Z-отчет: что это такое, как выглядит и как снять по кассе
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Z-отчет: что это такое, как выглядит и как снять по кассе». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Применение ККТ подразумевает движение наличных средств организации или ИП. Z-отчет подразумевал закрытие и обнуление кассы в сутки один раз обязательно, выручка сдавалась администратору (старшему кассиру) для дальнейшей инкассации. На основании Z-отчета кассир формировал: Справку-отчет кассира и Журнал кассира-операциониста. Эти документы отражали движение денег по кассе за смену и передавались в бухгалтерию.
Z-отчеты онлайн-кассы
Документ выводился 1 раз в сутки (в конце каждой смены), то есть обязательно нужно по каждой смене составлять отчет. Формирование Z-отчета представляется несложной операцией в зависимости от конкретной ККТ.
При этом существовали такие ограничения:
- в выходной день не было необходимости обнулять кассу
- в будни при отсутствии операций по кассе Z-отчет снимался с нулевыми показателями, и на его основании также составлялись отчеты кассира.
Z-отчеты, которые должны были храниться в течение 5 лет, при использовании онлайн-кассы утратили свою сущность.
Отчет о текущем состоянии расчетов и Х-отчет на онлайн-кассе
В любой момент кассир может снять на онлайн-кассе отчет о текущем состоянии расчетов (не равнозначен Х-отчету). Он позволяет выяснить, какие фискальные документы и в каком количестве не поступили ОФД, время прекращения информационного обмена. Это важно, если фискальные данные ККТ не отправляла оператору дольше 30 дней. В таком случае касса блокируется, и для дальнейшей работы требуется подключение к интернету для выгрузки документов.
Отчет о текущем состоянии расчетов можно снимать много раз в течение смены. Он не обнуляет итоги, выполняет лишь информационную функцию. Его реквизиты представлены в табл. №№ 19, 57, 95 (в зависимости от используемого ФФД) Приказа.
Нужно ли хранить отчеты онлайн-кассы
Обязанность по хранению фискальных накопителей после закрытия их архива лежит на предпринимателе. ФН нельзя уничтожать или выбрасывать в течение 5 лет. А нужно ли хранить отчеты, сформированные с помощью онлайн-кассы?
После внедрения новой кассовой дисциплины государство приняло решение отказаться от «бумажной волокиты». Фискальные документы в онлайн-режиме предприниматели передают в ФНС, в электронном виде они содержатся в памяти ФН, поэтому нет смысла хранить их бумажные аналоги.
- Основной – это собственно главный отчетный чек, который и нужно снимать не реже чем раз в 24 часа. Если не осуществить эту операцию, то касса блокируется, поэтому никакие действия с ее помощью совершить будет уже невозможно. К тому же систематическое нарушение регулярного снятия – это основание для административной ответственности (штрафы составляют от 4000 до 50 000 рублей).
- По отделам – решение о предоставлении такой отчетности принимают уполномоченные лица (например, менеджеры отделов или старшие кассиры). Нет необходимости делать это ежедневно. Поэтому, как правило, такая операция проводится раз в месяц, при сдаче отчетности и подведению итогов по каждому отделу в магазине. После снятия обнуляются все сведения по ним.
- По кассирам – такие отчеты тоже получают не каждый день, а по мере необходимости, в соответствии с внутренним распорядком. В нем нередко отражается фамилия продавца, но если даже такой информации нет, каждая система «помнит», сколько операций на аппарате совершил конкретный сотрудник. Чтобы обнулить все эти сведения и получить данные, применяют именно эту разновидность z-отчета.
- Наконец, по товарам – такая операция позволяет обнулить сведения по операциям с конкретными товарами (услугами) или группой товаров. Подобные системы стоят далеко не на всех кассовых аппаратах. Как правило, необходимость получения этих данных возникает в больших магазинах (например, перед проведением инвентаризации).
Ответственность при нарушении правил работы с ККТ
Наказание регламентирует КоАП исходя из тяжести нарушения.
| Вид нарушения | Для должностных лиц | Для юридических лиц и ИП |
| Расчеты и накопление сверх установленных лимитов | 4000 – 5000 руб. | 40000 – 50000 руб. |
| Не использование ККТ в работе | от 1/4 до 1/2 суммы расчета, от 10000 руб. | от 3/4 до 1 размера суммы расчета, от 30000 руб. |
| За нарушение систематического характера | дисквалификация от 1 до 2 лет | остановка деятельности до 90 суток |
| За использование ККТ, не соответствующей требованиям или непредставление информации и документов по запросам ФНС | предупреждение или штраф от 1500 до 3000 руб. | предупреждение или штраф от 5000 до 10 000 руб. |
| За не предоставление по требованию клиента бумажного или электронного чека | предупреждение или штраф 2000 руб. | предупреждение или административный штраф 10000 руб. |
Проверку кассовой дисциплины ФНС может проводить без ограничений. ФНС формирует план проверок, рассчитанный для внутреннего использования. Проверка происходит не чаще 1 раза в год, также при поступлении жалобы и при наличии нарушений ранее, а также при работе с убытком.
