Что делать кадровику, если работник сменил фамилию?
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что делать кадровику, если работник сменил фамилию?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Первый документ, который следует оформить — заявление о смене фамилии при вступлении в брак. Без него не будет оснований для выпуска приказа и изменения кадровых документов. Составить заявление можно в свободной форме, поскольку закон специальных бланков для этого не предусматривает.
Заявление о смене фамилии
В заявлении сотрудница должна привести старую и новую фамилии и изложить просьбу о замене. Также нужно указать, какие подтверждающие документы прилагаются. Обычно это копии свидетельства о заключении брака и паспорта.
Обратите внимание! Наличие подтверждающих документов обязательно! Без них принимать заявление не следует!
Вот примерный образец такого заявления:
Генеральному директору ООО «Ромашка»
Иванову И.И
от менеджера
Петровой (Сидоровой) М.И.
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу изменить мои персональные данные в документах в связи с изменением фамилии по причине вступления в брак. Моя прежняя фамилия – Сидорова, новая фамилия – Петрова.
К заявлению прилагаю подтверждающие документы, а именно:
- копию свидетельства о заключении брака Х-ХХ № 123456 от 15.01.2018, выданного Тушинским отделом ЗАГС г. Москвы;
- копию паспорта РФ серии 1234 № 123456, выданного 01 февраля 2018 г. паспортно-визовым отделением ОВД района Митино УВД СЗАО г. Москвы, код подразделения ХХХ-ХХХ
Порядок внесения изменений
Сразу отметим, что медлить не стоит, поскольку Типовыми нормами на переоформление документов при изменении фамилии одного сотрудника отводится 4,5 часа. То есть как только он принесет свидетельство о браке или о перемене имени, кадровый работник в течение 4,5 часов должен скорректировать все документы.
В каком порядке вносятся изменения – общими нормативными актами не установлено, он может быть установлен локальным актом.
На практике помимо свидетельства с работника запрашивают заявление о внесении изменений в кадровые документы. Однако считаем, что это не обязательно. Если работник предоставит только свидетельства, кадровику в любом случае придется вносить изменения в документы.
А вот оформление приказа о внесении изменений в документы в связи с изменением фамилии предусмотрено Типовыми нормами. Такой приказ составляется в произвольной форме. Приведем образец.
Как внести в трудовую книжку запись об изменении фамилии после замужества?
Как известно, любой работник при смене персональных данных должен оповещать об этом работодателя. Для этого не обязательно использовать письменную форму, достаточно будет устного уведомления. Благодаря оповещению сотрудник не столкнется с риском признания документации недействительной. Подтверждается изменения после замужества либо паспортом, либо свидетельством о браке.
После этого за работу берутся сотрудники кадрового подразделения предприятия, на сохранении которых находится трудовая книжка и которые отвечают за внесение любых поправок. Они перечеркивают старую информацию, на ее месте записывают обновленную. Дополнительно они удостоверяют смену специальной записью на развороте, где дополнительно ставится подпись работника и печать.
Ответственность работника
Как ни странно, обязанность работника сообщать своему руководству о смене фамилии действующим законодательством прямо не предусмотрена. Однако возможность привлечь его к ответственности за несвоевременное сообщение об этом факте всё же можно. Это тот случай, когда соблюдены 3 следующих условия:
- обязанность сообщать о факте смены фамилии есть в должностной инструкции работника, трудовом контракте или в локальном акте (например, положении о работе с персональными данными);
- в этих документах прямо указан срок, в течение которого работник обязан сообщить нанимателю о смене имени;
- сотрудник поставил свою подпись об ознакомлении с локальным актом или должностной инструкцией.
Изменение фамилии в трудовой книжке: образец 2022
Иногда смена фамилии происходит несколько раз, и предусмотренного места не хватает. В таком случае используется форзац, а когда и он заполнен — заводится вкладыш. Отметка о смене фамилии ставится на внутренней стороне обложки вкладыша. Исправление фамилии на титульном листе книжки несложно. Но надо быть крайне внимательным при заполнении, чтобы избежать ошибок.
Шаг 1. Работник обязан предоставить копии и оригиналы документов, удостоверяющие смену фамилии. В пакет документов могут входить свидетельство о заключении либо расторжении брака, о рождении и др., подтверждающие сам факт процедуры изменения. Но на практике в первую очередь нужен именно паспорт, являющийся основным удостоверением личности. Указать как основания можно все документы либо только паспорт.
Как оформляется изменение фамилии в трудовой книжке?
Чтобы сотрудник, отвечающий за кадровые вопросы, удостоверился в законности перемены фамилии, ему необходимо потребовать от трудящегося заявление с копиями прилагаемых свидетельств.
