Образец акта сверки взаимных расчетов
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Образец акта сверки взаимных расчетов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Помните, что контрагент (особенно ваш должник) может отказаться подписать акт сверки взаимных расчетов, и законодательно вам не удастся повлиять на его решение. А потому стоит прописать обязательную сверку взаимных расчетов и периодическое подписание соответствующих актов в договоре, с указанием сроков и порядка проведения такой сверки. Также стоит предусмотреть ответственность за отказ или уклонение от сверки.
Заманчивая перспектива
Сверка уже сейчас автоматизируется, ее будут делать роботы – такова перспектива. Недавно своим опытом роботизации бухгалтерии поделился один из крупнейших игроков телекоммуникационного рынка. По словам главбуха компании, машина автоматически и практически без ошибок выполняла все операции, которые ранее сотрудники делали вручную. Робот обрабатывает более 100 тыс. платежей ежемесячно, распознает около 95% данных. О неточностях и невозможности считать информацию сообщает специалисту.
Что уже делает робот в компании: самостоятельно закрывает периоды, обрабатывает запросы на справки 2 НДФЛ, формирует акты сверок с контрагентами. Сверку доверили роботу. Вывод: эта процедура хоть и рутинная, однако важная и требующая предельной точности.
Но уже сейчас, не дожидаясь роботизации, бухгалтер может избежать рутины в процессе сверки — умные сервисы облегчают процесс сверки. Подробнее о сверке взаимных расчетов, об акте сверки и инструментах, помогающих облегчить сверку – далее в статье.
Сверка – это инвентаризация активов и обязательств
Согласно 27 пункту Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, подготовка годовой бухгалтерской финансовой отчетности предполагает проведение инвентаризации активов и обязательств организации. Правила инвентаризации регулируются Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Цель проведения инвентаризации – установить, соответствуют ли данные бухгалтерского учета действительному положению дел, то есть наличию имущества и обязательств.
Инвентаризация или ревизия расчетов с поставщиками, покупателями, кредиторами и т.п. проводится с помощью сверки расчетов.
Что уточняем во время сверки:
- дебиторскую задолженность — имущество организации,
- кредиторскую задолженность и резервы — финансовые обязательства.
Как передается акт сверки контрагенту
Подготовленный стороной-инициатором сверки акт отправляется для подписания контрагенту.
Бумажный вариант акта сверки расчетов создается в двух экземплярах – для каждой из сторон договора. Контрагенту отправляются два экземпляра, так как документ является двусторонним. Контрагент сверяет данные в акте с данными собственного учета и подписывает оба экземпляра акта. Один оставляет себе, второй возвращает партнеру. Так происходит в случае отсутствия расхождений, если же расхождения обнаруживаются, партнер составляет акт разногласий.
Варианты подписания акта сверки второй стороной:
- без разногласий,
- с разногласиями.
Для чего нужен акт сверки расчетов с контрагентами
Своевременно и правильно оформленный акт сверки расчетов с контрагентами позволяет исключить ошибки в бухгалтерском и налоговом учете.
Если задолженность, отраженная в акте сверки, совпадает по данным организации и данным контрагента, то это означает, что все хозяйственные операции с указанным контрагентом отражены в учете правильно и своевременно и операции по отгрузке товаров, оказании услуг, выполнении работ, по получению и перечислению денежных средств не пропущены и не «задвоены».
Таким образом, акт сверки позволяет не только выявить ошибки в ведении бухучета, но и избежать разногласий с контрагентами.
Кроме этого, если дебитор организации подписывает документ, то он соглашается с состоянием расчетов и выражает готовность погасить свою задолженность.
Акт сверки расчетов с контрагентами также служит основанием для списания безнадежных долгов после окончания срока их исковой давности.
Акт сверки расчетов с контрагентами можно использовать при обращении в суд с целью взыскания с контрагента долга за поставленные товары или оказанные услуги.
Необходимость в составлении акта сверки взаимных расчётов
Если сотрудничество между партнёрами носит долгосрочный характер, необходимо время от времени «сверять часы» — проверять состояние расчётов: кто кому и за что должен. Обычно это производится при окончании очередного этапа контракта, либо по состоянию на последний день квартала или года. Причиной для проведения сверки может стать обязательная инвентаризация имущества и обязательств, которую планово проводят в соответствии с учётной политикой организации.
