Излишек товаров в результате инвентаризации в 1С
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Излишек товаров в результате инвентаризации в 1С». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Инвентаризацию проводят перед составлением годовой бухгалтерской отчётности, но это не единственный случай, когда она необходима (п. 3 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее — Закон о бухучёте), п. 27 Положения, утв. Приказом Минфина от 29.07.1998 № 34н). Например, инвентаризацию надо регулярно проводить, чтобы выявить пищевую продукцию, лекарства и иные товары с истёкшим сроком хранения (п. 4 ст. 5 Закона РФ от 07.02.1992 № 2300-1).
Как оформлять инвентаризацию
С 2013 года применять унифицированные формы первичных документов не обязательно (п. 4 ст. 9 Закона о бухучёте).
На наш взгляд, безопаснее всего разработать собственные формы документов для учёта результатов инвентаризации, взяв за основу формы, утверждённые Госкомстатом. Свои формы нужно утвердить в приложении к учётной политике организации или приказом ИП (п. 4 ст. 9 Закона о бухучёте, п. 4 ПБУ 1/2008).
Если при документальном оформлении инвентаризации допущены нарушения, могут наступить следующие последствия:
- невозможность привлечь виновных лиц к материальной ответственности (письмо Минфина от 30.12.2019 № 03-11-11/103406);
- отказ проверяющих учесть недостачу в составе налоговых расходов (письмо Минфина от 24.12.2014 № 03-03-06/1/66948);
- начисление НДС со стоимости недостачи в ходе налоговой проверки (постановление АС ДВО от 24.01.2019 № Ф03-5265/2018).
Документы для оформления ревизии
В общем виде инвентаризация – проверка фактических остатков активов. Кроме проведения обязательных по закону ревизий (например, при смене ответственных за активы лиц, перед годовой отчетностью и в иных случаях) проводятся и плановые проверки. Порядок, даты и периодичность проведения, перечень имущества, подлежащего проверке, и иные аспекты инвентаризации устанавливаются приказом руководителя. В связи с этим, и исходя из особой ценности цветного металлолома, очень часто ревизии проводятся на предприятиях ежемесячно.
Для оформления инвентаризации лома черных металлов и цветных используются следующие документы:
- опись инвентаризационная (ИНВ 3);
- ведомость сличительная (ИНВ 19) – составляется в случае выявления отклонений; в этой ведомости указываются все расхождения между данными бухучета и ревизии;
- ведомость для учета результатов, выявленных при ревизии (ИНВ 26). Это итоговый документ, где находят свое отражение излишки и недостачи;
- приказ (ИНВ 22). С его помощью оформляется порядок проведения текущей инвентаризации лома черных металлов и цветных, ее объем, состав комиссии, затрагиваемые проверкой объекты, и т.д.
Эти документы утверждены Госкомстатом РФ в Постановлении №88 от 18.08.98г. Но формы указанных документов предприятие может разработать и самостоятельно. Однако ревизия – это проверка наличия остатков активов, в результате которой может быть обнаружена пересортица. Для оформления пересортицы по металлолому используется Акт по отбору цветного лома из лома черных металлов, у которого унифицированная форма, утвержденная Правительством РФ Постановлением от 11.05.01г., №369.
На основании всех этих документов осуществляется дальнейшее отражение результатов ревизии в бухучете.
Выявлена недостача материалов: проводки
В свою очередь, недостача может быть связана:
- с потерями того или иного количества объектов учета при наличии виновных лиц;
- потерями без виновных лиц.
Важный критерий учета недостачи в случае, если рассматриваемые активы представлены материально-производственными запасами, — ее величина в сравнении с нормативами по естественной убыли, установленными для того или иного объекта учета. Если в результате инвентаризации выявлена недостача материалов, проводки, при условии что недостача не превышает нормативы (вне зависимости от наличия или отсутствия виновных лиц), будут оформлены следующие:
- Дт 94 Кт 10 (или соответствующий иному активу счет, например 41 или 43);
- Дт 20 (или иной, характеризующий конкретный бизнес-процесс, в котором используется актив) Кт 94.
Если недостача не может быть отнесена на естественную убыль (вследствие превышения нормативов или их отсутствия), то она:
- При отсутствии виновных лиц списывается в прочие расходы.
При этом в бухгалтерских регистрах отражаются:- проводка, фиксирующая факт недостачи: Дт 94 Кт 10 (либо по иному активу);
- проводка, указывающая на отсутствие виновных лиц: Дт 91 Кт 94.
- При наличии виновных лиц компенсируется ими.
