ВЫСТАВКИ: УЧАСТВУЕМ И УЧИТЫВАЕМ
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «ВЫСТАВКИ: УЧАСТВУЕМ И УЧИТЫВАЕМ». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Если Вы хотите, чтобы участие в выставке-ярмарке прошло успешно, стоит позаботиться о том, чтобы Вас хорошо понимали иностранные партнеры. Для этого Вам самим или Вашим сотрудникам стоит в языковом плане тщательно подготовиться к этому мероприятию. Как минимум, следует владеть английским языком, а лучше всего — дополнительно немецким и французским или итальянским языками. Если у Вас нет возможности взять с собой человека из штата сотрудников, который знает языки, то следует обратиться в фирмы, которые занимаются предоставлением персонала для работы на стендах в качестве переводчика и помощника. Такие услуги оказывают и организаторы выставки-ярмарки, однако цены у них могут быть значительно дороже, чем у других фирм.
Расходы на участие в зарубежной выставке
| Взнос за участие и аренда | 564 000 Р |
| Комиссии и конвертации | 250 000 Р |
| Логистика товаров заочных участников | 220 000 Р |
| Незапланированные расходы на выставке (мебель, грузчики, реклама) | 131 600 Р |
| Два переводчика (в первые два дня было три переводчика) | 103 400 Р |
| Декоратор | 70 500 Р |
| Моя поездка | 60 000 Р |
| Два продавца на заочников | 50 000 Р |
| Поездка декоратора (питание, проживание и билеты на поезд «Милан-Флоренция-Милан») | 23 500 Р |
| Стенды, баннеры, экскурсия | 20 000 Р |
| Печать дипломов участников | 13 230 Р |
Стадии проведения выставок
В основном, представление об экспозиции — это сама экспозиция. Однако нужно знать, что существует еще организационная и заключительная стадия. Все три стадии в совокупности дают гарантию получить в конце положительный результат — это получение новой клиентской аудитории, увеличение заказов постоянных потребителей, модернизация старой продукции и введение инновационной, ликвидация проблемных вопросов компании, улучшение имиджа предприятия и т. д. Каждая из стадий является ключевой составляющей для следующей стадии. Первая дает возможность все предусмотреть и осуществить проведение мероприятия на достойном уровне.
Сама экспозиция поставляет нужные компании контакты и маркетинговые сведения, которые надо обработать и сделать полностью готовыми для использования, сделать заключения о дальнейшей деятельности компании в подобных мероприятиях, а также подумать, как убрать допущенные недочеты в будущем.
Стоит отметить, что ЦВК «Экспоцентр» занимается всеми приведенными выше вопросами и сделает выставку на высоком уровне, с целью продвижения, как продукции, так и самого предприятия.
Однако в большинстве случаев первая и последняя стадия имеют только теоретическое применение, на практике почти никто не задумывается о процессах, которые нужно исполнить на этих стадиях. Конечно, без предварительной организации и последующей оценки, работа на мероприятии почти никогда не меняется. Однако и про сильные достижения после такой выставки тоже говорить не стоит.
Организация экспозиции имеет такие ключевые шаги:
- Определение будущей выставки, ее тематики и величины.
- Постановка основных целей мероприятия.
- Оценивание будущей выставки.
- Составление плана расходов.
- Выбор потенциальной клиентской публики.
- Формирование схемы проведения основных кампаний на выставке, и применения маркетинговых орудий.
- Организационные процессы.
- Определение участников выставки.
- Создание рекламной кампании и промо-акций.
- Разработка раздаточных материалов.
- Планирование работы обслуживающего персонала предприятия.
- Проведение тренингов и мастер-классов для сотрудников компании с целью качественного выполнения работы на выставке.
Работа после проведения выставки имеет такие ключевые шаги:
- Подведение всех итогов после осуществления экспозиции.
- Разделение полученных сведений по соответствующим кадровым отделам.
- Обработка новой клиентской базы.
- Поддержание связи с постоянными покупателями.
- Анализ и оценка информации, проведенных изучений.
- Планирование дальнейшей работы, принятие решения о проведении следующей экспозиции.
Количество персонала, который будет необходим на мероприятии, также зависит от того, какой формат выставки вами предусмотрен. Существуют и такие, где вполне могут справиться два человека. Однако, скорее всего, вам понадобятся:
— Разнорабочие. 5 человек.
Эта категория персонала будет вашей основной рабочей силой во время организации и после проведения мероприятия. Перенос оборудования, сборка стендов, настройка аппаратного обеспечения, разбор и другие физические и технические действия под вашим руководством лягут на них.
— Администраторы. 2 человека.
В случае, когда выставка проходит в очень продолжительный срок, может понадобится и большее количество человек. Но зачастую хватает и двух, а иногда и одного. Эти люди будут вести административную и организаторскую деятельность во время выставки, фактически исполняя ваши обязанности, следя за правильным ходом мероприятия, следованию плану. Во время возникновения вопросов у посетителей и участников, первым делом вопросы решают именно администраторы.