Если необходимо произвести изменение фамилии в трудовой книжке после замужества, то необходимо получить копию нового паспорта и свидетельство о браке.
В случае, когда она изменена по причине развода, то и свидетельство должно быть приложено соответствующее — о расторжении брака.
Узнайте из нашей статьи, как составляется заявление на выдачу трудовой книжки. Как оформляется акт передачи трудовых книжек при увольнении ответственного лица? Смотрите тут.
Изменение фамилии в трудовой книжке после замужества (образец)
Чаще всего смена личных данных производится при заключении брака. Федеральный закон «Об актах гражданского состояния» (ФЗ-143, принятый еще в 1997 году) в ст. 30 устанавливает, что такое изменение персональных данных подтверждается свидетельством о браке. Фамилия — обязательный реквизит паспорта как удостоверяющего личность документа: эти сведения, согласно ст. 19 ГК РФ, являются основными идентифицирующими для гражданина. При изменении таких персональных данных необходима замена паспорта (это прямо указано в п. 12 положения о паспорте, утвержденного постановлением правительства № 828 в 1997 году).
Трудовая книжка (ТК), согласно ст. 66 ТК РФ, будучи главным документом сотрудника, содержит информацию обо всех этапах его деятельности. Но нужно ли менять трудовую книжку при смене фамилии после замужества — нет, достаточно внести исправления. ТК в обязательном порядке содержит идентифицирующие данные о сотруднике, которые вносятся на основании паспорта. Следовательно, при изменении паспорта гражданина аналогичные правки необходимо внести и в ТК.
Помимо информации о выполняемой работе, смене места работы, увольнениях и наградах за успехи в труде, в трудовую книжку вносятся сведения о работнике. К ним, согласно существующему законодательству, относятся:
- Ф.И.О.;
- дата рождения;
- информация об образовании и квалификации.
Записи в ТК, касающиеся перечисленных сведений, исправляют, если для этого есть причины и документальное подтверждение. В качестве причины, например, выступают:
- перемена фамилии вследствие замужества или развода;
- смена персональных данных по другим причинам;
- ошибки в написании фамилии.
Что касается документальных подтверждений, то в их качестве выступают свидетельство о браке, паспорт, свидетельство о рождении, свидетельство о перемене личных данных, о расторжении брака и другие официальные документы.
Работодатель по последнему месту трудоустройства вносит запись в трудовой, что фамилия изменена на основании свидетельства о браке и заявления сотрудника. Если перемена сведений о работнике произошла после увольнения с работы, то правки вносятся предыдущим или нынешним работодателем. Если организации, которая допустила неточность в написании, больше не существует, то изменения в трудовую книжку вносит новый работодатель.
В «Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утвержденных Минтрудом, указано, что дубликат этого документа выдается в случае утраты его оригинала, и разъяснено, как в трудовой книжке сделать запись о смене фамилии после замужества или развода.
Запись в ТК делается на основании заявления работника.
Помимо ТК, поправки, содержащие информацию об актуальных персональных данных работника, вносятся в следующие учетные и кадровые документы:
- личное дело;
- лицевые счета;
- трудовой договор;
- все иные кадровые и бухгалтерские бланки, где это необходимо (то есть где указаны персональные данные).
В личной карточке старые данные зачеркивают одной чертой и вносят актуальные. Допустимо распечатать бланк страницы из карточки с новыми сведениями, а на старом листе проставить отметку о его замене. Обязательно указываются дата обновления, реквизиты документа-основания, данные о лице, вносящем поправки, проставляются подпись и печать. Если не хватает места, информацию указывают в свободных полях раздела «Дополнительные сведения».
По поводу обязательности внесения поправок в контракт есть разные мнения. Часть кадровых работников не видит в этом необходимости, ссылаясь на ст. 57 ТК РФ, которая устанавливает, что редактирование контракта необходимо только в случае внесения недостающих данных, а не в случае их изменения. Но во избежание неприятностей поправки лучше утвердить допсоглашением.
Порядок смены фамилии в трудовой книжке — образец
Для того, чтобы добиться своей цели, вам придется собрать и представить в органы ЗАГСа следующий пакет бумаг:
- заполненный и подписанный бланк заявления;
- фотографии;
- документ, удостоверяющий личность, его ксерокопия;
- свидетельство о рождении (при изменении данных ребенка);
- автобиография. Кроме всего остального в ней необходимо указать свою регистрацию и описать причины, побудившие принять решение о смене фамилии;
- документы о браке или разводе;
- свидетельства о рождении несовершеннолетних детей заявителя. В них необходимо внести изменения;
- свидетельство об усыновлении;
- разрешение биологического отца на внесение изменений;
- любые иные документы, обосновывающие просьбу заявителя.