В результате сверки могут выявиться расхождения связанные с отсутствием первичных документов у одного из контрагентов. Тогда запрашиваются недостающие документы и вносятся корректировки в налоговую отчётность. Запросить акт сверки может любая из сторон в любое время. Это необязательный документ, но отказ от его заполнения может свидетельствовать о проблемах у контрагента.
Данные бухгалтерского баланса в части оборотных средств и обязательств желательно подтверждать подписанными актами сверки взаимных расчётов на последний день года. В судах разных инстанций с помощью акта сверки можно подтвердить или опровергнуть наличие задолженности у другой стороны. Более подробно расскажем в одном из следующих разделов.
Зачем нужно составлять этот акт
Законом не предусмотрена обязанность предприятий составлять такой акт, однако организации не пренебрегают его составлением. Целью составления акта в первую очередь является определение наличия или отсутствия задолженностей у контрагентов перед друг другом. Законом предусмотрен срок давности обращения в судебные органы по делам о задолженности в три года. Если организация три года к ряду после выявления наличия задолженностей перед контрагентом не погасила имеющуюся задолженностью, он, в свою очередь, может обратиться с иском в суд. Акт сверки будет служить основанием для приостановления течения сроков исковой давности по делу о задолженности. Такая норма прописана в статье 203 Гражданского кодекса. Если контрагент и после подписания акта сверки продолжает уклоняться от уплаты задолженности, контрагенту ничего не останется, кроме как обратиться в суд.
Своевременное выявление задолженности поможет сторонам договориться о сроке её погашения. Правильно составленный и подписанный сторонами акт сверки с приложениями к нему в виде договоров, актов сверки и т.д. будут служить доказательствами в суде.
Так как документ является двусторонним, составить его необходимо в двух экземплярах, по одному для каждой из договаривающихся сторон. Экземпляры подписываются уполномоченными на то должностными лицами предприятий с обязательной расшифровкой поставленной подписи. Оба экземпляра после подписания контрагентами имеют равную перед законом юридическую силу. В практике составление акта ложится на плечи кредитора.
Что отразит акт сверки (в т. ч. задолженность в пользу, сальдо начальное и конечное) и кто его подписывает (бухгалтер или руководитель)
Акт сверки может формироваться отдельно в отношении каждого договора, существующего между взаимодействующими лицами, или объединять данные по всем операциям без деления на договоры. Обычно его создают за какой-либо период. Если речь идет о сверке, выполняемой в связи с обязательной ежегодной инвентаризацией расчетов, то, как правило, для нее берется промежуток времени, равный году.
Привязка к периоду приводит к необходимости отражения в акте сальдо начального. Сальдо начальное в акте сверки — что это за цифра? Она соответствует задолженности, имевшейся на начало периода сверки. Очевидно, что она тоже должна быть одинаковой у сверяющихся сторон, иначе для выявления причины разногласий придется сверять и данные по предшествующему периоду. Исключение здесь составит ситуация, когда в текущем периоде корректировались расхождения, дававшие разницу в начальном сальдо. Величину начального остатка расчетов нужно обязательно учитывать в арифметических операциях вычисления конечного итога сверки.
Сальдо по задолженности (и начальное, и конечное) может оказаться как дебетовым, так и кредитовым. Причем его соотношение у сверяющихся сторон будет зеркальным, т. е. если контрагент в своем варианте акта показывает дебетовый результат, то у сверяющегося с ним лица такая же итоговая сумма при отсутствии разногласий окажется кредитовой.
Что в акте сверки означает задолженность в пользу одной из сверяющихся сторон? То, что на дату сверки у другой стороны существует долг (либо текущий, либо просроченный), с суммой которого обе стороны согласны, если акт ими подписан без разногласий.
Кто подписывает акт сверки — бухгалтер или руководитель? Готовится этот документ в бухгалтерии, поскольку все вносимые в него данные берутся из документов, хранящихся там. Но правом подписи акта без доверенности обладает только руководитель. Всем остальным сотрудникам для подписания этого документа требуется выданная руководителем доверенность.
Когда составляется акт сверки
В нормативных документах содержится лишь косвенное указание на то, что необходимо составлять акт сверки расчетов. Так, в п. 27 Положения по ведению бухучета, утвержденного Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н, сказано, что перед составлением годовой бухгалтерской отчетности нужно обязательно провести инвентаризацию расчетов со всеми контрагентами. Очевидно, речь идет о контрагентах, с которыми были взаимоотношения в течение последнего года, а также о тех, с кем не было операций, но есть остатки расчетов.