Что делать после снятия
Полученный чек необходимо передавать по строгой форме. Он направляется напрямую в приложение или справку операциониста, прописывается в журнале с набором сопутствующих данных. К ним относится дата, общая сумма финансовых средств до открытия и после закрытия смены, конкретные записи по расходу и приходу.
Дальнейший путь зависит уже от определенной схемы, предусмотренной на предприятии. Алгоритм может меняться, строгих норм на этот счет не предусматривается. Документация уходит старшему по смене, отправляться в бухгалтерию, передавать менеджеру или администратору и даже в руки руководителю филиала или всей компании.
Главный аспект в том, что сведения необходимо хранить не менее пяти лет со дня получения. И лучше строго соблюдать этот аспект, проверка может выявить несоответствие.
Чтобы избежать штрафов, санкций со стороны ИФНС, а кроме того, до минимума упростить отчетность озвученной сферы, логичнее всего использовать современные программные методики. Лучшие из них предоставляет проект «Клеверенс», ведь он:
-
Подготовил коробочные пакеты и готов предоставить индивидуально разработанные системы под персональные требования.
-
Ориентируется на мобильное управление отчетностью, чтобы упростить задачу контроля и осуществления. Достаточно сотрудника со смартфоном, которой сможет регулировать процедуры.
-
Отлично знает российское законодательство, готовит приложения исходя из текущих и даже будущих норм, которые находятся в стадии принятия или одобрения.
Если не сняли вовремя
К примеру, сотрудник просто не успел сделать снятие показателей, и в результате прошло более 24 часов. А мы не зря отмечали, что норма распространяется именно на сутки. Любое превышение, хотя бы даже на минутку — это несоответствие. Многие предприятия при таком инциденте стараются просто скрыть этот факт. Ведь вероятность того, что информация в итоге всплывает — низкая. На самом деле, раскрывается все очень легко при любой рядовой проверке. Более того, если фирма работает на упрощенной системе налогообложения, то вероятность вскрытия ошибки достигает огромных процентов. КУДИР без труда зафиксирует расхождение сведений по сделке.
Стоит в любом случае инициировать процедуру с объяснениями, восстановлением утерянных данных. Конечно, это много лишней возни, но против текущих законодательных норм не пойдешь. И впредь допускать такого не стоит. Ведь частые ошибки легко привлекут пристальное внимание налоговиков, заподозривших преступный умысел в этой схеме.
Почему чек коррекции не указывается в отчете
Если была допущена ошибка при проведении расчётов на кассовом аппарате, делается чек коррекции. Основными причинами для его вывода служат:
- указание неверной суммы при осуществлении операции;
- расчеты без использования кассовой техники;
- сбой оборудования при проведении операции.
Формировать чек коррекции можно в любой день после обнаружения ошибки. Если нарушение было замечено сразу, то чек должен выйти до закрытия смены и снятия z-отчета.
Для формирования чека коррекции нужно:
- запустить настройки;
- зайти в пункт кассового обслуживания, а потом в дополнительные настройки;
- выбрать выполнение чека коррекции;
- ввести тип оплаты и сумму;
- выбрать вид коррекции и указать причину.
Что такое Z-отчет по кассе и как его сделать
Для перехода в режим составления понадобится кнопка «РЕЖ». Нажать ее нужно будет повторно. Количество раз зависит от установок. В открывшемся меню уже надо начать формирование. Для этого понадобится клавиша – «ИТ». По ее нажатию инициируется процедура. Но для входа необходимы реквизиты пользователя. Если они не установлены заранее, то можно ввести . Либо тот, который используется на данной точке.
Отличий с предыдущим пунктом практически нет. Лишь кнопка, которая приведет в меню меняется на новую «АН/РЕ». В остальном процесс организуется по той же схеме.
Это, пожалуй, самый простой вариант для работы конкретно над озвученной задачей. Нам понадобится третий режим для печати. Найдите соответствующую кнопку смены опций и дважды нажмите на нее. На дисплее отобразится выбор. Остается лишь щелкнуть по «вводу» и согласиться с выбранным решением.
Необходимо открыть главное окно с определением режима процедур. Там найти пометку «Отчеты ККТ». Именно этот раздел нам и понадобится. В появившемся окне закройте смену двойным нажатием на кнопку ввода.