Для этого типа заявлений имеется стандартный бланк формы №15. Он заполняется заявителем. В нем сообщаются побудительные мотивы принятого решения и отражаются следующие сведения:
- ФИО, регион, в котором гражданин родился, место, где он зарегистрирован;
- принадлежность к гражданству;
- семейное положение заявителя;
- ФИО всех детей заявителя, не достигших совершеннолетия;
- данные о решении органов ЗАГСа, позволяющем смену фамилии. Например, номер свидетельства о браке;
- новая и старая фамилия;
- перечень документов, подаваемых с заявлением.
Следует указать дату его заполнения и поставить подпись с расшифровкой.
Как сменить фамилию, имя или отчество взрослому
Процесс смены личных данных ребенка проходит по определенной процедуре. Она имеет такой вид:
- Обращение в опекунскую структуру и получение сведений о необходимом пакете бумаг.
- Подготовка документации и ее предоставление в упомянутую структуру (самостоятельно или почтовым отправлением). После регистрации пакета лицо получает дубликат заявления с пометкой, где указан день передачи и номер. В некоторых случаях может передаваться расписка от работника организации о приемке бумаг.
- Ожидание рассмотрения полученной документации и выдача решения — одобрить изменение данных несовершеннолетнего или нет.
- Оплата госпошлины на сумму 650 р.
- Подготовка и передача бумаг для обращения в ЗАГС для внесения изменений в данные о ребенке.
- Предъявление бумаг в упомянутый орган по адресу прописки (там, где хранятся сведения о ребенке).
- Ожидание решения ЗАГСа. На это выделяется до 30 дней с возможностью продления срока до 60 суток (при наличии уважительной причины).
Как ни странно, обязанность работника сообщать своему руководству о смене фамилии действующим законодательством прямо не предусмотрена. Однако возможность привлечь его к ответственности за несвоевременное сообщение об этом факте всё же можно. Это тот случай, когда соблюдены 3 следующих условия:
- обязанность сообщать о факте смены фамилии есть в должностной инструкции работника, трудовом контракте или в локальном акте (например, положении о работе с персональными данными);
- в этих документах прямо указан срок, в течение которого работник обязан сообщить нанимателю о смене имени;
- сотрудник поставил свою подпись об ознакомлении с локальным актом или должностной инструкцией.
Работодатель вносит запись о смене фамилии в трудкнижку. Для оформления организация запрашивает у работника заявление в письменной форме с просьбой об изменении записей. Утвержденный образец отсутствует. Формат обращения — произвольный.
Заявление включает такие сведения:
- Название учреждения-работодателя, должность и Ф.И.О. руководителя.
- Должность и Ф.И.О. обратившегося работника.
- Дата оформления обращения.
- В середине следующей строки — слово «заявление».
- Текст обращения с просьбой излагают ниже.
- После текста работник ставит подпись и расшифровывает ее.
К заявлению об изменении следует приложить документы-основания.
|
Директору ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» Иванову И.И. от главного бухгалтера Викторовой В.В. Заявление В связи с вступлением в брак и сменой фамилии с Викторовой на Никанорову прошу внести изменения в трудовую книжку и другие кадровые документы. Приложение:
Никанорова 13.09.2021 |
Приказ о смене фамилии в связи с вступлением в брак – классический документ, который проходит по личному составу. Информация о его номере и дате принятия регистрируется в журнале приказов по личному составу. Зафиксировать этот факт может личная подпись сотрудника отдела кадров, в чьи обязанности входит учет подобного рода документов.
Причины изменения фамилии
Самая распространенная причина изменения фамилии – это вступление в брак, причем в этом случае фамилию могут поменять не только женщины, но и мужчины. Такая же ситуация возникает при разводе и возвращении добрачной фамилии. Особенно запутанные случаи встречаются при неоднократных браках и разводах.
Например, Рифкина-Гиндельштейн-Абрамян-Коваленко-Ривкина
Обратите внимание, что в этом примере возвращенная добрачная фамилия отличается на одну букву, потому что реальная добрачная фамилия была «Ривкина» (по добрачным паспортным данным), но при заполнении первой записи в трудовой книжке кадровик написал фамилию с ошибкой. Поэтому при изменении фамилии следует знать, как в трудовой книжке исправлять ошибочно написанную фамилию
Фамилия может поменяться и по личному заявлению, когда человек хочет сменить неблагозвучное имя или отказаться от фамилии по иным причинам. В любом случае изменение фамилии должно подтверждаться официальными документами.
Процедура корректировки личных данных
Дополнительная информация Изменение данных производится на основании заявления работника. Форма заявления стандартная, с просьбой о внесении изменений. Обязательно под датой и росписью заявителя необходимо в приложении указать перечень копий паспорта и свидетельства, на основании которых нужно произвести смену индивидуальных параметров трудящегося.