Проводки:- Дт 94 Кт 10 (показывает факт недостачи);
- Дт 73 Кт 94 (показывает факт выставления виновному лицу требований о компенсации);
- Дт 50 Кт 73 (показывает факт получения компенсации от виновного лица через кассу).
По каким причинам появляются
Инспектирование помогает обнаружить нарушения между учтенными деньгами и фактическим их наличием на сегодняшний день. Они могут быть в виде денег, ценностей, сырья для производства, движимого и недвижимого имущества. Инвентаризационная, не заинтересованная в финансовом обороте, комиссия составляет ведомость и отдает ее на рассмотрение директору. А тот, в свою очередь, ставит перед бухгалтерией задачу, чтобы отдел правильно оприходовал и провел в учетной книге избыток. Нужна подводка при инвентаризации выявленных излишков основных средств и материалов.
Основные причины:
- Если была неточно проведена сверка.
- К ошибкам могут привести большие объемы продукции. При распределении изделий на складе клиентам возникает большая вероятность неучтенных поставок.
- Недостаточное количество оборотных финансов вводит компанию в режим «экономии».
- Ошибки на складах при учтении отпуска материалов и продукции. То есть выдали меньший объем партии, чем полагалось.
- Во время отпуска товара одни модели были нечаянно заменены на другие.
Оформление итогов инвентаризации
После пересчета остатков и составления описей последние подписываются членами инвентаризационной комиссии. Если в описи отсутствует подпись хотя бы одного члена комиссии, результаты инвентаризации считаются недействительными. Кроме того, в конце описи материально ответственные лица дают расписку в том, что проверка проходила в их присутствии и никаких претензий к членам комиссии они не имеют.
Далее подписанные описи передаются в бухгалтерию, где сверяются с данными бухучета.
Если по итогам проведенной инвентаризации выявляются расхождения между сведениями инвентаризационного акта и данными бухгалтерского учета, организация должна будет составить сличительные ведомости (форма № инв-19 по ОКУД 0309018). В них фиксируют суммы излишков и недостач.
На товарные остатки, не принадлежащие организации, но находящиеся у нее на хранении, составляются отдельные ведомости. Сличительные ведомости подписываются главным бухгалтером и материально ответственным лицом. После составления ведомостей руководитель организации подписывает приказ об утверждении итогов инвентаризации.
Выявленные излишки остатков продукции приходуются по рыночной стоимости. Соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты или увеличение доходов. Недостача же в пределах норм естественной убыли относится на издержки производства или обращения.
Недостача продукции сверх норм естественной убыли возмещается за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены, все убытки от недостачи списываются на финансовые результаты или увеличение расходов (п. 28 приказа Минфина России от 29.07.1998 № 34н).
В документах, оформляемых списание недостачи сверх норм, должны быть решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц, либо отказ на взыскание ущерба с виновных лиц. Результаты инвентаризации отражаются в учете того месяца, в котором она была завершена. По годовой инвентаризации – в годовом отчете.
Общие правила признания расходов
В бухгалтерском учете при передаче «лишних» материалов в производство или при продаже их стоимость списывается в общем порядке либо в дебет счета учета затрат, либо на прочие расходы (Дебет 91-2). Иными словами, ранее выявленные оприходованные излишки в дальнейшем отражаются в учете аналогично любым другим материалам.
В налоговом учете начиная с 1 января 2010 г. в расходах также признается рыночная стоимость материалов, причем и при их использовании для выполнения работ (абз. 2 п. 2 ст. 254 НК РФ), и при продаже (пп. 2 п. 1 ст. 268 НК РФ). Данная точка зрения подтверждается Письмами Минфина России от 11.02.2011 N 03-03-06/1/88, от 01.11.2010 N 03-07-07/70 и др. Причем, как и в отношении признания доходов, суды при рассмотрении налоговых споров в качестве документов, подтверждающих расходы, принимают документы, отражающие результаты инвентаризации, оценки выявленных в ходе ее проведения излишков, а также документы, подтверждающие использование организацией этих излишков для целей, определенных гл. 25 НК РФ, то есть для использования в деятельности, направленной на получение доходов: для выполнения работ, реализации (см., например, Постановление ФАС ЦО от 19.02.2008 N А68-АП-361/14-05-414/14-05-665/14-05).
До указанной даты налогоплательщик имел право учесть в расходах стоимость «излишнего» имущества в размере 20% суммы ранее признанного внереализационного дохода.
Как оприходовать излишки при инвентаризации?
