Обязанность по установлению территории разъездов при разъездном характере работы законодательно не закреплена, т.е. получается, что в случае отсутствия указания на нее каких-либо рисков для работодателя быть не должно.
Но, по нашему мнению, так как законом данный вопрос не урегулирован, то установление территории разъездов обезопасит работодателя от признания служебной поездки служебной командировкой. Одним из плюсов отсутствия в законе требований по данному вопросу является то, что работодатель может прописать территорию разъездов в тех пределах, которые ему необходимы.
Работник осуществляет трудовую деятельность в пределах столицы и пригорода, поэтому территория разъездов может быть указана как город Москва и Московская область. Если же работник перемещается по всей России, то работодатель может указать как отдельные города (в которых работник бывает чаще всего), так и всю территорию Российской Федерации. Запрета на это в законе нет.
Формулировка в трудовом договоре о разъездном характере работы может выглядеть следующим образом: «Работнику устанавливается разъездной характер работы с территорией разъездов — г. Москва и Московская область».
Обратите внимание, что при установлении разъездного характера работы и территории разъездов необходимо указание в трудовом договоре места работы сотрудника со ссылкой на адрес.
Еще одним обязательным условием при разъездном характере работы является установление перечня работ, профессий, должностей с разъездным характером работы в коллективном договоре, соглашениях, локальных нормативных актах. Данное требование закреплено ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ. Таким образом, для соблюдения установленных законом норм перечни должностей, которым может быть установлен разъездной характер работы, должны быть закреплены в коллективном договоре (при его наличии), локальных нормативных актах работодателя.
При этом работодатель может разработать как отдельный локальный нормативный акт, например Положение о разъездном характере работ, так и включить все необходимые условия в уже существующий в организации локальный нормативный акт (Положение о направлении работников в командировку и служебные поездки и др.
Марианна Шилова, главный юрисконсульт Центра экономических услуг
Кроме перечисленных документов, работодателю желательно иметь еще один — журнал регистрации / учета служебных поездок (местных командировок). Его наличие в организации защищает интересы как работника, так и работодателя. Работник, отметившийся в журнале, докажет, что во время его отсутствия он не прогуливал, а был в разъездах, а работодатель сможет проконтролировать поездки сотрудников и установить, были ли нарушения трудового распорядка и режима работы с их стороны.
Для разработки журнала можно воспользоваться формами, утвержденными специальными актами для отдельных отраслей, см. например, приложение № 2 к Порядку использования и учета проездных документов, связанных со служебными поездками работников Министерства транспорта Российской Федерации, утвержденному распоряжением Минтранса России от 07.04.2014 № МС-32-р.
Выглядеть журнал в небольшой компании может следующим образом.
Храниться он может, например, у секретаря, и все отъезжающие должны будут в нем регистрироваться.
Если компания средняя или крупная и в ней сложная структура, а отделы расположены удаленно, то целесообразно сделать такой журнал в каждом из структурных подразделений. В этом случае он может выглядеть следующим образом.
В некоторых случаях может быть полезно сделать журнал электронным и доступным по интернету, чтобы сотрудник мог зайти с любого гаджета (телефона, ноутбука, компьютера) и отметиться.
Важный момент, который часто упускают работодатели, заводя подобный журнал, — они не ознакамливают работников с правилами его заполнения. В этом случае он теряет свою цель, поскольку ни работодатель, ни работник не смогут на него сослаться в случае конфликта. Во избежание подобных ситуаций рекомендуем издать приказ (распоряжение) о порядке ведения журнала регистрации / учета поездок сотрудников. В нем следует прописать не только обязанность сотрудников отмечать дату, время и цель поездки, но и обязанность непосредственных руководителей (или иного лица, например, генерального директора организации) визировать поездки подчиненных.
На практике ежедневное визирование применяется не всегда, особенно когда в компании трудится много работников. Иногда свою подпись начальник ставит в конце недели / месяца. Но имейте в виду, во втором случае привлечь работника к ответственности за несанкционированный отъезд будет проблематично, ведь визирование было постфактум. Однако такие периодические проверки сами по себе дисциплинируют работников, поскольку они знают, что их непосредственный начальник может в любой момент проверить, отсутствовали они на рабочем месте по служебным причинам или по иным.