— Уборщики
Необязательный пункт. Можно отнести к разнорабочим и включить в их обязанности. Но почти всегда выставка требует постоянного контроля над чистотой, что связано с передвижением большого числа людей. Поэтому действующая уборщица должна постоянно находится на вашей выставке и всегда быть готова отреагировать.
Что касается заработанной платы, то у всего персонала она сдельная, так как выставка проходит только в определённые дни. Однако туда нужно отнести и те дни, когда мероприятие только готовится. Например, время сборки стендов можно оплачивать отдельно или как один рабочий день.
Внимательно к набору персонала нужно отнестись только в том плане, что все рабочие будут постоянно находиться в одном помещении с товаром, который имеет определённую ценность. А также следует проследить за компетентностью административных работников. Ведь именно на их плечи ляжет ответственность при общении с людьми и решении вопросов.
Основные этапы и постановка цели участия фирмы в выставке или ярмарке
Организация подготовки и непосредственно проведение международных выставок и ярмарок осуществляется специальными комитетами, которые создаются как рабочие органы на базе местных учреждений различных стран. А правительства государств, на территории которых проводится выставка или ярмарка, должны оказывать содействие в создании материальной базы и в установлении специальных льгот для компаний и организаций-участников из других стран.
Участие фирмы в работе той или иной ярмарки или выставки требует определенных денежных затрат и в конечном счете может обеспечить не положительный результат, а наоборот, некоторые убытки, и даже создать негативное мнение о фирме и ее товаре. Поэтому при принятии решения об участии в подобных мероприятиях надо тщательно обосновать всю управленческую стратегию до, во время и после выставки или ярмарки.
«Белорусам очень важно избавляться от стереотипов»
— Наши компании как будто стесняются заходить, например, на рынки Африки. Почему? Европейские компании очень активно работают со странами из этого региона. То есть они видят потенциал, понимают, что там можно заработать.
— Я бы не сказал, что дело в стеснении. Белорусский бизнес старается выходить на разные рынки, это необходимость для выживания. Всем понятно, что благоразумнее диверсифицировать рынки. Но есть соблазн работать «как проще». Рядом большая и понятная Россия, которая может принять много товаров.
А для выхода на «дальнюю дугу» нужен определенный опыт и знания. Межкультурная коммуникация сама по себе требует определенной перестройки отношения к людям других культур. Бизнес там строится по другим законам. К примеру, там иначе относятся к обязательствам. «Да» совсем не обязательно означает согласие: просто у них не принято говорить «нет». Понятное дело, работать там сложнее. Но можно и нужно. Важно хотя бы по чуть-чуть поставлять на другие рынки — чтобы в случае проблем с привычными направлениями была возможность быстро перестроиться.
— Какие есть еще объективные и субъективные причины, по которым бизнес не хочет участвовать в выставках?
— Во-первых, белорусский бизнес довольно активно участвует в выставках и еще активнее их посещает. С другой стороны, все-таки и количество участников, и выставочные бюджеты гораздо ниже, чем у большинства экспортоориентированных экономик мира.
Главная причина этого в том, что не у всех компаний есть культура участия в выставках. В результате, на выставки ездят ситуационно, решения принимают спонтанно, четкие цели не ставят, участвуют кое-как. Это если вкратце. Но есть и компании, в которых выставочная работа поставлена профессионально и на должном уровне.
С другой стороны, многие урезают маркетинговые бюджеты и экономят на выставках. Ведь само по себе участие в выставке за рубежом влечет за собой расходы и не гарантирует быстрый результат. Не все готовы идти на риск.
В этой статье вы узнаете, что дает участие в выставках
Участие в отраслевой выставке – это прекрасная возможность увеличить число заказчиков, но для этого придется затратить достаточно много денег. Чтобы оценить адекватность трат на выставочную деятельность, необходимо взвешенно оценить цели участия в выбранном мероприятии, и понять для чего нужно участие в выставках на самом деле.
В перечень самых распространенных целей участия в выставке можно внести следующее:
Задавая цели, стоит учесть, что на отраслевые выставки приезжает как выставляться, так и участвовать ограниченное количество компаний, при чем их перечень практически не меняется из года в год. Именно поэтому на серьезное расширение рынка сбыта, нахождение новых клиентов рассчитывать не приходится. Часто реальная цель участия в выставке сводится к неформальным или полуофициальным встречам с постоянными клиентами, тогда как новых заказчиков на узкоотраслевых рынках быть просто не может за счет установившейся олигополии или высокого входного барьера на рынок.
Письмо приглашение на выставку
Совместно с гостями и участниками конференции мы проанализируем опыт зарубежных коллег и попытаемся найти новые возможности для сохранения экологии в нашей стране. Участниками конференции «Экологические инновации в строительстве станут представители муниципальных образований и исполнительной власти, а также авторы научных разработок в этой области. Дата проведения конференции: 15. 03. 2015 г. Адрес: г.