Если по результатам инвентаризации выявлены излишки материалов, товаров или ОС, данные об этом заносятся в сличительные ведомости. При этом необходимо использовать специальные формы ведомостей, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88. Для основных средств и нематериальных активов используется форма ИНВ-18, для других ТМЦ — ИНВ-19.
Документы должны содержать данные обо всех обнаруженных отклонениях, независимо от того, в какую сторону они получились — меньшую или большую. Недостачи списываются или переносятся на виновных лиц (решение принимает руководитель), а излишки необходимо оприходовать.
Существует также такое понятие, как пересортица — когда при проверке одновременно выявляются недостачи по одним позициям и излишки по другим. В этом случае по решению руководителя допускается зачет излишков и недостач однородных видов ТМЦ, находящихся на хранении у одного материально ответственного лица (МОЛ). Если такое решение было принято, то оприходование излишков производится после зачета «однородных» недостач.
Что делать с излишками материалов?
Излишки по результатам инвентаризации могут списываться в производства или продаваться. Не получится полностью всю стоимость выявленных материалов включить в расходы фирмы. Это обусловлено тем, что в НК указывается, что в состав материальных затрат включается только 24% от рыночной стоимости товаров или материалов.
Отсутствуют какие-либо специфические требования к продаже выявленных излишков. Но для предотвращения разногласий с работниками ФНС желательно для этого пользоваться определенной ранее рыночной стоимостью.
В налоговых расходах излишки учитываются по формуле: рыночная стоимость * ставка налога на прибыль. Такой учет излишек при инвентаризации подходит не только к материалам или товарам, но и к другому виду имущества.
Нюансы инвентаризации кассы
Процесс проводится специально назначенной комиссией, в которую обязательно входит профессиональный бухгалтер. Выявляются при инвентаризации кассы излишки или недостача. Проверяется наличие всех ценностей, которые перечислены в документах фирмы. К ним относится:
- наличные средства, вносимые в кассу покупателями;
- денежные документы, к которым причисляются марки, оплаченные путевки в разные санатории, билеты на воздушный или железнодорожный транспорт или разнообразные карты оплаты;
- ценные бумаги;
- БСО.
Первоначально полностью пересчитываются все вышеуказанные ценности, имеющиеся фактически в кассе. Далее сверяются полученные значения с теми данными, которые указываются в кассовой книге, на основании которой ведется учет на предприятии.
По окончании процесса составляется специальный инвентаризационный акт наличных денег. В нем прописывается, сколько фактически средств и документов находится в кассе. В нем дополнительно учитываются деньги:
- в пути;
- на расчетных счетах компании, но сюда не входят депозиты, так как они представлены финансовыми вложениями предприятия.
Нередко выявляется лишнее количество денег, поэтому важно разобраться, как оприходовать излишки при инвентаризации.
Как учитывать пересортицу
Возможны не только излишки или недостача при инвентаризации, но и пересортица по схожим видам ТМЦ. Она означает, что по одному виду имущества образовалась недостача, а по другому — излишек, но общее фактическое количество их обоих соответствует учётному.
В данной ситуации можно произвести зачет недостач излишками при соблюдении условий:
- обнаружены в одном и том же периоде;
- выявлены по одному проверяемому лицу;
- относятся к ТМЦ одного названия, но неодинаковых сортов;
- объем недостачи и излишка одинаковый.
Пересортица подтверждается через инвентаризационную опись или сличительную ведомость. Кроме того, нужно получить объяснительную от ответственного работника. Решение провести зачёт оформляется приказом руководителя.
Для пересортицы нужно оформить такие бухгалтерские проводки:
- Зачет пересорта производится по счетам аналитического учёта. Соответственно, и по дебету, и по кредиту будут одни и те же синтетические счета, но с разной аналитикой. Например:
- Дт 10 (вода питьевая газированная 1,5 л.) Кт 10 (вода питьевая негазированная 1,5 л.)
- Если размер недостачи больше размера излишка в денежном выражении, то разница относится на виновника через корреспонденцию:
- Дт 94 Кт 73
- Когда лицо, виновное в недостаче, не выявлено, разница считается недостачей и относится на расходы производства или продаж.
- Если размер недостачи меньше размера излишка в денежном выражении, то разница относится на прочие доходы через корреспонденцию:
- Дт 10 (41 и др.) Кт 91.1
Оформление выявленных при инвентаризации излишков имущества — Помощь Юриста
Чаще всего предприятия сталкиваются с появлением излишков товаров, сырья и материалов. В соответствии с налоговым кодексом РФ (п. 20 ст. 250) эти излишки должны быть учтены как внереализационные доходы предприятия. Но при этом возникает серьезный вопрос: как правильно оценить излишки, обнаруженные в процессе инвентаризации?