Компенсация за разъездной характер работы
В акте, принятом на местном уровне, или трудовом соглашении отдельным пунктом должен присутствовать порядок и размеры расходов, которые должны быть возмещены работнику за счет предприятия в связи со служебными разъездами.
Согласно Трудовому Кодексу РФ, работодатель должен возместить работникам, чья деятельность связана с поездками, следующие траты:
- траты на проезд;
- траты на аренду места проживания – в том случае, если человек не может возвращаться к своему месту жительства каждый день;
- дополнительные затраты (суточные);
- прочие траты (например, оплата за парковочное место).
Что такое характер работы в трудовом соглашении и его виды
Прежде всего, стоит выяснить, какой существует характер работы в трудовом соглашении. В подобном вопросе нам поможет Трудовой Кодекс РФ, а именно статья 57, которая гласит, что характер работы разделен на такие виды:
Однако все дело в том, что нет четкого разграничения между подвижным, разъездным характером работы и в пути. Также нет и списка работников, которые могут быть назначены на подобные должности. Единственный выход для работодателей в данном случае – решить эту проблему собственными силами, указав необходимые тезисы на местном уровне.
Разъездной характер работы предусматривает, что человек на постоянной основе будет выполнять поездки по службе по определенному маршруту, при этом также оговаривается, что он будет приезжать к месту своего жительства после работы каждый день. За подобными людьми, в большинстве случаев, не оставляют единое рабочее место, и разъездной характер является одной из их должностных обязанностей.
В основном подобный вид характера труда присущ следующим работникам: курьер, агент по страхованию, водитель, торговый представитель и др.
Труд в дороге предполагает, что у человека нет возможности вернуться после работы к месту проживания ежедневно. Он трудится во время движения транспортного средства. Сюда относятся проводники, водители, кондукторы, экспедиторы, стюардессы и др.
Что касается подвижного характера труда, сюда относят строительные и ремонтные работы железнодорожных путей, магистральных трубопроводов в том случае, если люди, которые выполняют такой труд, находятся в отдалении от места своего жительства.
Особенности разъездного характера работы
Еще одним значимым вопросом, в котором стоит разобраться, является то, какие бумаги нужно заполнить для того, чтобы работник был отправлен в поездку при разъездном характере труда. Дело в том, что на законодательном уровне не установлен единый документ. Так, для подобных целей работникам, как правило, выдаются путевые листы (в частности водителям). Это положение закреплено постановлением Федеральной службы государственной статистики №78 от 28.11.1997 г. Что касается работников других профессий, им могут выписывать путевые или маршрутные листы. Кроме того, в определенных случаях на сотрудника оформляют дневное или путевое задание.
В соответствующем документе сотрудник обязан будет указывать все свои передвижения, с указанием даты, задачи поездки, ее стоимости и пр. При этом работник непременно обязан сохранять все чеки, проездные билеты, квитанции и пр., которые бы смогли подтвердить все его траты, понесенные в период разъездной деятельности.
Бывает и так, что предприятие выделяет денежные средства на траты, которые связаны с поездкой, перед отъездом работника. В подобном случае человек обязан в конце поездки заполнить и сдать соответствующий авансовый отчет в бухгалтерию. Если какая-то часть предоставленного аванса не была использована в ходе служебной поездки, ее необходимо вернуть в кассу предприятия. Если же имел место перерасход денежных средств, предприятие его обязуется компенсировать работнику в полной мере при предоставлении последним соответствующей документации, которая бы доказывала эти траты.
Порядок учета разъездной работы и компенсаций сотрудникам
Чтобы избежать возможных недоразумений, рекомендуем всего прописать размер и порядок возмещения расходов сотрудников непосредственно в положении или других внутренних нормативных актах. Поскольку в этом случае работодатель не должен оформлять командировочные документы и платить суточные, он должен правильно учитывать отработанное время. Для этих целей может быть использован обычный табель. В нем периоды служебных поездок необходимо отмечать как рабочее время. Ведь обычно такие сотрудники получают обычный должностной оклад, а также дополнительные выплаты, если они установлены трудовым договором (ч. 1 ст. 129 ТК РФ, ст. 149 ТК РФ). Кроме того, в силу статьи 168.1 ТК РФ фирма обязана компенсировать множество расходов таких сотрудников:
- по проезду;
- проживанию;
- питанию и прочим нуждам, согласованным с работодателем.