Внести изменения в трудовую должен тот работодатель, во время работы у которого произошла перемена фамилии сотрудника. Если же по каким-либо причинам это не было сделано, то исправления вносятся следующим работодателем данного гражданина.
Работник должен уведомить о смене фамилии отдел кадров или, если компания небольшая, непосредственно работодателя. Сотрудник должен письменно или устно известить руководство о смене фамилии, представить все необходимые документы и их ксерокопии. Подача письменного заявления не является обязательной, но может быть регламентирована внутренними актами организации. После этого выпускается приказ, на основании которого в трудовую вносится корректировка (Постановление правительства №225 от 16.04.2003 года).
Делается это следующим образом:
- недействительная фамилия вычеркивается одной чертой, а рядом (в этой же строке или над ней) пишется новая;
- на первом развороте слева, на внутренней части обложки трудовой книжки, вписываются реквизиты документа-основания (номер, серия, дата выдачи). Заверяется данная информация подписью (с расшифровкой) сотрудника, вносившего изменения, и печатью организации.
Смена фамилии в трудовой книжке — образец 2018
Смена данных в основном удостоверении трудящегося производится следующим путем:
- На первой странице надлежит зачеркнуть неактуальные более данных. Делать это следует одной горизонтальной чертой;
- Новые данные пишутся рядом, правильно будет сделать это сверху. Если сверху нет места, то можно внести запись сбоку;
- С внутренней стороны обложки делается запись — основание внесенного изменения. Для этого необходимо указать данные свидетельства о браке.
Основание должно содержать такие обязательные пункты:
- Наименование бумаги — основания;
- Персональные серия и номер бланка;
- Дата выдачи бумаги.
Для заверения внесенных данных представитель кадровой службы ставит печать и личную подпись под записью.
Оформление смены фамилии в трудовой книжке
Запись в трудовой книжке об изменении фамилии — обязательная процедура работы с кадровыми документами. Рассмотрим, кто и как должен вносить изменения в сведения о сотруднике.
КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО
Получить доступ
Основным документом работника, подтверждающим его стаж и периоды занятости в конкретных организациях на определенных должностях, является трудовая книжка. Согласно статье 66 ТК РФ, этот документ обязаны вести все работодатели, кроме физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями.
Если сотрудник меняет фамилию, в кадровые и учетные документы, в том числе в трудовую книжку и личную карточку, а также в договор, должны быть внесены соответствующие корректировки.
Процедура оформления исправления персональных данных достаточно простая, и она должна быть произведена в обязательном порядке, в противном случае в будущем у человека могут возникнуть вопросы по назначении пенсии, вплоть до оспаривания права на получение обеспечения от государства. Разберем подробно порядок действий и дадим образец, как изменить фамилию в трудовой книжке.
Необходима ли замена трудовой книжки при смене фамилии
Перемена личных данных – явление нередкое. Чаще всего происходит это по причине вступления в брак или развода. Такие события стимулируют российских граждан принимать на себя новую фамилию или возвращаться к прежней. Часто случается и так, что фамилию приходится менять по каким-то другим причинам: например, из-за ее неблагозвучности или в случае неправильного ее написания в паспорте и нежелании замены последнего.
После того как получены новые документы с новыми личными данными, многие начинают задумываться над тем, нужно ли менять трудовую книжку при смене фамилии. Если обратиться к законодательству, то в нем говорится, что в связи со сменой фамилии этот документ замене не подлежит.
Согласно с положениями постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, оформлять новую трудовую книжку (ее дубликат) необходимо в следующих случаях:
- утрата документа;
- документ (вкладыш в него) стал негодным вследствие какого-либо физического воздействия;
- при массовой утрате работодателем документов сотрудников в результате чрезвычайных ситуаций.
Отсюда можно сделать вывод, что замена трудовой книжки при смене фамилии не требуется. Достаточно просто произвести в ней нужную запись.
Немного об ответственности
С одной стороны, страхователи обязаны представлять достоверные сведения о своих работниках. С другой стороны, самих работников закон прямо не обязывает сообщать работодателю об изменении персональных данных. Чтобы не попадать в неприятности, связанные с этим казусом, рекомендуется заранее предпринять определенные действия:
- Закрепить в должностных инструкциях, трудовом договоре или локальном акте обязанность работников сообщать о смене фамилии и других персональных данных. Например, можно издать Положение о работе с персональными данными.
- В документах из пункта 1 указать конкретный срок, в течение которого работник обязан уведомить работодателя об изменении персональных данных.
- Ознакомить работника с этими документами под подпись.