Если же в налоговом учете создается резерв по сомнительным долгам, то инвентаризацию дебиторской задолженности нужно проводить на конец каждого отчетного (налогового) периода, то есть ежеквартально или даже ежемесячно (п. 4 ст. 266 НК РФ).
Кроме того, проведение инвентаризации расчетов может быть установлено материнской компанией для своих «дочек». Сроки обязательной сверки расчетов также могут быть включены в договор с контрагентом.
Акт сверки расчетов, подписанный обеими сторонами, — самое достоверное подтверждение сальдо расчетов с контрагентом. Более того, если в учете и отчетности отражена существенная сумма, которая не подтверждена актом сверки, то аудитор вряд ли ее признает.
Для чего нужен акт сверки
Сам по себе акт сверки взаиморасчетов не может устанавливать какие-либо права и обязанности. Суды отказываются взыскивать с контрагента задолженность, которая отражена только в акте сверки и не подтверждена подписанными первичными документами (постановления Арбитражных судов Западно-Сибирского округа от 22.11.2018 по делу № А45-19208/2017, Московского округа от 17.07.2018 по делу № А40-8569/2017, Восточно-Сибирского округа от 07.07.2017 по делу № А33-10710/2016). Однако если в правильно оформленном акте сверки не отражена задолженность перед контрагентом, которая числится в учете организации, то она, скорее всего, будет нереальной. В этом случае акт можно расценивать как признание того, что задолженность уже погашена — например, прощением долга. Правильнее всего будет еще раз проверить данные учета и по результатам проверки списать задолженность.
Акт сверки расчетов используется и для подтверждения долга. Если должник его признает, то срок исковой давности прерывается, и его течение начинается снова (ст. 203 ГК РФ, п. 20 Постановления Пленума ВС РФ от 29.09.2015 № 43). А это значит, что продлевается период, в течение которого этот долг можно взыскать и нельзя списать. Если акт сверки подписан уже после того, как истек срок исковой давности по долгу, возникшему после 1 июня 2015 года, течение исковой давности начинается заново (п. 2 ст. 206 ГК РФ, Федеральный закон от 08.03.2015 № 42-ФЗ).
С помощью акта сверки контрагент также может признать действия тех лиц, которые ранее выступали от его имени, но не имели на это полномочий (п. 1 ст. 183 ГК РФ, п. 123 Постановления Пленума ВС РФ от 23.06.2015 № 25). Например, если от имени покупателя в накладной расписался сотрудник, у которого не было на это права, но акт сверки подписан тем лицом, у которого такие полномочия были, то товар будет считаться принятым надлежащим образом.
Чтобы понять, какая из сторон остается должником, достаточно лишь внимательно изучить акт взаиморасчетов. Например, вы являетесь поставщиком товара. Но вы его еще не отгрузили, даже после получения денежных средств. Таким образом, должником являетесь вы. В этом случае вы, выступающие в качестве поставщика, обязуетесь отправить указанный товар. Отправляя контрагенту отгрузочную накладную, вы закрываете свой долг.
Обычно акт составляется за определенный период. Он позволяет считать сумму долгов по кредиту и по дебету. При помощи несложных расчетов выявляется остаток. Если он дебетовый, то должны вам, если кредитовый – должны вы. По сути, здесь нет ничего сложного. Главное тщательно изучить документ, и внимательно произвести расчеты.
Разногласия в акте сверки
Что делать, если по ходу проверки у сторон возникли разногласия? Во-первых, одна из сторон может отказаться от подписания такого акта. Это её законное право. Во-вторых, можно подготовить отдельный реестр расчётов или протокол разногласий. Рассмотрим, как подписывать акт сверки с расхождениями и чем может помочь протокол разногласий.
Это несложный документ, в котором указывают наименования сторон, а все расхождения с комментариями записывают в таблице. Желательно, чтобы протокол разногласий подписали обе стороны, хотя любая из них вправе отказаться. Протокол не подтверждает наличие задолженности, а подпись контрагента не означает, что он согласен с ней. Протокол фиксирует именно наличие разногласий между участниками сделки и конкретизирует их (например, сумму долга).