Считая полученные излишки внереализационными доходами, ответственные лица берут во внимание ту стоимость, которая была получена предприятием при совершении сделки, то есть в натуральной форме.
Отсюда следует, что определение цены зависит от стоимости совершенной сделки. Но при этом нужно руководствоваться еще и ст. 274 НК РФ.
Это означает, что цена на излишки при инвентаризации определяется, исходя из их рыночной стоимости.
Под рыночной стоимостью в данном случае понимаются цены на такой же или идентичный товар в рассматриваемом периоде. Дополнительно во внимание берутся и другие факторы:
- колебания потребительского спроса;
- положительные свойства продукции, влияющие на решение покупателя;
- срок годности и другие.
Есть и еще один важный момент – излишки имущества, выявленные при инвентаризации, относятся на внереализационные доходы одним из следующих способов:
- после завершения проверки (уже после оформления акта, составляемого инвентаризационной комиссией);
- на момент заполнения годовых отчетов (сделать это нужно до 31 декабря отчетного года).
Методика налогового учета при этом не будет иметь значения. Перед зачислением излишков на баланс составляется приказ на оприходование излишков при инвентаризации.
Полученные активы предприятие может либо использовать в производстве, либо перепродать. Но это не позволит считать всю стоимость излишков считать расходами. НК РФ определяет последовательность последующего выбытия таких излишков.
Что будет, если не проводить инвентаризацию
Наказание конкретно за непроведение инвентаризации в общем случае законом не предусмотрено. Пострадать здесь могут только отдельные компании, которые занимаются некоторыми «специфическими» видами деятельности.
Например, организации, которые работают с драгоценными металлами или камнями обязаны ежегодно на 1 января проводить их инвентаризацию (п. 16 постановления Правительства РФ от 28.09.2000 № 731). За нарушение этого порядка статьей 15.47 КоАП РФ предусмотрен штраф в сумме до 100 тыс. руб.
Однако из-за отсутствия инвентаризации могут возникнуть искажения в бухгалтерском или налоговом учете. Если проверяющие докажут этот факт, то применят штрафные санкции.
Штраф за нарушения в бухучете может составить до 20 тыс. руб. Также виновное лицо может быть дисквалифицировано на срок до 2 лет (ст. 15.11 КоАП РФ).
За искажения в налоговом учете без занижения облагаемой базы максимальный штраф — 30 тыс. руб. Если же нарушение привело к неуплате налогов, то штраф составит 20% от недоимки, но не менее 40 тыс. руб. (ст. 120 НК РФ).
В случае банкротства компании из-за отсутствия инвентаризации могут возникнуть дополнительные риски. Речь идет о привлечении контролирующих должника лиц (КДЛ) к субсидиарной ответственности по обязательствам организации-банкрота.
Один из критериев, на основании которых КДЛ несут ответственность по обязательствам организации — это искажение данных бухучета (пп. 2 п. 2 ст. 61.11 закона от 26.10.2002 № 127-ФЗ). В качестве КДЛ в данном случае суд может признать не только руководителя, но и должностное лицо, либо стороннюю организацию, которые непосредственно занимались ведением учета.
Доказательством того, что бухгалтерские данные искажены, может быть, в том числе, и отсутствие у компании актов инвентаризации (постановление 9ААС от 22.01.2020 по делу № А40-33003/2017).
Поводы для назначения инвентаризации
В соответствии с законодательными документами инвентаризация непременно назначается к проведению организациями независимо от их формы собственности в следующих обстоятельствах:
- при реализации, покупке либо сдаче в аренду материального имущества;
- если организация реорганизуется или официально ликвидируется;
- когда на том или ином участке сменяется лицо, несущее материальную ответственность;
- в случаях, когда муниципальная организация или госпредприятие преобразовываются в другую форму собственности;
- при констатации совершения фактов воровства (хищения), нарушения условий хранения, перемещения и отпуска товаров, выявления злоупотреблений и пр.;
- после окончания действия внезапно наступивших экстремальных условий – аварийных происшествий, стихийных бедствий, катастроф, иных чрезвычайных ситуаций;
- при любых обстоятельствах, минимум 1 раз в год перед оформлением годового отчета по бухгалтерии (если инвентаризацию проводили после 01 октября текущего года, этого достаточно).
К СВЕДЕНИЮ! Если материальную ответственность несет не отдельное лицо, а группа, например, бригада, то поводом для инвентаризации может стать как смена руководителя этой группы (бригадира) или более половины ее состава, так и просьба любого члена группы.