Москва, Рождественский бульвар, 28. Участие в конференции бесплатное. С уважением, Александр Викторович Письмо №4 Уважаемый Василий Евгеньевич, ООО «Innovation приглашает Вас и сотрудников Вашей фирмы принять участие в научной конференции «Развитие современных инженерных систем».
В ходе конференции руководители, главные инженеры, конструкторы и технологи ведущих предприятий обсудят актуальные вопросы и новшества современных инженерных технологий.
Место проведение конференции: г.
Письмо-приглашение на выставку: как составить, что написать
С уважением, Заместитель генерального директора концерна «Прометей В. . оробьев Письмо-приглашение постоянному клиенту (№6) Уважаемый господин Леонов! Мы рады, что Вы, являясь нашим постоянным клиентом, уже в течение десяти лет пользуетесь услугами станции технического обслуживания автомобилей «Гепард». Надеемся, что Вы удовлетворены качеством нашей работы и у Вас нет никаких проблем с техническим состоянием Вашего «Opel Vectra».
Однако со дня последнего технического обслуживания Вашего автомобиля прошло более семи месяцев.
Напоминаем Вам, что своевременная диагностика и проведение регулярного технического обслуживания позволяют предотвратить различного рода неисправности, продлить срок эксплуатации автомобиля и обеспечить тем самым безопасность водителя и пассажиров.
Как оформить участие в выставке с готовой продукцией?
Если право собственности на продукцию, участвующую в выставке, остаётся у вас, то нужно провести закрепление вашего хозяйствующего субъекта на площадке организатора. Для этого стоит использовать систему «Цербер». Чтобы прикрепить ХС к площадке проведения выставки, необходимо:
- открыть страницу сведений о ХС в системе «Цербер»;
- нажать кнопку «Добавить объект» и выбрать в диалоговом окне пункт «Предприятие»;
- найти площадку, используя номер в «Цербере» или название площадки;
- связаться с территориальным управлением Россельхознадзора или ветеринарным управлением для подтверждения прикрепления. Обращаться нужно в органы того региона, в котором проходит выставка.
НАШИ СОВЕТЫ ПОКУПАТЕЛЯМ:
- Перед тем как фотографировать работы участников, спрашивайте разрешение. Это будет очень вежливо с вашей стороны.
- Улыбайтесь! Не оставайтесь равнодушными. Даже если вы ничего не купите, улыбка, комплимент и любой проявленный интерес очень приятны мастеру.
- Если вам понравились работы, но не устроила, например, расцветка, вы всегда можете расспросить мастера, делает ли он на заказ. Как правило, мастера охотно соглашаются.
- Знайте, на ярмарках мастер устанавливает цену, которая чаще всего ниже на 30-70 процентов, чем цена его изделий в магазине или галерее.
- Будьте тактичными. Люди творческих профессий ранимые и амбициозные, относятся к своим работам как к детям. Если вы хотите поделиться своим мнением или советом с мастером, советом, делайте это максимально вежливо.
- Если вас заинтересовала техника, в которой работает мастер, спросите у него о занятиях или мастер-классе – наверняка, что-то из перечисленого он проводит, а если нет – возможно, даст ценный совет.
- Если вы любите торговаться, учтите, что на ярмарках чаще всего представлены изделия ручной работы, в цену включены затраты мастера на материалы, на оплату места на ярмарке и его потраченное время. Поэтому будьте готовы, что мастер категорически откажется цену снижать.
Привлечение посетителей
Мы рекомендуем сделать адресные телефонные звонки ключевым партнерам и клиентам и сообщить им, что ваша компания принимает участие в выставке. Однозначно, на вашем сайте должна быть размещена информация о том, что компания будет принимать участие в выставке и о том, что вы будете там представлять.
Разумеется, каковы бы ни были цели компании, от участия в выставке, как правило, экспоненты ждут увеличения объема продаж и знакомства с новыми клиентами. Часто организаторам приходится слышать в свой адрес жалобы на недостаточное количество посетителей. Действительно, одной из наших задач является проведение рекламной кампании и привлечение целевой аудитории на выставку.
Однако не стоит забывать, что о достаточном количестве гостей на каждом конкретном стенде следует позаботиться именно компании-участнику. Для этого мы предлагаем:
— размещение активной ссылки на сайт вашей компании из списка участников (взаимный обмен);
— публикацию информации о вашей компании на сайте выставки;
— мы предоставляем неограниченное количество бесплатных пригласительных билетов, чтобы вы заблаговременно могли сделать адресную рассылку потенциальным партнерам и клиентам и пригласить их посетить ваш стенд.
По мнению некоторых специалистов, не стоит пренебрегать и отраслевыми СМИ. Вы можете направить пресс-релизы или другие информационные материалы о деятельности вашей компании для публикации в отраслевых СМИ, особенно, если это информационные партнеры выставки. В этом случае можно договориться о проведении интервью во время мероприятия или репортаже о самой компании. Таким образом, еще до начала мероприятия у вас появится возможность составить плотное расписание встреч и переговоров на вашем стенде.