Цель составления акта
Если информация в документе, составленном инициатором сверки, не будет совпадать с той, что имеется у его контрагента, то в конце документа следует зафиксировать имеющиеся расхождения. То же самое касается задолженностей: если такие факты будут выявлены, нужно обязательно обозначить период, в течение которого следует их погасить. В противном случае суд, при возникновении претензии, не сможет принять во внимание аргумент по нарушению сроков денежных перечислений.
Акт сверки взаиморасчетов по закону может являться основанием для прерывания трехлетнего срока исковой давности. То есть, в тех случаях, если должник подписывает акт сверки в течение трех лет, он считается признавшим свои долговые обязательства и обязан их погасить в установленные сроки.
Бывает так, что за истекший с момента подписания договора и исполнения обязательств период контрагент был признан банкротом. В таких ситуациях кредиторские долги спустя определенное время могут быть списаны на расходы организации.
Как организована работа бухгалтера с документом «Акт сверки взаиморасчетов»
В российских организациях менеджеры различных отделов (продаж, логистики, персонала) запрашивают, или у бухгалтера, отдельно занимающегося расчетами, или у единственного бухгалтера, акты сверки по своим контрагентам для того, чтобы на основании подписанного с двух сторон документа, закрыть свои сделки.
1. Запрос от менеджера или от контрагента.
Запрос от бухгалтера контрагенту или менеджеру.
↓
2. Сличение базы 1С с наличием документов и с данными контрагента.
↓
3. Устранение расхождений или подписание акта с расхождениями.
Задача бухгалтера состоит в том, чтобы данные по оригиналам первичных документов не только сходились с данными по 1С: Бухгалтерия предприятия, но, и чтобы те же данные соответствовали зеркально данным у контрагента, расчеты с которым проверяются.
То есть, если бухгалтерская операция по оплате, отгрузке или поставке отражена в первичных документах в стоимостном выражении на 150 000 руб., то и в акте сверки взаиморасчетов такая же сумма должна и проходить по данным программы 1С: Бухгалтерия предприятия.
В акт сверки должны попадать только подтвержденные документами отгрузки, поставки и оплаты.
Как сделать акт сверки
Общепринятой стандартной формы составления акта нет. Документ оформляют в свободной форме или по собственному шаблону.
Обычно акт состоит из вводной части, в которой указывают название документа, дату его составления, назначение и реквизиты организаций, которые его подписали, и таблицы, в которых указывают даты перечисления денег и поступления товаров, реквизиты подтверждающих документов, суммы дебета и кредита.
Акт распечатывают в двух экземплярах. Каждая из сторон получает свой.
Подписанные и заполненные акты направьте контрагенту. Контрагент проверяет информацию, указанную в документе. Если расхождений нет, то контрагент подписывает акт, один экземпляр оставляет себе, второй — отправляет обратно.
С 2021 года документы можно не заверять печатью. Но лучше это сделать, потому что без печати акт сверки будет не действителен в суде.
Чтобы вторая сторона скорее подписала акт сверки, укажите сроки, в которые контрагент должен вернуть второй экземпляр обратно.
Единой утвержденной формы акта сверки расчетов нет, но можно договориться с контрагентом и использовать любую произвольную форму, в которой будут указаны реквизиты первичного учетного документа, предусмотренные ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете».
Эту форму можно закрепить в договоре с контрагентом или использовать произвольную форму, например, из бухгалтерской программы.
Особое внимание нужно уделить подписанию акта. Если акт от имени контрагента подписывает не руководитель, то у него должны быть на это соответствующие полномочия, подтвержденные доверенностью или иным аналогичным документом
Однако возможно исключение: полномочия на подписание акта могут явствовать из обстановки. Например, судебная практика признает акт сверки надлежаще оформленным, если он подписан главным бухгалтером, чья подпись заверена печатью организации (Определение Верховного Суда РФ от 30.11.2016 по делу № А27–13820/2015).
Мнение эксперта
Гусев Владислав Семенович
Адвокат с 10-летним опытом. Специализируется в области уголовного права. Член коллегии адвокатов.
Если же акт сверки расчетов подписан неуполномоченным лицом, то он не повлечет за собой вообще никаких последствий. В частности, не будет служить доказательством признания долга.
Смотрите шпаргалку по оформлению акта сверки с рекомендациями по отражению сведений.