Счет, напрямую поименованный как имеющий отношение к недостачам, – «Недостачи и потери от порчи ценностей» (94), но используется он не всегда.
При плановой инвентаризации, если имеет место недостача, делают запись Дт 94 Кт счетов ценностей; при форс-мажорных обстоятельствах (пожарах, бедствиях природного характера) ее относят на прибыли и убытки: Дт 99 Кт счетов ценностей.
Если недостача выявлена при подсчете товаров от контрагентов, также используют схему
Дт 94 Кт счетов ценностей (в пределах объемов, зафиксированных договором). Выявленные при подсчете объемы недостачи, более крупные, нежели предусматривает договор, могут вызвать претензии. Тогда используют запись Дт 76 Кт счетов ценностей.
По счету 76 открывают субсчет «Расчеты по претензиям». Недостачу фиксируют в зависимости от вида ТМЦ: Дт 94 Кт 01, 10, 41, 50. Обнаруженную недостачу ОС фиксируют по Кт 01 по остаточной стоимости, амортизацию списывают отдельно: Дт 02 Кт 01.
Недостачу в пределах норм естественной убыли материально ответственные лица возмещать не обязаны. Она увеличивает себестоимость продукции: Дт 20, 23, 44 и др. Кт 94.
Недостача сверх норм убыли погашается из средств виновных работников: Дт 73/2 Кт 94. Если виновник не найден или имеется судебное решение в пользу материально ответственного лица о его невиновности, сверхнормативная недостача относится в счет прочих расходов фирмы:
Дт 91/2 Кт 94.
Инвентаризация: бухгалтерские проводки
В случае, если выявлены излишки при инвентаризации, проводки формируются следующие:
| Операция | Дебет счета | Кредит счета |
|---|---|---|
| Выявлены излишки основных средств в результате инвентаризации | 08 «Вложения во внеоборотные активы» | 91-1 «Прочие доходы» |
| При инвентаризации выявлены излишки материалов | 10 «Материалы» | |
| Выявлены излишки товаров при инвентаризации | 41 «Товары» |
Бухгалтерский учет результатов инвентаризации: проводки
Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете происходит в месяце, в котором закончилась инвентаризация. Результаты инвентаризации за год указываются в годовом бухотчете (п. 5.5 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств).
Если во время проверки выявлены излишки, то бухгалтер сформирует проводку:
Если же обнаружена недостача, то сначала следует сделать проводку по дебету сч. 94 в корреспонденции со счетом недостающих ценностей. Если это естественная убыль, то далее следует проводка:
Если же размер недостачи больше норм естественной убыли либо для объекта такие нормы не установлены, а виновник недостачи работает в компании, то бухгалтер делает в бухучете запись:
Убыток можно удерживать из зарплаты сотрудника — но не более 20% зарплаты за месяц (ст. 138 ТК РФ):
Виновное лицо может самостоятельно внести деньги в кассу компании для погашения долга:
Если же виновник недостачи не обнаружен либо суд не разрешил компании взыскивать с него деньги, делается запись:
Подробную инструкцию отображения результатов ревизии в бухгалтерском и налоговом учете подготовили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный демодоступ бесплатно.
Снижение ранее начисленного убытка от обесценения.
В случае, если при проведении инвентаризации комиссия выявила признаки снижения ранее начисленного убытка от обесценения актива, необходимо учитывать, что если с момента последнего признания убытка метод определения справедливой стоимости в отношении данного актива не изменился, то он не подлежит восстановлению. В этом случае комиссией принимается решение только о корректировке оставшегося срока полезного использования актива (п. 23 ФСБУ «Обесценение активов»).
Восстановление убытка производится в случае изменения метода определения справедливой стоимости актива с момента последнего признания убытка от обесценения (п. 24 ФСБУ «Обесценение активов»).
Восстановление убытка от обесценения актива отражается в составе доходов текущего финансового года. Наряду с этим по данному активу корректируются нормы амортизации, чтобы его измененная остаточная стоимость списывалась равномерно в течение оставшегося срока его полезного использования (п. 25, 26 ФСБУ «Обесценение активов»).
Необходимо отметить, что в настоящее время в Инструкции № 183н[6] корреспонденция счетов по восстановлению убытка не указана. Автономное учреждение вправе предусмотреть в учетной политике необходимую для отражения в бухгалтерском учете корреспонденцию счетов в части, не противоречащей Инструкции № 183н, по согласованию с финансовым органом и (или) с органом, осуществляющим полномочия учредителя (п. 5 названной инструкции).