Есть ли штрафы за несоблюдение сроков хранения
За нарушение сохранности первичной операционной документации предусмотрены налоговая и административная ответственность. В законодательных нормативах прописано, сколько хранить кассовые документы ООО, НКО и бюджетных учреждений. Срок хранения составляет 5 лет. Если компания нарушит установленный законом период, ей придется заплатить:
- от 5000 до 10 000 рублей на должностное лицо — за первое нарушение (ч. 1 ст. 15.11 КоАП РФ);
- от 10 000 до 20 000 рублей на должностное лицо или дисквалификация на период от 1 до 2 лет — за повторное нарушение (ч. 2 ст. 15.11 КоАП РФ).
За нарушение правил хранения и комплектования архивных документов штраф составляет (ст. 13.20 КоАП РФ):
- от 1000 до 3000 рублей — для физических лиц;
- от 3000 до 5000 рублей — для должностных лиц;
- от 5000 до 10 000 рублей — для организаций.
Предусмотрена и налоговая ответственность. За грубое нарушение правил учета доходов и расходов компания заплатит от 10 000 до 30 000 рублей (п. 1, 2 ст. 120 НК РФ).
Какие документы относят к кассовым
Документация по кассе используется для проведения расчетов с контрагентами и внутри организации. К ним относятся:
- приходный ордер (ПКО): его выдают при поступлении денег;
- расходный ордер (РКО): формируют при выбытии денежных средств;
- журнал регистрации ПКО и РКО: в нем ведется учет приходных и расходных ордеров;
- авансовые отчеты: применяют для учета подотчетных средств;
- объявление на взнос наличными: заполняют при внесении денег в банк для пополнения расчетного счета;
- кассовая книга: используется для отражения всех приходно-расходных операций и остатков денежных средств;
- книга учета принятых и выданных денежных средств: ведется, если в компании есть несколько кассиров и старший кассир, в ней регистрируют операции по выдаче и поступлению денег между ними;
- журнал кассира-операциониста: в него заносятся операции по приходу и расходу наличных денег по каждой ККМ на предприятии.
Нужен ли Z-отчет при онлайн-кассе
Особенности применения онлайн-касс приведены в законе о ККТ от 22.05.2003 г. № 54-ФЗ (последняя ред. от 25.12.2018). В п. 2 ст. 4.3 закона оговаривается, что перед началом работы на кассовом оборудовании кассир должен создать отчет об открытии новой смены. С момента его оформления начинают аккумулироваться данные о проводимых приходно-расходных операциях.
Так как Z-отчет онлайн-кассы не формируют, его роль выполняет отчет о закрытии смены. После создания этого итогового документа на кассе невозможно пробить новый чек — операции будут пробиваться через ККТ только после составления отчета об открытии смены. Итоговые отчеты по результатам смен надо формировать не позже 24 часов с момента начала рабочего дня кассира.
Что делать, если онлайн-касса забыла снять Z-отчет (сформировать закрывающий смену отчет)? При превышении 24-часового интервала длительности рабочей смены выбивать новые чеки запрещено. После преодоления лимита суточной работы ККТ в режиме одной смены кассовый аппарат автоматически блокируется. Для снятия блокировки необходимо устранить ее причину, то есть сформировать итоговый отчет за рабочий день.
Отчет о закрытии смены не приводит к обнулению данных по кассе, но он позволяет вывести итог за смену, создать базу данных для составления кассовой отчетности и сформировать документальные основания оприходования денег в кассу. Отчет автоматически передается в фискальные органы в электронном виде, при необходимости его можно распечатать.
Произойти на предприятии может любое ЧП. Да и обычную халатность никто не отменял. И из-за ошибок операторов, проблем в бухгалтерии, человеческой забывчивости можно потерять нужные бумаги. А если просто проигнорировать этот момент, то на горизонте очень отчетливо начнут маячить штрафные санкции для компании.
Нужно действовать оперативно. Для начала составить акт утраты. И хоть его составляет рядовой сотрудник, который нес ответственность, ознакомиться и скрепить подписью должен старший. Начальник смены, менеджер, администратор, директор.
Далее, сотрудник должен прикрепить объяснительную записку. При каких обстоятельствах и почему случился инцидент. А после с помощью ЭКЛЗ восстановить утерянные данные и снова зафиксировать аналог «зетки», который и отправляется в журнал. Помните, что без вызова специалиста, получить доступ к данным не выйдет.
Z-отчеты не отличаются разнообразием, но бывают нескольких видов:
- Основные. Главный документ, снимаемый в конце смены. Он очищает все регистры кассового аппарата, то есть обнуляет выручку за рабочий день и завершает смену. Он обязательно должен проводиться, иначе касса будет заблокирована;
- По отделам. Бумага показывает все то же самое, но конкретно по каждому отделу продаж. Отчет обнуляет счетчик накопления отделов. Не является обязательным для снятия каждый день;
- По кассирам. Определяет сумму денежных средств, пробитую тем или иным работником кассы. Снятие его означает, что накопления по кассирам обнулятся;
- По товарам. Выводит количество проданных товаров в случае, если в аппарате заложена база всех товаров.